外貿公司管理規定
外貿公司是指有對外貿易經營資格的貿易公司，那麼外貿公司應制定怎樣的管理規定呢?下面小編給大家介紹關於的相關資料，希望對您有所幫助。
如下
第一章 人事制度
第一節 招聘制度
一、用人原則：重選拔、重潛質、重品德。
二、招聘條件：合格的應聘者應具備應聘崗位所要求的年齡、學歷、專業、執業資格等條件，同時具備敬業精神、協作精神、學習精神和創新精神。
第二節 考勤管理制度
一、工作時間
公司每週工作五天半，員工每日正常工作時間為 9 小時。其中，週一至週五：上午8：30 - 12：00，下午12：30 - 17：30 為工作時間，12：00 - 12：30 為午餐休息。週六，週日實行單雙休制度。
二、考勤
1.所有專職員工必須嚴格遵守公司考勤制度，上下班實行報道。
2.遲到、早退、曠工
***1***遲到或早退 30 分鐘以內者，每次扣發薪金 5 元;30 分鐘以上 1 小時以內者，每次扣發薪金10 元;超過 1 小時以上者必須提前辦理請假手續，否則按曠工處理。
***2***月遲到、早退累計達五次者，扣除相應薪金後，計曠工一次。 曠工一次扣發一天雙倍薪金。 年度內曠工三天及以上者予以辭退。
3.請假.
***1***病假
a.員工病假須於前一天致電部門負責人，請假一天以上的，病癒上班後須補醫院就診證明。
b.員工因患傳染病或其他重大疾病請假，病癒返工時需持區、縣級以上醫院出具的康復證明，經人事部門核定後，由公司給予工作安排。
***2***事假：緊急突發事故可由自己或委託他人告知部門負責人批准，其餘請假均應填寫《請假單》，經權責領導核准，報人事部門備案，方可離開工作崗位，否則按曠工論處。事假期間不計發工資。
4.出差
***1***員工出差前填好《出差申請單》呈權責領導批准後，報人事部門備案，否則按事假進行考勤。
***2***出差人員原則上須在規定時間內返回，如需延期應告知部門負責人，返回後在《出差申請單》上註明事由，經權責領導簽字按出差考勤。
5.加班
***1***加班應填寫《加班單》，經部門負責人批准後報人事部門備案，否則不計加班費。加班工時以考勤打卡時間為準，統一以《勞動合同》約定標準為基數，以天為單位計算。
***2***加班工資按以下標準計算：
工作日加班費=加班天數×基數× 150 %
休息日加班費=加班天數×基數× 200 %
法定節日加班費=加班天數×基數× 300 %
***3***人事部門負責審查加班的合理性及效率。
***4***公司內臨時工、兼職人員、部門主管***含***以上管理人員不計算加班費。
***5***公司實行輪班制的員工及駕駛員加班費計算辦法將另行規定。
6.考勤記錄及檢查
***1***考勤負責人需對公司員工出勤情況於每月五日前***遇節假日順延***將上月考勤予以上報，經部門領導稽核後，報人事部門彙總，並對考勤準確性負責。
***2***人事部門對公司考勤行使檢查權，各部門領導對本部門行使檢查權。檢查分例行檢查***每月至少兩次***和隨機檢查。
***3***對於在考勤中弄虛作假者一經發現，給予 100 元以上***，情節嚴重者作辭退處理。
第三節 人事異動
一、調動管理
1.由調入部門填寫《員工內部調動通知單》，由調出及調入部門負責人雙方同意並報人事部門經理批准，部門經理以上人員調動由總裁***子公司由總經理***批准。
2.批准後，人事部門應提前以書面形式通知本人，並以人事變動發文通報。
3.普通員工須在三天之內，部門負責人在七天之內辦理好工作交接手續。
