公司內部檔案管理規定範文

　　為了保證公司檔案的完整，便於查詢利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護檔案檔案的完整和安全，要對公司的檔案做好管理。下面是公司內部檔案管理細則，歡迎參閱。

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　　1.目的

　　為了更好的規範公司各類檔案的發放與存檔管理，樹立公司正規嚴謹的良好形象。

　　2.適用範圍

　　公司及公司各部門、各門店對內發文。

　　3.標準

　　結合公司實際要求，在遵循檔案格式及標準的前提下，對其格式及標準進行了靈活運用。

　　4.內容

　　4.1公司常用檔案

　　4.2規格：統一使用A4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。

　　4.3公司各部門程式碼：

　　總經辦：ZJB;

　　人事行政部：RZ;

　　運營部:YY;

　　商品部：SP;

　　市場部：SC;

　　財務部：CW;

　　4.4保密等級：公司檔案管理分A、B、C、D、E五個保密等級

　　A級：機密檔案，限總經理、董事會等以上成員知悉;

　　B級：高階檔案，限部門經理以上管理成員知悉;

　　C級：中級檔案，限相關部門內部成員及經理以上管理成員知悉; D級：普通檔案，限公司內部所有成員知悉;

　　E級：一般檔案，限公司內部及門店所有成員知悉。

　　5.檔案的擬稿、審批、發放與簽收

　　5.1擬稿

　　5.1.1各部門檔案的草擬由各部門負責起草，起草應做到符合國家法律法規及公司相關管理制度，部門負責人負責檔案稽核。

　　5.1.2正文要情況清楚、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清楚、直述不曲，字詞規範、標點正確、篇幅力求簡短。

　　5.2審批

　　5.2.1公司級所有發文、制度由公司總經理審批後，方可用印並流轉;

　　5.2.2如未經審批進行發文或發文中存在明顯錯誤，造成不良後果的將追究相關負責人責任。

　　5.2.3考慮到公司實際情況，公司對內緊急公文先以總經理確認後的電子版上傳到共享並以電話通知方式先行操作，後補發紙質版並簽收。

　　5.2.4公司職能部門對部門的通知等不需上升至公司級檔案的無需以此檔案要求執行。

　　5.3發放與簽收

　　5.3.1公司檔案發放/流轉/存檔均由人事部負責

　　5.3.2公司的檔案均由各部門負責人在原稿上簽收，同時部門負責人好做部門內其他員工的檔案流轉工作。

　　6.生效日期

　　6.1本管理制度自2013年4月8日起實施。

　　6.2本制度最終解釋權歸人事部負責

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　　第1章 總則

　　第1條 目的。

　　通過對公司內部檔案控制流程進行管理，使檔案管理控制工作更加系統、科學、規範、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效檔案，提高工作效率。

　　第2條 適用範圍。

　　本制度中的“檔案”包括公司日常運營過程中產生或所需的檔案資料、公司業務往來公文以及公司對內釋出的所有流程、制度、作業標準與規範、作業指導書等。

　　根據公司各類檔案的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級檔案。

　　第3條 管理職責劃分。

　　1各級主管副總主要負責所轄職責範圍內的檔案進行稽核、批准工作，其中，總經理或管理者代表還承擔著對公司各類體系檔案進行定期評審的職責。

　　2總經理辦公室主要負責公司一級檔案的組織編制、稽核，以及二級檔案的會審組織工作。

　　3人事行政部負責本制度的編制、解釋與修訂工作，並由其行政專員負責公司營運、資質類檔案資料的保管;其中，人事行政部下轄體系檔案管理室，並由其文控員專職負責公司各類體系檔案的統一編號、收發、存檔、作廢等管理事宜。

　　4各職能部門負責對各歸口職能和分管業務線的有關檔案的編制和副本保管工作。

　　第2章 公司內部檔案編碼細則

　　第4條 公司內部檔案的編碼主要由以下五個部分組成。

　　1第一部分：公司代號，程式碼為×××。

　　2第二部分：層級分類程式碼，程式碼分別為1、2、3、4、5。

　　3第三部分：大類程式碼，程式碼分別為綜綜合管理類、制生產製造類、市市場營銷類、研研發類、其其它類等。

　　4第四部分：小類分類程式碼，程式碼分別為目標目標計劃類、人力人力資源類、辦公辦公類、總務總務後勤類、保衛保衛類、生產生產類、質管質管類、項管專案管理類、產研產品研發類、其其它類等。

