公司收發快遞管理規定範文
為進一步規範公司快遞物品的收發管理,節約公司快遞成本,公司制定了收發快遞管理規定。下面是公司收發快遞管理制度的內容,歡迎參閱。
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1.總則:
為了規範公司辦公所需快遞物品的接收分發管理,避免造成丟失、損壞及其他不必要的損失,特制定本辦法。
2.範圍:
本公司所有員工
3.定義:
3.1 快遞物品:指公司及員工因工作和個人需要,接收到的快遞物品,包括信件、檔案、資料,貨物以及其他貨品等。
3.2公司性快遞件:指公司及員工因工作需要,接收到的快遞物品。
3.3非公司性快遞件:指員工因個人需求,接收到的快遞物品。
4. 職責與權責:
4.1:辦公室接待室:負責公司快遞物品的接收分發管理。
4.2:其他部門:負責部門快遞物品的接收。
5.公司性快遞件接收執行說明:
5.1事前確定收到快遞的簽收與分發***各部門辦理業務時已知要到達的快遞,包括合同往來件、購置物品等***
5.1.1各部門辦理快遞時,應確定具體聯絡人,向快遞公司提出到貨電話通知。
5.1.2各部門確定有快遞物品即將到達前,應提前通知辦公室接待室做好接收準備。
5.1.3快遞到達後,快遞公司電話通知各部門具體負責辦理人員,由各部門具體負責辦理人員直接驗收簽收。
5.1.4各部門具體辦理人員無法現場接收,可委託他人驗收簽收。也可通知辦公室接待室,由公司辦公室接待室簽收,並在《郵件簽收登記表》登記,物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收,以備查驗核對。辦公室接待室不承擔驗收責任。
5.1.5辦公室接待室收到快遞不做通知,各部門具體負責人員應在當天領取,每超過一天***50元,週六、週日休息期接收的快遞,次週一必須領取。
5.2未知快遞件接收
5.2.1快遞到達後,由公司辦公室接待室簽收,並在《郵件簽收登記表》登記,並做好外包裝驗收,外包無破損進行接收,並通知有關部門領取,有關部門必須在接到通知當天完成領取。
5.2.2快遞到達後,由公司辦公室接待室外包裝驗收有破損,公司辦公室接待室不做接收,並聯繫有關部門現場驗收接收。
5.2.3無法確定具體負責部門的快遞件,外包裝無破損,由辦公室接待室直接接收;外包裝有破損,由辦公室負責人現場驗收無問題接收,並根據具體內容進行呈報,請示領導分發。
5.2.4物品接收人要在《郵件簽收登記表》上簽字接收,以備查驗核對。
5. 3除特殊情況外,如貨物中指定的接收人不在,原則上不得由他人代簽,如因此造成貨物遺失,短少或調包等後果,代簽人需承擔全部責任。
6.非公司性快遞件接收執行說明:
6.1快遞接收
6.1.1在辦理個人快遞時,應向快遞公司提出到貨電話通知。
6.1.2快遞到達,快遞員電話通知個人後,個人電話委託接待室簽字接收,接待員未接到委託通知不應接收。
6.1.3接待員接受委託後,簽字接收快遞,但不承擔驗貨、清點和質量責任。
6.2快遞領取
6.2.1個人快遞必須在接待員接收當日領取,接待員不作通知,延期不負保管責任。
6.2.2本人無法領取時,應委託同事領取。
6.2.3行政人員週六、週日到達快遞,次週一必須完成領取。
6.2.4個人快遞領取時,要在《郵件簽收登記表》上簽字接收,以備查驗核對。
6. 附件
6.1 《郵件傳送登記表》
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一、 目的
為進一步規範公司快遞物品的收發管理,節約公司快遞成本,確保公司快遞、信件的收發工作及時、準確,特制定本規定。
二、 範圍
本規定中所指的快遞收發均指公司員工因工作所需,向外部寄送或外部寄至內部到付取件,從而實際產生公司快遞費用支出的活動。
三、 權責
3.1、行政前臺、值班人員:負責公司快遞物品的收件管理。
3.2、物流部: 負責公司郵件、快遞物品的收發管理。
3.3、各部門: 對本部門的快遞費進行管控、寄件人必須按照本辦法規定的寄件要求寄發快遞。
四、 作業要求:
4.1、快遞的接收
4.1.1、行政部前臺、當天值班人員或物流部在收到快遞時,應核對以下內容:①收件人是否為本公司人員,若收件人非公司人員,應當場退回;②優先通知收件人本人簽收;③檢查信件、快遞包裝是否完好無損;④瞭解清楚付費情況***如是到付,需聯絡收件人收件或電話知會收件人,收件委託其他人簽收處理***;④快遞物品與《快遞單》內容***特別是託寄內容***是否無誤。