4.員工本人應於指定日期履任新職，人事部門將相關檔案存檔備查，並於資訊管理系統中進行資訊置換。
5.人事部門將根據該員工於新工作崗位上的工作職責，對其進行人事考核，評價員工的異動結果。
第四節 薪酬管理
一 、薪酬
1.原則:以貢獻、能力、態度和責任為分配依據,遵循按勞分配、效率優先、兼顧公平及可持續發展的原則。
2 .適用物件：本公司所有正式員工。
3 .薪酬組成：基本工資***含工齡工資、學歷工資***、崗位工資、績效工資、提成工資、獎金。
***1***崗位工資根據工作崗位和崗位所需要的技能確定，不同崗位對應不同的崗位工資級別。
***2***工齡工資根據員工實際參加工作時間和員工在本公司工作的時間來確定。
***3***學歷工資根據員工所具有的學歷水平來確定。
***4***績效工資根據公司對員工考評結果確定。
4.工資制度
***1***年薪制。適用於公司總裁、副總裁及其他經總裁批准的特殊人才。工資總額=基本工資 +年終獎金。
***2***提成工資制。適用於從事營銷的工作人員。工資總額=崗位固定工資+績效工資+提成工資+年終獎金。
***3***結構工資制。適用於中基層管理人員、生產技術人員、職能人員、後勤管理人員。工資總額=基本工資+績效工資。
***4***固定工資制。工作量容易衡量的後勤服務人員。
***5***計時工資制。適用於工作量波動幅度大的生產操作工人。工資總額=基本工資+績效工資+計時工資。
***6***新進人員工資：試用期內一般定為招聘崗位工資等級內第一檔工資的70%發放，試用期內無浮動工資。
5.公司按實際工作天數支付薪酬，付薪日期為每月 15 日 , 支付上月薪酬。若遇節假日，順延至最近工作日發放。試用期員工以現金形式領取，正式員工以個人銀行帳戶形式領取。
6.薪酬調整根據公司實際發展情況，聯絡市場薪資水平與人力資源供求情況實行“市場化動態薪酬管理”。管理委員會於每年底進行“議薪”，人事部門根據公司效益及社會同行業工資變化情況，提出薪資水平合理化調整建議後報管理委員會審議。
7.員工工資級別調整的依據：
***1***公司範圍的工資調整。根據經營業績情況、社會綜合物價水平的較大幅度變動相應調整全公司範圍的員工工資水平。
***2***獎勵性薪金晉級。其物件為在本職崗位工作中表現突出，在促進企業經營管理，提高經濟效益方面成績突出者。
***3***職級變更。員工職級發生變動，相應調整其在該職級內的基本工資。
***4***員工在年終考核中，工作績效低下者，將被下調崗位薪金。
***5***根據員工即期表現上浮或下調其崗位薪金，以及時激勵優秀、督促後進。
8.崗位薪金晉級，新崗位薪金從公司下發有關通知的下月一日起執行;崗位薪金降級從公司下發有關通知的當月起執行。
第五節 福利
1.假期
***1***休息日：公司全體員工在法定工時以外，享有休息日。
***2***法定假日：全體員工每年均享有以下 10 天帶薪***視為上班***假日： a. 元旦***公曆 1 月 1 日*** b. 春節***農曆新年初一、初二、初三***c. 勞動節***公曆 5 月 1 日、 2 日、 3 日***d. 國慶節***公曆 10 月 1 日、 2 日、 3 日***e. 婦女節 *** 3 月 8 日，女員工放假半天***
***3***婚假 凡在公司連續工作滿 12 個月***自轉正之日起***的正式員工結婚時，可憑結婚證書申請 14 天***含休息日***的有薪假期。