　　5第五部分：檔案流水號，程式碼為001～999。

　　第5條 公司內部各級檔案編碼示例如下以人事行政部檔案為例。

　　1一級檔案：×××1—001。

　　2二級檔案：×××2—綜—001。

　　3三級檔案：×××3—綜—行政—001。

　　4四級檔案：×××4—綜—行政—001。

　　5五級檔案：×××5—綜—行政—001—001。

　　第3章 公司各級檔案編制、稽核、審批規定

　　第6條 公司一級檔案，由公司總經理辦公室組織相關人員進行編制。一級檔案編制完成後，需經總經理辦公室主任稽核後，交由公司總經理審批。

　　第7條 公司二級檔案，由各業務歸口部門協同流程協同作業部門共同編寫。二級檔案編制完成後，由總經理辦公室組織相關部門及人員進行會審。經會審後，二級檔案需交總經理審批。

　　第8條 公司三級檔案，若其覆蓋範圍超過2個含2個職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，並交主管副總稽核後，交總經理審批。具體分工如下。

　　1目標類、計劃類三級檔案由總經理辦公室負責組織編制，交分管運營副總稽核。

　　2人事、行政、總務類三級檔案由人事行政部負責組織編制，交分管行政副總稽核。

　　3財務類三級檔案由財務部負責組織編制，交分管的財務副總稽核。

　　4生產製造類三級檔案由生產部組織編制，交分管的生產副總或廠長稽核。

　　5市場營銷類三級檔案由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總稽核。

　　6供應類三級檔案由採購部及相關部門組織編制，交分管的運營副總稽核。

　　第9條 公司四、五級檔案的編制、稽核、審批規定如下表所示。

　　公司四、五級檔案的編制、稽核、審批規定表

　　第10條 除部門、車間內部檔案外，其它公司內部檔案在內容稽核後，必須交人事行政部或體系檔案管理室進行有關文件格式、檔案內容重複性與衝突性的二次稽核。二次稽核合格後，各檔案編制部門方可送交相關批准人批准。

　　第4章 檔案發放管理規定

　　第11條 所有公司內部發布的檔案均需由人事行政部制定分發號，加蓋“受控”章才能發放。每份檔案不同的影印件必須註明不同的分發號，以便追溯。

　　第12條 體系檔案需由體系檔案管理室文控員負責發放管理工作，其它內部檔案的發放由人事行政部行政專員負責實施。

　　第13條 根據檔案發放批量劃分，檔案發放主要兩種情況：大批發放與零星發放。

　　1大批發放時，應建立《公司內部檔案配置、發放與回收登記表》，並報各檔案歸口職能部門的分管副總審批。

　　2零星發放時，應建立《公司內部檔案發放與回收登記表》。

　　第14條 檔案領用人應在《公司內部檔案配置、發放與回收登記表》或《公司內部檔案發放與回收登記表》上簽名後，方可領取注有分發號和“受控”狀態標識的檔案。

　　第15條 領用部門領到檔案後，應及時建立《收文登記表》。

　　第16條 檔案發放完畢後，人事行政部行政專員或體系檔案管理室文控員應及時對檔案進行分類、歸檔儲存，並更新《公司內部檔案清單》。

　　第5章 公司內部檔案使用與借閱規定

　　第17條 檔案使用部門應及時向相關人員進行檔案內容宣貫、培訓，將檔案放置在適當的位置場所，確保相關人員能夠及時、正確地使用檔案。

　　第18條 當出現以下情況時，使用部門可填寫《檔案領用、借閱申請表》，申請更換或增發。

　　1檔案破損嚴重影響使用時。

　　2根據使用需要須新增、改版時。

　　3檔案丟失需重新領用時。

　　第19條 《檔案領用、借閱申請表》需經人事行政部審批後方可實施更換或增發。更改或重新領用時，使用原檔案分發號;增發時，應按原分發號順序新增一個分發號。

　　第20條 公司內部檔案借閱規定如下。

　　1當其他公司或個人需借閱檔案時，應填寫《檔案領用、借閱申請表》，經人事行政部或體系檔案管理室批准後，行政專員或文控員方可辦理借閱手續，並負責催討。

　　2借閱時最長時間不得超過半個月。

　　3公司內部各部門、各車間需借閱檔案時，應經人事行政部或體系檔案管理室審批和登記後，方可辦理借閱手續。借閱時，行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。

　　第6章 公司內部檔案更改、回收、作廢與評審規定

　　第21條 公司內部檔案在使用時若遇到下列情形之一的，應進行修改。

　　1公司現行檔案與有關國際標準、國家標準、地方標準和法規及行業標準相沖突時。

　　2檔案內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。

　　3檔案的內容不正確、不適合或操作性不強時。

　　4有更合適、更先進的或更具可操作性的產品標準、操作方法、管理手段時。

　　第22條 檔案修改程式規定如下。

　　1公司一級檔案修改或其它各級檔案大批修改時，公司應專門成立檔案修改小組進行運作，修改完後的稽核、批准、發放使用以及舊檔案回收均按本制度的相關條款執行。

　　2檔案需要更改時，由檔案編制部門填寫《檔案變更審批表》並附具體修改內容，交檔案原稽核人稽核、原批准人批准後方可進行檔案更改。

　　3檔案更改由人事行政部行政專員或文控員按《檔案變更審批表》負責組織實施。更改可採取劃改或換頁等方式，同時要做好修改狀態標識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應覆蓋該檔案發放的所有場所。如採取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。

