辦公室影印機的使用方法和選購方法

　　影印機是常見的辦公裝置。但是依然有很多人在使用影印機的時候犯憷，向別人詢問影印機怎麼使用。這裡小編向大家介紹辦公室影印機的使用辦法。

　　影印機的基礎操作方法

　　我們首先打開復印機頂端的影印元件，將要影印的內容證明朝著玻璃板放入一體機，然後合上蓋子。

　　將要影印的內容放入一體機

　　在操控面板上，我們看到小型的一體機要比上面的大型複合機要稍微多操作幾下，顯示選擇影印功能。然後選擇要影印的數量。

　　選擇影印功能，右側為對應按鈕

　　如果有彩色影印功能，這一步會有提示是影印彩色還是影印黑白，如果沒有，這裡也不會有提示。稍等片刻，一張我們想要的內容就被複印出來了。

　　影印狀態提示

　　影印件與原件

　　當然我們這裡介紹的是最簡單的使用步驟，解決不能影印的問題。如果要進行縮放影印、連續影印等功能，需要使用者自行下載產品說明文件或是查閱說明書，都會有很詳細的描述。

　　影印機的正確選購方法

　　選擇品牌

　　選購影印機，主要從知名度、價效比和售後服務三方面選擇。京瓷、夏普、施樂、佳能是業內公認的知名影印機品牌。而夏普影印機屬於低端實惠型，物美價廉，適合影印量不大的使用者。京瓷影印機屬於高性價比的耐用型，適合影印量大的使用者，整機壽命是其他品牌的3-5倍，保修期可以延長至3年。而施樂、佳能、理光屬於中端產品，亦是大家所熟知的品牌。各品牌可謂各具所長。

　　選擇機型

　　選購影印機還需要知道的是影印速度，是決定工作效率的最主要指標，影印量越大、功能越多，對影印速度要求越高。考慮到公司的發展，影印量可能會越來越大，所以一般都配備高於目前影印量的機型，以免機器因無法滿足影印量而遭淘汰。一般月影印量低於3000張的選擇低於20頁速度的機型，月影印量在5-8000張的選擇20-30頁速度的，月用量高於1萬張的必須選擇30頁以上速度的。用量包括影印、列印、傳真月使用張數的合計數。

　　選擇功能

　　選購影印機的時候要根據需求還來挑選。目前影印機都是多功能的，如電子分頁、網路列印、掃描、傳真、裝訂、輸稿器、雙面影印、多紙盒等。不同機型功能會不一樣，在購買時根據自身需要而定，也可在以後需要時再新增功能元件。一般可以配上輸稿器和網路列印功能，可以大大提高機器的利用率。如果經常影印多種幅面的紙張，則需要配備多個紙盒。但傳真、掃描和裝訂元件價格都較高，如無特別需要則不必配備。

　　注意事項

　　擺放影印機的環境要合適，要注意防高溫、防塵、防震，還要注意放在不容易碰到水的地方。

　　還要注意影印機的電源問題，一般影印機額定電壓在200V至240V間，電源插座電壓過高或者過低都都會影響影印機的正常工作。

　　合理預熱對延長影印機很有幫助，每天應該先對影印機預熱半小時左右，使影印機內保持乾燥，否則會影響影印機的正常工作。

　　隨時注意耗材的剩餘量，碳粉量不夠發出警告時應該對影印機進行加粉，否則加粉不及時可能造成影印機故障。

　　在新增影印紙的時候要正確放置影印紙張，要使用平整的高質量的影印紙，紙盤內的紙不能超過影印機所允許放置的厚度。

　　影印機的操作程式

　　1、預熱

　　按下電源開關，開始預熱，面板上應有指示燈顯示，並出現等待訊號。當預熱時間達到，機器即可開始影印，這時會出現可以影印訊號或以音訊訊號告知。

　　2、檢查原稿

　　拿到需要影印的原稿後，應大致翻閱一下，需要注意以下幾個方面：原稿的紙張尺寸、質地、顏色，原稿上的字跡色調，原稿裝訂方式、原稿張數以及有無圖片等需要改變曝光量的原稿。這些因素都與影印過程有關，必須做到心中有數。對原稿上不清晰的字跡、線條應在影印前描寫清楚，以免影印後返工。可以拆開的原稿應拆開，以免影印時不平整出現陰影。