***4***產假 凡在公司連續工作滿 12 個月***自轉正之日起***的正式女員工，持醫院證明書可申請有薪產假 90 天***含 休息日和法定節假日***，晚育的順產 120 天，難產 135 天。男 26 週歲、女 24 週歲以上初育為晚育。
***5***男員工護理假 7 天，晚育者為 15 天***限在女方產假期間，含休息日和法定節假日***。
***6***慰唁假公司員工直系親屬***指配偶、子女、父母及配偶的父母***不幸去世的，可申請 5 天有薪慰唁假。 直系親屬在外地的，帶薪路途假另計，路費自理。
***7***工傷假 因工受傷休假視為上班，具體情況按國家社會保險法規辦理。***8***公假 員工參加國家法律規定的義務或公益活動、參加與本職工作有關的入學或資格考試經所在部門及人事部門 批准的，可按上班時間計發薪資。
***9***有薪病假 病假三天以上需憑縣、區級以上醫院出具的病情證明請假。其中十天以內病假按基本工資 80 %計發病假工資，累計十天以上者按基本工資 50 %計發病假工資，醫療期限的確定按國家相關規定執行。
***10***休假規定 員工提前 15 日向直接主管及人事部門申報擬休假的種類和時間，協商安排休假具體事宜。因工作原因，
未能休以上*** 3 ***-*** 7 ***項假期的，按休息日加班標準給予工資補貼。
2 .保險 ：公司為正式員工辦理養老、工傷、生育、和醫療保險等社會保險。
3.賀儀與奠儀
***1***正式員工結婚，公司將致新婚賀儀人民幣300元。
***2***正式員工直系親屬去世，公司將致奠儀人民幣300元。
4.過節費 公司視經營情況在法定節日或公司紀念日發放賀金或賀禮。
5.健康檢查：公司每兩年出資為工作滿一年的員工進行身體健康檢查。
6.員工活動：公司不定期舉行各種員工活動。
第六節 考核與發展
一、績效考評
1.考評目的
***1***通過對員工能力、努力程度以及工作業績進行分析評價，把握員工工作執行和適應情況，確定人才開發的 方針政策及教育培訓方向，合理配置人員，明確員工工作的導向。
***2***保障公司高效執行。
***3***充分發揮激勵機制作用，實現公正合理及民主管理，激發員工工作熱情，提高工作效率。
2.考評原則
***1***以績效為導向原則。
***2***定性與定量考評相結合原則。
***3***公平、公正、公開原則。
***4***多角度考評原則。
3.考評週期
***1***月度考評：月度考評的主要內容是本月的工作業績和工作態度。月度考評結果與工資直接掛鉤。生產人員進行月度考評。
***2***季度考評：季度考評的主要內容是本季度的工作業績和行為表現。季度考評結果與下一季度的月浮動工資直接掛鉤。第四季度直接進行年度考評。事務人員、營銷人員、技術研發人員、管理人員***高層管理者外***進行季度考評。
***3***年度考評：年度考評的主要內容是本年度的工作業績、工作能力和工作態度，進行全面 綜合考評，年度考評作為晉升、淘汰、評聘以及計算年終獎勵的依據。公司所有員工均進行年度考評。
4.考評程式：相關考評者對被考評者提出考評意見，人事部門將考評結果進行彙總，並報考評委員會審批，由被考評者的直接上級將審批後的考評結果反饋給被考評者，並就其績效和進步狀況進行討論和指導。人事部門將考評結果歸檔，同時 用於計算績效工資及獎金。
5.結果分級：考核等次分為五級，分別是優、良、中、基本合格、不合格。隔級上級根據所管部門人員數綜合考慮,確定考核等次，但“優”不得超過分管總人數的10%，“優”與“良”之和不超過分管總人數的30%。
