商務禮儀之接電話的禮儀有哪些

  商務禮儀中接聽電話禮儀是重要的組成部分。下面是小編給大家蒐集整理的商務禮儀之接電話的禮儀文章內容。希望可以幫助到大家!

  商務禮儀之接電話的禮儀

  ***1***接聽及時

  接聽電話是不是及時,實質上也反映著一個商務人員待人接物的真實態度。一般的情況下應該保證在電話鈴響三聲之內接聽電話。但要避免在電話剛剛響起就接電話,否則說不準會讓對方嚇一跳。當電話響第二聲以後接電話是最合適的時間。如果因為其他原因在電話鈴響三聲之後才接起的話,在接起電話後首先要說聲:“對不起,讓您久等了!”

  ***2***應對謙和

  接電話的時候,受話人要努力使自己的所作所為合乎禮儀,要注意:

  拿起話筒後,首先就要問好,然後自報家門。向打電話的人問好,一是出於禮貌,二是為了說明有人在接聽。嚴禁以“喂”字開頭,因為“喂”表示是希望先知道對方是誰,在等著對方告訴你。而且,如果“喂”時語氣不好,就極容易讓人反感。所以,接電話時的問候應該是熱情而親切的“您好!”。如果對方首先問好,就要立即問候對方,不要一聲不吭,故弄玄虛。

  至於要自報家門,則是為了告訴對方,這裡是哪個公司或是哪個部門或是具體哪一位。

  通話的時候,不應該心不在蔫,更不要把話筒放在一旁,任其“自言自語”。在通話過程中,對打電話的人的態度要謙恭友好,尤其是在打來業務電話諮詢或有求於己的時候,更要表現得不卑不亢、熱情親切。

  通話終止的時候,不要忘記向發話人說聲“再見”。如通話因故暫時中斷後,要等候對方再撥進來。對於重要的顧客或上級,要主動撥回去。不要揚長而去,也不要為此而責怪對方。

  接到誤撥進來的電話,需要耐心、簡短地向對方說明。如有可能,還要給對方提供必要的幫助,或者為其代轉電話就行了,不要生氣動怒,甚至出口傷人。

  ***3***主次分明

  接聽電話的時候,要暫時放下手中的工作,不要和其他人交談,或做其他事情。如果正在和別人談話,要示意自己接電話,一會在說,並在接完電話後向對方道歉。同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。但如果目前的工作非常重要,那麼就要在接到電話後向來電者說明原因,表示歉意,並再約一個具本時間,到時候自己再主動打過去,當然要在通話的開始,再次向對方致歉。

  作為商務人員來說,既然再忙,都不要撥下電話線,對外界進行隔絕。也不要在接電話的時候以忙為藉口敷衍了事。

  商務禮儀之接電話的注意事項

  ***1***、一般鈴聲一響,就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接,就顯得不禮貌,此時拿起電話,應說聲“對不起,讓您久等了。”

  ***2***、一般拿起話筒後,應說“您好”

  ***3***、再自我介紹,需要我幫忙嗎?

  ***4***、認真傾聽對方的電話內容,聽電話時,應說“是、好”等,讓對方感到你在認真地聽,不要輕易打斷對方的說話。

  ***5***、如對方不是找你,那麼你應該禮貌的請對方“稍候”,如找不到聽電話的人,你可以自動的提供一些幫助,“需要我轉告嗎?”

  ***6***、如對方要求電話記錄,應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄:誰來的電話***WHO***,打電話找誰***WHOM***,來電的內容***What***、來電的原因***Why***、來電提到的地點***Where***、時間***When***。

  ***7***、電話完畢,應等對方掛機後在掛比較好,不要倉促的久結束通話,甚至對方話音沒落,就結束通話。掛電話的聲音不要太響,以免讓人產生粗魯無禮的感覺。

  ***8***、碰到對方掛錯電話時,態度要有禮貌,別說“亂打,怎麼搞的”。

  ***9***、接電話時,儘量不要幹別的事,如中途有事,必須走開一下,那麼時間也不應超過30秒。

  此外接聽電話時要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由於面部表情會影響聲音的變化, 所以即使在電話中,也要抱著“對方看著”的心態去應對。