祕書學的案例及其分析

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　　公司的總經理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預定20日上午回來。祕書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發室取回郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公司收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信，總經理曾關照過讓銷售科科長處理，正好銷售科的小李走過辦公司，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小蘇把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜裡，又拆開總經理辦公司收件，一封是邀請總經理參加定於8月20日下午的研討會，小蘇想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，20日他正好回來，一定會參加的。於是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理會參加會議，並替總經理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，裡面還有2張產品樣品的照片，小蘇看了信的內容，附件裡說明有3張照片，小蘇卟知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

　　問題： 小蘇處理郵件的做法是否正確?

　　如果不正確，正確的做法應該是怎樣的?

　　分析

　　不正確。

　　首先天津分公司的信是總經理曾關照過讓銷售科科長處理，祕書小蘇應該親自把信件交給銷售科的科長，而不是讓小李轉交。因為信件來自分公司，那麼應該是非常重要的，總經理才交代別人來處理。而且，公司信件說不定涉及公司的機密，讓人轉交有可能會發生洩密事件，也有可能發生信件遺失事件，所以，應該慎重處理。

　　其次，寫明總經理親啟的信件，小蘇直接放到總經理辦公桌抽屜裡是不對的。這樣的信件有可能是急件，有可能是垃圾信件，也是要處理的。小蘇應該把這封信的到來告訴總經理，然後按照他的指示來操作，而不應該擅自處理。

　　然後是對邀請總經理參加研討會的信件，小蘇擅自替總經理接受要請和簽名，這是不對的。祕書沒有權利替上司決定任何事情。哪怕是事先知道會這樣做、有可能這樣做的事，都沒有權利在沒有授權的情況下替領導回覆，因為祕書不是領導本人。而且總經理出差預定是20號回來，20號只是個預定時間而已，能否按時回來還是個未知數，即使行程不變，但是也可能會遇上交通延時等突發事件，在情況未明之下，小蘇應該將此事轉達給總經理，然後問清楚總經理是否一定會出席研討會，瞭解清楚領導的意向，然後問清楚是否要回復，讓總經理作決定再進行操作。

　　最後是第二封信，裡面附有產品樣品的照片2張，但是附件說明有3張照片，這是明顯出現了紕漏，但不知是照片出紕漏還是附件說明出紕漏。遇到這種事一定要知情與寄信人，問清楚情況，然後再協商處理。但小蘇把照片又放回信封中，不予以處理，這是不對的。