管理資訊系統設計學術論文

　　管理資訊系統是一個以人為主導，利用計算機硬體、軟體、網路通訊裝置以及其他辦公裝置，進行資訊的收集、傳輸、加工、儲存、更新、拓展和維護的系統。下面小編給大家分享一些，大家快來跟小編一起欣賞吧。

　　篇一

　　檔案管理資訊系統設計

　　摘要：本文簡要介紹了檔案管理資訊系統需求、功能設計等，並根據公司檔案管理的特點，提出了檔案管理資訊系統的具體目標及資訊系統建設需要遵循的設計原則。

　　關鍵詞：檔案資訊系統電子化管理

　　1、引言

　　目前，檔案管理的資訊化程序遠遠滯後於整體資訊化的程序，檔案管理水平與資訊化高速發展不相匹配的矛盾越來越突出。主要表現在：

　　第一，大量紙質檔案數量不斷增加對現有庫容帶來極大的挑戰，紙製檔案面臨無空間儲存的窘境。

　　第二，隨著企業發展規模的不斷擴大，已經形成設計和生產異地並存的模式，這種狀況不但給檔案資訊的歸檔、提供利用帶來不便，更重要的是造成檔案的更改、作廢等資訊傳達不及時，這不但會直接給生產經營帶來困難，還極有可能生產出廢品，直接造成經濟損失。因此，傳統的檔案管理方式已經完全不能滿足企業高速發展的需要。

　　第三，檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎部分，在建立創新型企業的大背景下，檔案管理系統建設也是知識資源管理的需要。

　　因此，加快檔案管理的資訊化建設步伐，更好地為企業生產經營服務，是擺在企業面前的迫切任務，也是建設創新型企業中知識資源管理的重要組成部分。

　　2、系統需求與功能設計

　　2.1系統需求

　　系統需求的目標是採用現代資訊科技實現檔案管理工作的資訊化、提升檔案管理水平、增強檔案提供利用能力、確保檔案資訊保安、有效。

　　具體目標：

　　***1***建立檔案系統資訊化管理流程，實現各類檔案歸檔計劃的制定、檔案移交、登記造冊、借閱管理、作廢、檔案統計等全過程的資訊化管理。

　　***2***電子圖紙檔案和文書檔案實現電子化檔案級管理;產品檔案、科學研究檔案、會計檔案、生產經營檔案、人事檔案、聲像實物檔案、裝置檔案和基本建設檔案等儲存紙製檔案，系統將對上述檔案分類、案卷目錄進行資訊化管理;實現異地產品電子圖紙檔案和產品檔案及時有效歸檔。

　　***3***增強檔案提供利用能力。

　　***4***增強檔案的綜合檢索功能;及時釋出檔案變更、作廢資訊;實現公司各類電子圖紙檔案異地晒印申請，異地晒印;有條件地向公司本地和異地使用者開放檔案資訊。

　　***5***建立電子檔案系統的檔案災備中心和檔案儲存介質中心;採用水印和電子簽章技術，確保歸檔檔案的有效性、合法性、防篡改、防抵賴。

　　2.2功能設計

　　檔案管理資訊系統包括如下功能：歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統維護和與其它系統的介面等。

　　2.2.1歸檔計劃制定

　　歸檔計劃是檔案館和歸檔單位共同制定的歸檔內容的計劃單。主要適用範圍為文書檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、生產經營檔案、產品檔案、科研檔案、裝置檔案、基建檔案、人事檔案等。

　　2.2.2收集整編

　　檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔範圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統建設的關鍵部份。

　　收集整編功能主要包含檔案收集、檔案移交清冊形成、歸檔檔案整理、歸檔檔案稽核和歸檔整理等。

　　2.2.3檔案管理

　　檔案管理功能主要包含電子圖紙檔案管理、產品檔案管理、科研檔案管理、基建檔案管理、裝置檔案管理、文書檔案管理、聲像檔案管理、實物檔案管理、會計檔案管理、生產經營檔案管理、人事檔案管理和鑑定銷燬管理。電子圖紙檔案管理中包含電子圖紙更改管理和電子圖紙晒印管理。

　　2.2.4提供利用

　　提供利用功能主要包含檔案檢索、借閱管理、年報統計和檔案進出登記等。借閱管理主要包含對實體檔案和電子檔案的借閱管理。

　　2.2.5系統維護

　　系統維護功能主要包含許可權管理、資料維護、資料轉換、檔案設定、資料字典維護、口令修改、引數設定、資料備份和恢復等。

　　2.2.6與其它系統的介面

　　檔案管理資訊系統與其它系統的介面主要實現電子歸檔資料的直接對接。

　　3、設計原則

　　3.1實用性原則

　　軟體系統設計時要充分考慮技術人員與操作者的要求和建議,一方面要使軟體的人機互動介面友好,佈局合理;另一方面要滿足使用者的各種需求,儘量將使用者所要進行的操作包含在同一介面內。

　　3.2資訊整合原則

　　強調系統中資訊的一致性和在其範圍內的共享。

　　3.3開放性原則

　　軟體核心與外界的介面應具有良好的通用性和可移植性,動態資料庫和靜態資料庫的資料結構、表結構、檢視結構都應遵循特定規則,程式編碼應儘量採用資訊遮蔽原則和不使用語言標準文字以外的語句。

　　3.4利用面向物件技術原則

　　在軟體開發過程中綜合運用面嚮物件語言、面向物件的執行環境,也可以和結構化設計方法結合使用。

　　3.5可伸縮性原則

　　系統能夠根據檔案分類、整理規則的改變,在較長的時間內適應管理環境。

　　3.6高可靠性原則

　　系統要滿足高可靠性要求,伺服器應有容錯、容災設計,保證資料的可靠性。

　　3.7易操作原則

　　針對檔案管理及利用人員進行設計,操作上要儘量簡單,方便。

　　3.8安全性原則

　　安全性要求包括網路、系統、應用和資料等方面,系統應提供全面的安全性措施。採用一定的技術並與相應的管理制度相結合,以保證系統安全執行,防止可能發生的錯誤;設定嚴格的許可權管理體系,合理授予合法使用者許可權,防止非授權使用者對系統的操作;充分考慮應用層的安全性,做好資訊資源的訪問控制。

　　4、結語

　　檔案管理資訊系統通過採用先進的資訊網路技術、辦公自動化技術、資料庫技術等資訊科技，實現了歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統管理和與其他系統的介面。檔案管理資訊系統的建設實施，嚴格的控制了檔案歸檔的準確性，安全性和及時性;實現了檔案資料的資訊化和資源共享。目前，檔案管理資訊系統正在資訊化實施中。

　　參考文獻

　　[1] 清華紫光電子檔案管理系統技術白皮書.紫光軟體系統有限公司電子檔案事業部,二○一○年一月.

　　[2]檔案綜合資訊管理系統技術白皮書.北京量子偉業時代資訊科技有限公司.

點選下頁還有更多>>>