等級：優，良，中，基本合格，不合格。
定義:：超越崗位常規要求;完全超過預期地達成了工作目標完全符合崗位常規要求;全面達成工作目標，並有所超越 符合崗位常規要求;保質、保量、按時地達成工作目標 基本符合崗位常規要求，但有所不足;基本達成工作目標，但有所欠缺 不符合崗位常規要求，不能達成工作目標 得分 90分以上 80-89分 70-79分 60-69分 60分以下
6.結果使用考評結果可作為以下幾類人事工作的依據：
***1***職務晉升：年度考評為優或連續兩年年度考評為良的員工，優先列為職務晉升物件。
***2***職務降級：年度考評一次不合格或連續兩年基本合格的員工給予行政降級處理。
***3***工資晉升：年度考評為優或年度考評連續兩次為中等以上的員工，在本工資崗位級別內晉升檔次。
***4***降檔：季考評連續兩次不合格的人員進行工資降檔;年終考評結果不合格或連續兩年年度考核基本合格的進行工資降檔。
***5***培訓：根據績效統計分析結果，制訂培訓規劃，有重點、有針對性地開展培訓。
***6***職業發展指導：根據績效統計分析結果及雙向溝通，修正員工職業發展設計。
7.申訴及處理
被考評者對考評結果持有異議，可以直接向管理委員會申訴。管理委員會在接到申訴後，一週內必須申訴的內容組織審查，並將處理結果通知申訴者。
二、職業發展
1.公司為每位員工提供持續發展機會，鼓勵員工通過工作和自我學習不斷提高自己。在出現職位空缺情況下，具有敬業、協作、學習、創新精神的員工將獲得優先的晉升和發展機會。
2.結合個人特長及在公司崗位職責，員工填寫《員工職業發展規劃表》、《員工能力開發需求表》，人事部門協助員工所在部門為每位員工建立職業發展檔案。
3.人事部門根據新員工入職前的職稱、學歷及調整後的崗位設定級別。試用期滿合格，部門負責人根據工作能力及表現確定轉正定級意見。
4.新員工入職後，由部門負責人擔任職業輔導人，幫助新員工明確職業發展方向，促進員工個人發展。被輔導人的工作表現及未來在公司職業發展將成為考核部門負責人指標之一。
5.如果符合以下條件，員工將有機會獲得晉升：
***1***職業道德良好
***2***工作業績突出
***3***工作能力強
***4***熟悉擬晉升職務工作
***5***上年度考核成績“良”以上
***6***完成規定培訓積分
第七節 辭職管理
1.辭退員工的條件。符合下列條件之一的員工，中心管理員可提出辭退的建議，由人力資源部負責稽核辭退。
v 試用期未滿，被證明不符合錄用條件或能力較差、表現不佳而不能保質保量完成工作任務的。
v 嚴重違反勞動紀律和中心的規章制度的。如打架、鬥毆、罵架影響惡劣的;營私舞弊、亂拉關係圈的;在中心工作場所賭博或做其它與工作無關的事情屢教不改的。
v 由於工作失職發生兩次及以上事故的，或單次事故對中心或學校造成巨大不良影響的。
v 亂拿亂帶中心物資兩次及以上或單次在50元以上的，或偷竊學校其它任何物資的。
v 患有非本職工作引起的疾病或非因公負傷，醫療期滿後不能勝任工作的。
v 工作態度差、缺乏責任心和主動性的、不勝任工作。
v 不服從管理員安排或頂撞管理員的。
v 其它相關制度規定符合辭退條件的。
v 其它情形的，如觸犯法律等。
2.員工自動辭退
v 公司員工因故辭職時，本人應提前三十天向直接上級提交《辭職申請表》，經批准後轉送人事部門稽核，高階員工、部門經理以上管理人員辭職必須經總裁批准。