4.1.2、在《快遞單》收件人簽名處簽上本人的名字,並註明日期和時間,然後在《快遞簽收記錄表》上登記快遞情況***收件人本人簽收快遞可不登記***;
4.1.3、通知快遞收件人到前臺領取,快遞收件人在《快遞簽收記錄表》上簽字接收,特殊情況下,收件人不在公司,可拔打手機號碼告知對方,快遞收件人若交待告知部門同事幫忙代領,代領取人必須在《快遞簽收記錄表》上簽字確認,以備查驗核對。
4.1.4、如是到付件,收件人應提前填寫《快遞收發申請表》***返修機有維修退貨單的除外***,交上級主管批准後交物流部簽收、報銷。
4.2、快遞的傳送
4.2.1、因工作需要,需向外部寄送檔案、資料、樣板、貨物及其他物品者必須填寫《快遞傳送申請表》***有出貨申請單、維修送貨單及快遞費用不是公司付款的除外***經部門負責人審批後,方可將《快遞傳送申請表》、《快遞單》、快遞物件一起交往物流部,由物流部聯絡快遞公司統一發送。***各需求部門於每日16:30前提出需求***,《快遞傳送申請表》未經部門負責人審批的,物流部可拒接受理,且快遞費用可酌情不予報銷,或本人承擔相關費用。
4.2.2、發貨人自行清點及打包好物品***發貨人應打包紮實確保在運輸過程中安全可靠***,交到物流部,對於打包有問題的物品,物流部有權拒發該物品。
4.2.4、填寫快遞單:用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料***地址、收件人、***、郵編等***。
4.2.5、底單按月份與登記表一同儲存,月底結算快遞費用;物流部負責核對費用清單,核對無誤須經分管領導簽字稽核,總經理批准後,由財務部進行支付。
4.3、寄件、付費相關規定
4.3.1、快遞公司選擇參照表:
4.3.2、選擇的原則是合理、負責任、低成本;寄件人必須根據所寄物品的性質,合理、負責任的選擇價效比高的快遞公司,以低成本完成寄件;能以普通郵寄處理的不選擇快遞。
4.3.3、針對各客戶返回返修機***指已過保***,往返快遞費一律由客戶支付,經批准的特殊情況除外;
4.3.4、針對各客戶返回返修機***指未過保***,雙方***指我司、對方***寄出快遞一律由雙方自付快遞費運;特殊情況下客戶發貨採用到付的,返修機器返回客戶時,也採用到付的支付方式;且不可採用順豐、EMS、航空***選擇以上的需客戶支付***等快運,只可採取物流、普通快遞***廣東省內採用普通快遞***。
4.3.5、公司給各總代理、加盟商等所有客戶的出貨***包含成品、收費配件等***一律以《出貨申請單》上批准的***包含快遞公司、物流方式、付款方式等***為準執行;
4.3.6、客戶申請的配件首重內可優先選擇順豐快遞***超首重的選擇順豐、EMS、航空等快運,發前應該先與客戶溝通快遞方式***,運費全部以到付方式;
4.3.7、所有發票均可以選擇EMS***優先***、順豐快遞配送;
4.3.8、普通訊函、賀卡等均選郵政,以平信方式郵寄。
4.4、費用管控
4.4.1、所有發件費均掛到發件部門,月底物流部提供發件清單,並做好費用統計,發件部門負責人簽字確認,並交給財務存根。
4.4.2、對於快遞費過高的部門,部門負責人應進行分析,並制定整改措施交後交財務部。
4.4.3、物流部每月有1500元快遞備用金,收件或寄件超過100元以上的,指定收件人或寄件人應該提前知會物流部。
4.4.4、如發生物流部提貨寄回公司物品***含採購物料、返修機***產生的費用,將歸各業務部門費用核算。
4.5遺損件索賠
4.5.1寄***收***件人發現所寄***收***快遞發生遺失或損壞的,應第一時間將單號報到前臺或物流部,由前臺或物流部與快遞公司跟進索賠,寄件人須給予相關配合。
4.5.2前臺或物流部須對每單索賠件記錄在《快遞遺失/損壞登記表》上,便於查詢和統計快遞件的遺失/ 損壞率和評價供應商的服務能力。
4.6、其它要求
4.6.1、嚴禁公費寄私人物品,一經發現按該單快遞費的10倍處罰。
4.6.2、嚴禁私自寄公司產品,一經發現按該產品市場價值的5-10倍處罰,情節嚴重者視同偷盜,並追究其刑事責任。
4.6.3、為便於寄回公司物品損壞時的索賠,如需選擇公司合作之外的物流公司,必須選擇有資質能出具發票的快遞物流公司。
