企業檔案管理基礎知識
企業檔案的知識化管理，就是企業檔案在管理過程中運用知識管理的理念、方法和手段，對企業檔案資訊收集和處理。以下是由小編整理關於的內容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
企業文件知識管理工具
大部分管理軟體的文件管理功能是選單化、單獨上傳文件、進行歸類儲存的方式，這種方式只能儲存文件本身，但不能記錄文件的產生原因和過程，並且文件的版本混亂。領度企業執行與溝通平臺在做文件管理功能時，不僅僅採用選單化模式提供上傳文件的方式，而是在工作彙報時同步進行文件管理，即無論因任何工作彙報中上傳的附件，都將按“專案——任務——事件”的位置編號方式自動歸檔在文件庫中。位置編號的方式記錄了文件的產生的完整過程：人、時間、事情，點選文件編號的時候不僅能夠下載到文件，而且能檢視到完整的文件上下文關係，因此能夠保留這些知識及產生知識的過程。文件分類管理不但可以按專案、使用者、群組進行分類，還可以加“標籤”整體管理這些文件，形成企業知識庫。
Linkwedo文件管理具有如下特點：
自動生成文件位置編號
在Linkwedo文件管理系統中，呈現豐富的文件資訊：文件名稱，文件所有者，文件上傳時間、文件位置編號等資訊，這些資訊都是在我們日常工作彙報中上傳文件過程中自動記錄下來。每上傳一份文件，生成文件編號呈現文件的位置：通過文件的位置***如P6-T28-E349***可以看出該文件是在屬於哪個專案，屬於哪個任務，是屬於任務建立時上傳，還是執行任務彙報工作中上傳，清晰的將文件進行歸檔管理。
文件的許可權控制
文件是需要嚴謹管理的，所以在每次上傳文件的時候就可以設定文件的檢視許可權，文件的檢視有五種許可權：包含完全公開、專案參與人員可見、任務參與人員可見、事件參與者可見、私人文件，設定定文件的保密級別，以此限定文件檢視人員的範圍，有效的保護文件
記錄文件的檢視記錄
你是否想知道你上傳的文件是否被下載過?被哪些人下載過?在Linkwedo文件系統中，當文件被檢視過，自動記錄下來文件被檢視次數、檢視時間、檢視者姓名等資訊，將以上資訊直觀呈現給使用者，方便使用者掌握文件是否被關注過，以及被哪些使用者檢視過。
記錄產生的上下文，場景還原
在Linkwedo文件系統中，不僅可以下載文件，檢視文件內容，還可以瞭解文件的產生過程或所得到的評論。通過點選位置編號，可以進入到該文件的事件中檢視到所需要了解的細節，可直接檢視到文件產生的過程，瞭解前因後果，即使文件上傳者已經離職，也能夠根據記錄全面的還原場景，準確判斷文件的版本。
文件分類管理
將文件按不同屬性分類，如按部門使用者分類、按部門專案分類、按群組分類、按時間分類，通過對文件的分類能夠快速找到需要的文件。
統計文件資料
提供從全域性檢視文件的資料資訊，如個人所有許可權檢視的文件數、個人上傳的文件數等。
標籤功能
為文件新增標籤，按標籤管理文件，形成企業的知識庫。
文件搜尋功能
支援模糊搜尋功能，輸入文件部分名稱可以搜尋到文件。
相關閱讀：檔案工作的原則和性質
一、檔案工作的基本原則
為了適應社會主義事業發展的需要，統一指導全國檔案工作，在長期的實踐過程中，逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則，這個基本原則是：“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便於社會各方面的利用”。
這一原則的基本思想包括三個方面：
第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統一領導、分級管理，即以前常說的“集中統一地管理國家全部檔案。”檔案工作的統一領導，是社會主義社會的必然產物，它以社會主義的經濟、政治制度為前提，併為它們的鞏固、發展提供服務。具體地講，就是：
1、各單位各種門類和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠儲存的，由各級檔案館集中保管。
2、全國檔案工作，由各級檔案行政管理部門統一地、分層負責地進行指導和監督。
3、全國檔案工作統一於黨的領導。
第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護檔案的完整與安全。維護檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數量上，要保證檔案的齊全，不使應該集中儲存的檔案殘缺短少;另一方面，從質量上，也就是從系統性方面，要維護檔案的有機聯絡，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，儘量延長檔案的壽命;另一方面，要維護檔案免遭意外的破壞，不失密。
第三、體現了檔案工作的根本目的，規定了檔案工作的主要標準----便於社會各方面的利用。社會各方面利用檔案，是檔案工作的出發點，並且支配檔案工作的全過程。
二、檔案室的性質
檔案室是管理本單位形成的檔案，並提供檔案為本單位各項工作服務的工作機構。檔案室工作是一項專門工作，具有自己的特殊性質。
1、檔案室工作是史料性工作，是維護單位歷史真實面貌的重要工作。
檔案是單位各方面工作活動的真實記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進行工作的思想意圖，成功的經驗和失敗的教訓，反映了一定歷史階段的社會政治、經濟和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護檔案的完整和安全，使檔案再現當時的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續和發展。 2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質量的重要條件。 各單位的工作，是延續不斷地進行，檔案是前人智慧的結晶，今天的工作要借鑑過去的經驗，一個人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計劃、總結工作、執行政策、處理各種問題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學的依據和準確的資訊，減少無效勞動和重複勞動。
3、檔案室是服務性的工作，是單位業務工作的組成部分。
檔案室工作，一方面為單位工作服務，另一方面為有關單位提供材料，當然首先是為本單位的領導工作服務。為領導提供過去的工作情況、材料、資料，以便領導查考，幫助領導及時地作出決策，處理問題。其次，各業務部門在進行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專業主管機關，檔案室是一個必不可少的業務環節，本身就是業務活動不可分割的一部分。比如公安機關、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過程的記錄和反映，是進行審判工作的工具。
4、檔案室工作是社會各項事業同檔案工作聯絡的紐帶之一。
社會各項事業同檔案工作是性質、物件、任務不同的工作，但是，無論哪一個部門，哪一個行業的工作，必須產生檔案、利用檔案。所以，社會各項事業同檔案工作有著必然的聯絡，檔案室工作正是維繫這種聯絡的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶，可以將監督、指導的職責在各單位落實，使社會各項事業的活動記錄，研究成果得到安全維護，社會各部門、各行業也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認識檔案工作。從而支援檔案工作。
5、檔案室工作是國家檔案事業的基礎。
在整個國家檔案事業中，檔案室工作處於一個相當重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業的物質基礎。全國檔案室儲存檔案的總和，是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續積累，首先取決於檔案室，它是國家檔案資源延續和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業的工作基礎。在全國檔案事業管理體系中，檔案室儲存的檔案數量最多，發揮的現實作用最大，而且檔案室機構和從業人員也最多，因此，檔案室工作的質量和水平，對整個國家檔案工作的質量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發展的前提。從檔案事業發展史上看，檔案室先於檔案館產生。可以說，沒有檔案室工作的不斷髮展，就沒有國家檔案館的產生和發展。正是無數個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎上提高和發展。
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