　　3、檢查機器顯示

　　機器預熱完畢後，應看一下操作面板上的各項顯示是否正常。主要包括以下幾項：可以影印訊號顯示、紙盒位置顯示、影印數量顯示為“l”、影印濃度調節顯示、紙張尺寸顯示，一切顯示正常才可進行復印。

　　4、放置原稿

　　根據稿臺玻璃刻度板的指示及當前使用紙盒的尺寸和橫堅方向放好原稿。需要注意的是，影印有順序的原稿時，應從最後一頁開始，這樣影印出來的影印品順序就是正確的，否則，還需重顛倒一遍。

　　5、設定影印份數

　　按下數字鍵設定影印份數。若設定有誤可按“C”鍵，然後重新設定。

　　6、設定影印倍率

　　一般影印機的放大僅有一檔，按下放大鍵即可，縮小倍率多以A3-A4，B4-B5或百分比等表示，瞭解了影印紙尺寸，即可很容易地選定縮小倍率。如果無需放大、縮小，可不按任何鍵。

　　7、選擇影印紙尺寸

　　根據原稿尺寸，放大或縮小倍率按下紙盒選取健。如機內裝有所需尺寸紙盒，即可在面板上顯示出來;如無顯示，則需更換紙盒。

　　8、調節影印濃度

　　根據原稿紙張、字跡的色調深淺，適當調節影印濃度。原稿紙張顏色較深的，如報紙，應將影印濃度調淺些，字跡淺條細、不十分清晰的，如影印品原稿是鉛筆原稿等，則應將濃度調深些。影印圖片時一般應將濃度調談。

　　影印過程常見問題的處理

　　按下影印開始鍵，機器便開始運轉，數秒鐘後紙張進入機內，經過充電、曝光、顯影、轉印、定影等工序即可影印出影印品。

　　影印過程中常會遇到一些問題，如：卡紙、墨粉不足，廢粉過多等，心須及時處理，否則就不能繼續影印。影印過程中卡紙是不可避免的，但如果經常卡紙，說明機器有故障，需要進行維修。這裡只談談偶爾卡紙的排除。

　　卡紙後，面板上的卡紙訊號亮，這時需開啟機門或左***定影器***右***進紙部***側板，取出卡住的紙張。一些高檔機可顯示出卡紙張數，以“Pl、P2”等表示，“Po”表示主機內沒有卡紙.而是分頁器中卡了紙。取出卡紙後，應檢查紙張是否完整，不完整時應找到夾在機器內的碎紙。分頁器內卡紙時，需將分頁器移離主機，壓下分頁器進紙口，取出卡紙。

　　1、紙張用完

　　紙張用完時面板上會出現紙盒空的訊號，裝入影印紙。可繼續影印。

　　2、墨粉不足

　　墨粉不足訊號燈亮，表明機內墨粉已快用完，將會影響影印質量，應及時補充，有些機型出現此訊號機器停止運轉，有些機型仍可繼續影印。加人墨粉前應將墨粉瓶或筒搖動幾次，使結塊的墨粉碎成粉末。

　　3、廢粉過多

　　從感光鼓上清除下來的廢墨粉收集在一隻廢粉瓶內，裝滿後會在面板上顯示出訊號，有些機器與墨粉不足使用同―個訊號，這就更應當注意檢查，當廢粉裝滿時要及時倒掉。有些機型要求廢粉不能重複使用，特別是單―成分顯影機器，否則會影響顯影質量。