4.***、公司所有寄件的快遞單統一由物流部保管***保管期為三年***,便於對賬和查詢。
4.6.5、為了保證前臺、物流部已簽收快遞的安全和維護公司前臺的形象,要求收件人或委託人必須在前臺、物流部通知後即時將收件從前臺領走***下班簽收的快遞除外***,如果當天未領走的,每超1天對收件人可記績效投訴一次。
4.6.6、各相關部門應知會寄件人***供應商、客戶等***,儘量選擇與公司有合作關係的快遞公司***順豐、德邦、龍邦、韻達、盛翔穎***,重要檔案採用順豐快遞。
4.6.7、所有寄出快遞需經物流部寄出,未經物流部同意寄出的快遞由相關部門自行處理。
五、 相關單據:
5.1、快遞傳送申請表
5.2、出貨申請單
5.3、物流跟蹤表
5.4、快遞簽收記錄表
5.5、快遞遺失/損壞登記表
六、 執行時間:凡以往發文與本文不一致的,以本文為準《快遞收發管理規定》從二0一三年二月一日起開始執行。
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1.目的
規範公司收、發快遞管理,防止快遞丟失,降低執行風險,控制物流成本。確保公司快遞的收發工作及時、準確、高效。
2.適用範圍
適用於公司全體員工。
3. 定義:
快遞物品:指公司員工因工作需要,寄送或收取的檔案資料、產品樣品、貨物以及其他與工作相關貨品等。
3.權責
3.1人力資源部負責快遞簽收工作,並對收取的快遞件進行登記,及時通知收件人領取,對於未被領取的快遞,賦有保管義務***保管期限為簽收快遞件當天17:15前***。
3.2收發快遞相關人員必須遵照本規定執行。
4.內容
4.1
4.1.1快遞公司的選擇:選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據所寄物品的性質與緊急程度,合理、準確地選擇價效比高的快遞公司。前臺對寄件人所選快遞公司的合理性進行評定。
4.1.2填寫快遞單:由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料***地址、收件人、***、郵編等***。
4.1.3檢查與包裝:人力資源部負責對寄件的檢查稽核,並把所寄物品的屬性進行詳細登記,檢查稽核通過後,由寄件人按照快遞公司的包裝要求進行包裝,並把快遞單貼於包裝盒上。
4.1.4前臺***電話***通知快遞公司來公司收件,並保留寄件單據。
4.2寄件規定
4.2.2重型物件***達5kg以上的非貴重配件***、產品樣品、普通資料類原則上均選一般的快遞公司***非順豐快遞***,若是特急件,分管副總審批後可選順豐快遞等郵寄方式。
4.2.3普通訊函、賀卡等均選郵政,以平信方式郵寄。
4.2.4嚴禁公費寄私人物品,一經發現按該單快遞費的5-10倍處罰。
4.2.5嚴禁私自寄公司產品,一經發現按該產品市場價值的5-10倍處罰,情節嚴重者視同偷盜,並追究其刑事責任。
4.2.6前臺每月對所有寄件費用按部門進行統計,發件部門負責人簽字確認。
4.3收件規定
4.3.1不需支付到付快遞費的快遞收件由前臺簽收、登記後,應及時通知相關部門責任人簽字領取。
4.3.2需支付到付快遞費的快遞收件,前臺應及時通知收件人辦理付款手續收件。
4.3.3貴重物品和公司祕密檔案,原則上由前臺通知收件人到前臺自領,如收件人無法領取時,由前臺與收件人確認後再辦理代收手續。
4.3.4前臺簽收所有快遞件必須進行登記,並讓收件人簽收,若收件人不在,可通知部門相關人員直接簽收。
4.3.5公司所有寄件的快遞單統一由前臺保管***保管期為一年***,便於對賬和查詢。
4.3.6為了保證前臺已簽收快遞件的安全和維護公司前臺的形象,要求收件人***代收人***必須在前臺通知後即時將快遞件從前臺領走,如當天未領走的,每超1天對收件人***50元。
4.3.7前臺已簽收的快遞件並通知收件人來領取的,如當天未領走造成遺失或損壞由收件人自行負責。
4.4遺損件索賠
4.4.1寄***收***件人發現所寄***收***快遞發生遺失或損壞的,應第一時間將單號報到前臺,由前臺與快遞公司跟進索賠,寄***收***件人須給予相關配合。
4.4.2前臺須對每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上,便於查詢和統計快遞件的遺失/損壞率和評價快遞公司的服務水平。
4.5附件
4.5.1《快遞件收發***簽收***登記表》