v 收到員工辭職申請報告後，人事部門負責瞭解員工辭職的真實原因，並將資訊反饋給相關部門 ,以保證及時進行有針對性的工作改進。
v 員工填寫《離職手續辦理清單》，辦理工作移交和財產清還手續。
v 人事部門統計辭職員工考勤，計算應領取的薪金，辦理社會保險變動。
v 員工到財務部辦理相關手續，領取薪金
v 人事部門將《離職手續清單》等相關資料存檔備查，並進行員工資訊資料置換。
第二章 行為規範
第一節 職業準則
一、基本原則
1.公司倡導正大光明、誠實敬業的職業道德，要求全體員工自覺遵守國家政策法規和公司規章制度。
2.員工的一切職務行為，必須以公司利益為重，對社會負責。不做有損公司形象或名譽的事。
3.公司提倡簡單友好、坦誠平等的人際關係，員工之間應互相尊重，相互協作。
4.公司內有親屬關係的員工應迴避從事業務關聯的工作。
二、員工未經公司法人代表授權或批准，不能從事下列活動：
1.以公司名義考察、談判、簽約
2.以公司名義提供擔保或證明
3.以公司名義對新聞媒體發表意見、資訊
4.代表公司出席公眾活動
三、公司禁止下列情形的個人投資
1.參與業務關聯單位或商業競爭對手經營管理的
2.投資於公司的客戶或商業競爭對手的
3.以職務之便向投資物件提供利益的
4.以直系親屬名義從事上述三項投資行為的
四、員工在對外業務聯絡中，若發生回扣或佣金的，須一律上繳公司財務部，否則視為貪汙。
五、保密義務：
1.員工有義務保守公司的經營機密，務必妥善保管所持有的涉密檔案。
2.員工未經授權或批准，不準對外提供公司密級檔案、技術配方、工藝以及其他未經公開的經營情況、業務資料等。
第二節 行為準則
一、工作期間衣著、髮式整潔，大方得體，禁止奇裝異服或過於曝露的服裝。男士不得留長髮、怪發，女士不留怪異髮型，不濃妝豔抹。
二、辦公時間不從事與本崗位無關的活動，不準在上班時間吃零食、睡覺、幹私活、瀏覽與工作無關的網站、看與工作無關的書籍報刊。
三、禁止在辦公區內吸菸，隨時保持辦公區整潔。
四、辦公接聽電話應使用普通話，首先使用“您好，XX公司”，通話期間注意使用禮貌用語。如當事人不在，應代為記錄並轉告。
五、禁止在工作期間串崗聊天，辦公區內不得高聲喧譁。
六、遵守電話使用規範，工作時間應避免私人電話。如確實需要，應以重要事項陳述為主，禁止利用辦公電話閒聊。
七、文具領取應登記名稱、數量，並由領取人簽名。嚴禁將任何辦公文具取回傢俬用。員工有義務愛惜公司一切辦公文具，並節約使用。
八、私人資料不得在公司列印、影印、傳真。
九、未徵得同意，不得使用他人計算機，不得隨意翻看他人辦公資料物品。需要保密的資料，資料持有人必須按規定儲存。
十、根據公司需要及職責規定積極配合同事開展工作，不得拖延、推諉、拒絕;對他人諮詢不屬自己職責範圍內的事務應就自己所知告知諮詢物件，不得置之不理。
十一、為保障公司高效執行，員工在工作中有義務遵循以下三原則：
1 、如果公司有相應的管理規範，並且合理，按規定辦。 2 、如果公司有相應的管理規範，但規定有不合理的地方，員工需要按規定辦，並及時向制定規定部門提出修改建議，這是員工的權利，也是員工的義務。 3 、如果公司沒有相應的規範，員工在進行請示的同時可以建議制定相應的制度。
第三節 獎懲
一、獎懲種類
獎懲分行政、經濟兩類。其中：行政獎勵包括表揚、記功、記大功、升職或晉級，經濟獎勵包括加薪、獎金、獎品、有薪假期。行政處罰包括警告、記過、記大過、除名，經濟處罰包括降薪、***、扣發獎金。