　　影印機特殊功能的利用

　　1、自動送稿器的使用

　　使用自動送稿器可以提高影印效率，避免每次放稿都要掀起稿臺蓋板的麻煩。使用時首先按下自動送稿按鍵，指示燈點亮，在供稿臺放上原稿。自動送稿器會一頁一頁地放上原稿。原稿放好後，機器即自動開始影印。

　　自動送稿器的另一個功能是使機器預熱後自動開始影印。方法是在預熱過程中，設定好各專案，如紙盒選擇，濃度調節、放大或縮小等，然後在供稿臺上按上述要求放上原稿，機器預熱完馬上自動開始影印。

　　應當注意，捲曲、折皺、摺疊的原稿，帶書釘、曲別針，膠帶或漿糊未乾的原稿，背面發黑的原稿，粘在一起或裝訂的原稿和過簿的原稿不能自動送入。

　　但是，利用一些特殊影印技巧，仍可自動送人較薄的或不十分平整的原稿。方法是在將易卡注的原稿一頁―頁送入時，開啟左側原稿迴轉盒，進行半自動送稿影印，即用右手送人原稿，用左手接任印過的原稿，這樣，原稿幾乎不會卡住。

　　原稿卡住時也要掀開回轉蓋，輕輕拉出，一般從與玻璃接觸一側取出更容易。如果難以取出，可拆下夾住原稿的壓板，取出原稿。原稿取出後，若卡稿訊號燈仍亮，一般是供稿臺上已放上原稿，將此頁原稿向外拉一些，訊號即可消除。被卡住過的原稿之後的一頁原稿，由於卡紙訊號的出現未能影印，需取出重新放在供稿臺上，再行復印。

　　利用半自動送稿器影印雙面原稿而不套印雙面影印時，需先印每頁原稿頁碼數字大的一面，待此頁原稿從機內徘到稿臺上時，再將其放在送稿臺上，影印另一面。例如：先印第1頁，然後再印第3頁。這時不能使用全自動送稿功能

　　2、自動分頁器的使用

　　利用自動分頁器進行分頁時，必須從原稿的最後一頁開始影印。分頁器一般為15格，可將影印品分成15份，影印品超過15份時，需先影印15份，再繼續影印餘下的份數。

　　使用自動分頁器時，紙盒內裝的紙張應凸面朝上，這樣不致在影印品進入分頁格時出現錯插現象，***即後印出的一頁插入先影印的幾員之間，搞亂了順序***。每層分頁格約能容納30頁影印品，超過時即易發生卡紙。因此，影印品過多時應在影印過程中取出，分別放好，待全部影印完，再將兩部分疊放在一起進行裝訂。

　　在自動送稿器與分頁器同時使用時，應注意防止原稿偏斜造成影印品缺陷，以致殘品被夾進影印品之中，難於發現。因此，應在影印過程中隨時留意分頁器中最上層的影印品，只要此頁完好，則以下多層的影印品應是好的。

　　自動***半自動***送稿器與自動分頁器同時使用時，如遇到原稿大小參差不齊的情況，而影印份數又在分頁份數以上時，可先印分頁器分頁份數的餘份，如需影印20份，而分頁器僅可分15份，這時應先印5份。影印這5份時，可對大小不一的原稿進行放大或縮小，統一到一種尺寸的影印紙上。取其中1份作為第二次影印餘下15份的原稿。這時可使用自動***半自動***送稿器，而且只需進行原稿影印就行了。而第一次影印的原稿尺寸不同且有放大、縮小的麻煩，故不能使用送稿器快速影印。

　　在對色調不一的多頁原稿進行多份影印時，亦可先影印餘份統一色調，然後再以影印品為原稿進行多份影印，這樣可避免反覆調節顯影濃度的麻煩。

　　使用自動分頁器還需注意選用光潔度好，尺寸合適的影印紙，並應在影印前將紙盒中的紙張充分抖開、磕齊。否則，一旦因靜電吸引雙張紙粘在一起，就會出現影印品缺陷或卡紙現象，使分頁出現錯誤。

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