　　第23條 檔案回收與作廢規定如下。

　　1當檔案改版或修改時，會產生大量的作廢和失效檔案。行政專員或文控員應做好作廢檔案的回收、登記和標識區分工作。

　　2作廢檔案應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫《作廢檔案審批表》交部門主管批准後方可處理，將作廢檔案保留一份，並另加蓋“作廢存留”標識，歸檔儲存一年備查，其他的進行銷燬。

　　第24條 檔案評審規定如下。

　　1人事行政部經理應定期組織行政主管、行政專員等相關人員做好檔案評審工作。

　　2檔案評審的時間可與體系檔案的管理評審相結合，評審內容包括現有檔案的充分性、適宜性和有效性，確定檔案修改清單和檔案新增清單，以持續改進檔案的可操作性和科學性。

　　第7章 附則

　　第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權歸人事行政部所有。

　　第26條 本制度經行政副總稽核、總經理審批後，自發布之日起開始執行。

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　　為了控制公司檔案發放的適當範圍、作廢檔案的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司檔案的有效性，特制定本規定。

　　1、檔案的發放：

　　1財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的檔案，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的檔案，由辦公室安排專人統一發放和回收。

　　2各部門需辦公室安排發放檔案時，必須將檔案列印並影印好，由部經理書面寫明發放範圍、發放時間並簽名後送綜合管理部，由辦公室主任安排檔案發放人予以發放。

　　3任何檔案，發放人須建立“檔案發放回收登記表”。發放到各部門的所有檔案，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將檔案轉給部門負責人。需個人接收的檔案由部門內部建立“檔案發放回收登記表”，並由個人親自簽字接收。

　　4需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的檔案包括學習材料等，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

　　2、檔案的更改：

　　1任何原因造成檔案的個別字句需要更改，且更改後不影響整個檔案版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改資料性或原則性的須報直屬部經理簽字認可，連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。

　　2檔案發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

　　3、檔案的換頁：

　　1任何原因造成檔案單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並列印、影印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況屬資料性、原則性修改須部經理簽字認可送原檔案發放人，由原檔案發放人根據原發放範圍予以換頁。

　　2所有需換頁的檔案，由檔案發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷燬。

　　4、檔案的回收、作廢：

　　1因公司制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原檔案內容與新檔案內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新檔案編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

　　2檔案發放人在回收檔案時，必須持“檔案發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

　　3每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的檔案、報表等無效材料清理回收一次。

　　4所有回收的檔案均於回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷燬。

　　5、其它規定：

　　1任何部門以公司名義形成的檔案討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。

　　2無論部門或公司發放的檔案在發放前都必須在檔案室存檔備案。

　　3任何檔案相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要影印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門影印按發放程式予以發放。不得私自影印下發，避免檔案使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　4所有換頁或作廢檔案屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢檔案”檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。

　　5發放檔案屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交檔案編制形成部門。

　　6檔案發放人必須將已使用的“檔案發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。儲存期限為三年。

　　6、任何人未經總經理批准，不得將公司檔案私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切後果負責。

　　7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

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　　一、總則

　　1、技術檔案是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。

　　2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、儲存等相關的內容，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。

　　二、技術檔案的編制

　　1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

　　具體包括:

　　1開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

　　2開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品程式設計手冊、機械結構圖、程式設計器件燒寫檔案、可程式設計器件原始碼、硬體程式設計手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。

　　3產品除錯階段:產品除錯手冊、產品焊裝明細表、產品除錯記錄、產品驗證記錄。

　　4產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。

　　2、技術檔案的技術要求和資料等必須符合國家相關標準和規定要求。

　　3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。

　　三、技術檔案的提交

　　1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。

　　2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計檔案，並儲存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都必須重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。

　　3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。

　　四、技術檔案的歸檔

　　1、各相關負責人負責技術檔案的稽核和批准;技術檔案的編制必須嚴格執行編制、校對、稽核三級把關制度;明確各級的責、權、利。

　　2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、稽核、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。

　　3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。

　　4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。

　　5、用來儲存歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致資訊，如名稱、編號、簽署資訊等。

　　6、歸檔檔案時，須填寫<設計專案歸檔資料清單>，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

　　五、技術檔案的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法保持不具許可權的檔案。

　　2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫<借閱登記表>，然後方可通過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。

　　3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得洩露借閱檔案的祕密。

　　4、如有特殊情況需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

　　5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整<借閱檔案記錄表>。

　　六、責任追究

　　各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者洩漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

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