生活中撥打和接聽電話規範

  電話禮儀是生活中非常常見的禮儀,下面就讓小編給大家介紹生活中撥打和接聽電話禮儀的規範吧!

  生活中***的禮儀規範

  ***一***選好通話的時間

  ***,首先要考慮在什麼時間最合適。如果不是特別熟悉或者有特殊情況,一般不要在早7 點以前、晚10 點以後打電話,也不要在用餐時間和午休時打電話,否則,有失禮貌,也影響通話效果。

  ***二***禮貌的開頭語

  當對方拿起聽筒後,應當有禮貌地稱呼對方,親切地問候“您好” 。只詢問別人,不報出自己是不禮貌的。如果需要講的內容較長,可問:“現在與您談話方便嗎?”

  ***三***用聲調傳達感情

  講話時語言流利、吐字清晰、聲調平和,能使人感到悅耳舒適。再加上語速適中、聲調清朗、富於感情、熱情洋溢,使對方能夠感覺到你在對他微笑,這樣富於感染力的電話,一定能打動對方,並使其樂於與你對話。

  ***四***有所準備,簡明有序

  如果要談的內容較多,可在紙上列出。尤其是業務電話,內容涉及時間、數量、價格,有所記錄是非常必要的。

  ***五***電話三分鐘原則

  在正常的情況下,一次打電話的全部時間,應當不超過3 分鐘。除非有重要問題必須字斟句酌地反覆解釋、強調,一般在通話時都要有意識地簡化內容,儘量簡明扼要。通話不超過3 分鐘的做法又稱“打電話的3 分鐘原則” ,它是所有商務人員都要遵守的一項制度。一般來講,在打電話時要貫徹3 分鐘原則,主要的決定權在發話人手裡,因為在通話時先拿起、先放下話筒的通常都是發話人。在通話時,切忌沒話找話、不談正題、東拉西扯,更不要在電話裡跟別人玩“捉迷藏” ,說什麼“你猜猜我是誰” 、“你知道我在哪兒” 、“想知道我在幹什麼嗎” 、“不想問一問還有誰跟我在一起嗎”等。為了節省通話時間,不但通話時要長話短說,而且在撥電話時,也要少出或不出差錯。需要總機接轉

  時,應主動告知分機號碼,不要等人家詢問。若不知分機號碼,則應提供受話人的部門和姓名。若對此不清楚,則最好不要去麻煩話務員。

  ***六***禮貌的結束語

  打完電話,應當有禮貌寒暄幾句“再見” 、“謝謝” 、“祝您成功”等恰當的結束語。

  生活中接聽電話的禮儀規範

  ***一***及時、禮貌地接聽電話

  電話鈴響了,要及時去接,不要怠慢,更不可接了電話就說“請稍等” ,撂下電話半天不理人家。如果確實很忙,可表示歉意,說:“對不起,請過10 分鐘再打過來,好嗎?”

  在正式的商務交往中,接電話時拿起話筒所講的第一句話,也有一定的要

  求,常見的有以下三種形式:

  ***1***以問候語加上單位、部門的名稱以及個人的姓名。這種形式最為正式,例如,“您好! 大地公司銷售部劉翔。請講。”

  ***2***以問候語加上單位、部門的名稱,或是問候語加上部門名稱。它適用於一般場合,例如:“您好! 大地公司銷售部。請講。”或者:“您好! 辦公室。請講。”後一種形式,主要適用於由總機接轉的電話。

  ***3***以問候語直接加上本人姓名。它僅適用於普通的人際交往。例如:“您好! 余文。請講。”需要注意的是,在商務交往中,不允許接電話時以“喂,喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮” 。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口” ,一個勁兒地問人家“你是誰”或“有什麼事兒呀” 。

  ***二***自報家門

  自報家門是一個於人方便、自己方便,且節約時間、提高效率的好方式。

  ***三***認真傾聽,積極應答

  接電話時應當認真聽對方說話,而且不時有所表示,如“是” 、“對” 、“好” 、“請講” 、“不客氣” 、“我聽著呢” 、“我明白了”等等,或用語氣詞“唔” “嗯” 、“嗨”等,讓對方感到你是在認真聽。漫不經心、答非所問,或者一邊聽一邊同身邊的人談話,都是對對方的不尊重。

  ***四***認真清楚地記錄

  在電話中傳達有關事宜,應重複要點,對於號碼、數字、日期、時間等,應再次確認,以免出錯。隨時牢記5W1 H 技巧,所謂5W1 H 是指: When***何時*** ,Who***何人*** , Where***何地*** ,What***何事*** ,Why***為什麼*** ;How***如何進行*** 。在工作中這些資料都是十分重要的,對打電話、接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,這有賴於5W1 H 技巧。

  ***五***友善對待打錯的電話

  如果對方打錯了電話,應當及時告之,口氣要和善,不要諷刺挖苦,更不要表示出惱怒之意。正確處理好打錯的電話,有助於提升組織形象。

  ***六***正確代接電話

  替他人接電話時,要詢問清楚對方姓名、電話、單位名稱,以便在接轉電話時為受話人提供便利。在不瞭解對方的動機、目的是什麼時,請不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人資訊,比如手機號等。

  ***七***巧問對方姓名

  如果對方沒有報上自己的姓名,而直接詢問上司的去向,應禮貌、客氣地詢問對方:“對不起,您是哪一位?”

  ***八***禮貌地結束通話電話

  掛電話一般由上級、長輩先掛,雙方職級相當時,一般由主叫方先掛。結束通話電話前的禮貌不可忽視,要確定對方已經結束通話電話,才能輕輕掛上電話。