二、獎勵條件
1.維護團體榮譽，重視團體利益，有具體事蹟者
2.研究創造成果突出，對公司確有重大貢獻者
3.生產技術或管理制度，提出具體改進方案或合理化建議，採納後具有成效者
4.積極參與公司集體活動，表現優秀者
5.節約物料、資金，或對物料利用具有成效者
6.遇有突變，勇於負責，處理得當者
7.以公司名義在市級以上刊物發表文章者
8.為社會做出貢獻，併為公司贏得榮譽者
9.具有其他特殊功績或優良行為，經部門負責人呈報上級考核通過者
三、懲罰條件
1.違法犯罪，觸犯刑律者
2.利用公司名義在外招搖撞騙，謀取非法利益，致使公司名譽蒙受重大損害者
3.貪汙挪用公款或盜竊、蓄意損害公司或他人財物者
4.虛報、擅自篡改記錄或偽造各類年報、報表、人事資料者
5.洩漏科研、生產、業務機密者
6.謾罵、毆打同事領導，製造事端，查證確鑿者
7.工作時間內打架鬥毆、喝酒肇事妨害工作生產秩序者
8.妨害現場工作秩序或違反安全規定措施
9.管理和監督人員未認真履行職責，造成損失者
10.遺失經管的重要檔案、物件和工具，浪費公物者
11.談天嬉戲或從事與工作無關的事情者
12.工作時間擅離工作崗位，致使工作發生錯誤者
13.因疏忽導致設施裝置或物品材料遭受損害或傷及他人
14.工作中發生意外而不及時通知相關部門者
15.對有期限的指令，無正當理由而未如期完成者
16.拒不接受領導建議批評者
17.無故不參加公司安排的培訓課程者
18.發現損害公司利益，聽之任之者
19.玩忽職守或違反公司其他規章制度的行為
四、獎懲相關規定
1.行政獎勵和經濟獎勵可同時執行，行政處罰和經濟處懲可同時執行，獎懲輕重酌情而定。
2.獲獎勵的員工在以下情況發生時，將作為優先考慮物件：
***1***參加公司舉行或參與的各種社會活動
***2***學習培訓機會
***3***職務晉升、加薪
***4***公司高層領導年終接見
3.一年內功過相當可抵消，但前功不能抵後過。可相互抵消的功過如下：
***1*** 大過一次與大功一次
***2***記過一次與記功一次
***3***警告一次與表揚一次
4.表揚三次等於記功一次，記功三次等於大功一次 ，記過三次等於大過一次。
5.各級員工獎懲由所在部門或監督部門列舉事實，填寫《獎懲申報單》，集團總部員工及各子公司中級以上員工獎懲，經人事部門查證後核定，記功***記過***以上獎懲需經總裁審批，子公司其餘員工獎懲由人事部門查證後，經總經理審批。
6.各項獎懲事件，需書面通知本人，酌情公佈，同時記錄備案，作為績效考核的依據。受處罰員工如有不服可在 7 個工作日內以書面形式向人事部門申訴，人事部門經核查後將處理結果反饋給申訴員工。
第三章.保密制度
一、 保密守則
***一***不該說的祕密，絕對不說;
***二***不該問的祕密，絕對不問;
***三***不該看的祕密，絕對不看;
***四***不該記錄的祕密，絕對不記;
***五***不在非保密本上記錄祕密;
***六***不在私人通訊中涉及祕密;
***七***不在公共場所談論祕密;
***八***不隨便存放祕密檔案、資料;
***九***不在普通電話、普通郵局傳遞祕密檔案;
***十***不攜帶祕密材料外出參觀、遊覽。
二、 文書保密制度
***一***接收檔案
1、收到檔案和信件啟封后，當天登記。按密級及一般檔案分類登記並編好順序號，貼上檔案呈批傳閱箋，於當天或第二天送辦公室主任閱批，然後根據辦公室主任提出的呈送意見，分別將檔案送給有關部領導和有關科室。
2、凡是急件、會議通知或時間性較強的檔案，必須隨收隨送，儘快送到有關領導。其他檔案亦要抓緊傳閱，一般不超過一星期傳閱完。
3、凡是祕密以上的檔案，必須在當天內閱讀，下班前交回檔案保管處，以確保檔案的安全。無密級的中共中央的檔案作密件保管，與一般檔案分開存放。
4、認真做好檔案的防盜、防失、防竊、防蟲、防潮等防護工作。一切檔案和檔案應放在指定的保密櫃和保密室。
5、做好檔案的立卷歸檔工作。立卷歸檔的案卷，有關部門或個人需查閱時，需經辦公室領導同意，才能准予查閱。
6、定期檢查清理檔案，做到傳閱檔案不積壓，不出錯漏，不丟失。按區保密局的要求定期清退祕密檔案。部內印發剩餘的檔案材料及一些沒有儲存價值的資料等統一送到定點紙廠化漿。
***二***檔案列印
1、凡列印檔案必須有領導籤批。
2、祕密檔案應按規定標明密級。列印錯的祕密材料及未公開的幹部任免討論材料要及時用碎紙機碎掉。印製祕密檔案過程中所形成的蠟紙、襯紙、清樣、廢頁、廢件等應及時銷燬，不得任意堆放。
3、檔案的原稿及列印好的檔案、資料應放入抽屜內，不得讓無關人員翻閱。
4、電腦打字、文印室一般情況下不得隨便進入。
5、打字員應嚴格保守國家祕密，不得將有關祕密的內容向外洩漏。
***三***發出檔案
1、檔案印好分發前，要檢查分發份數與實印份數是否相符，發文範圍是否確切，檔案格式是否符合要求，如發現問題要及時與辦文科室協商，處理後方可分發。
2、祕密、機密、絕密和急件、特急件、親收件要在信封上標明。同一信封內裝幾份不同內容、不同文號的檔案，必須在信封上標明。
3、信件在轉發出前，要再次清點核對，收文的單位數與件數是否相符，收文單位是否準確。
4、收發文均要辦好籤收。
三、 電腦管理保密制度
1、各科室使用的電腦日常維護由各科室派專人負責，如使用中遇本科室不能修復的故障，須向辦公室通報情況，由辦公室負責落實聯絡專業維修部門進行修理。辦公室負責保管各科室電腦維修的有關資料、指導各科室使用有關電腦裝置及聯絡專業維修部門保養、維修電腦裝置。
2、各科室使用的電腦必須安裝由國家有關部門認可的防電腦病毒軟體，並經常做好防電腦病毒軟體的升級工作。對交換、複製、下載的資料要做好防電腦病毒工作。如使用電腦過程中發現電腦被感染病毒的，應立即停止使用，並迅速向辦公室報告，採取適當措施防止電腦病毒的擴散，待病毒清除後方可繼續使用。
3、必須嚴格執行使用電腦的有關保密規定，加強對保密資料載體***磁碟、行動硬碟、記憶棒、光碟、列印紙等***的管理，按保密要求進行使用、複製、轉送、攜帶、移交、儲存、銷燬。對有保密要求的電腦和資料載體，不得聯接在Internet網中進行任何操作和使用。同時，要自覺接受區國家保密局等國家保密部門依法進行的資訊保安保密監督和檢查。
4、上網資訊實行“誰上網，誰負責”的原則，不得瀏覽、下載黃色及反動網頁及資料。
5、本部電腦裝置原則上不外借其他單位使用，如確需外借的，必須經部領導批准。
四、 影印機管理保密制度
1、影印祕密級以上檔案，必須嚴格遵守審批登記制度，嚴禁私自影印和濫印檔案。
2、影印祕密檔案要請示主管保密工作的領導，履行審批、登記手續，並將影印件按原件要求管理。
3、影印機由部辦公室負責管理，外單位和個人未經許可不得隨意動用。
五、 其他
1、手機使用要嚴格按照《關於加強手機使用保密管理的通知》規定，召開重要會議時必須關閉手機，不得在固定電話、手機中談論祕密事項或內部事項。
2、如發生洩密問題時，要及時、主動向部領導如實報告，並積極配合有關部門進行調查處理。