公文的概述及寫作

　　公文，實際上就是公務檔案或者稱公務文書的簡稱，是檔案的一個主要門類。公文是國家機構、社會團體、企業事業單位和其他社會組織在公務活動中，為行使法定職權所製作的檔案。下面介紹一下公文的概述及格式要素。歡迎參閱。

　　公文的概述

　　一公文的功能

　　1、公文用於傳達貫徹黨和國家的方針政策和各項指令，在公務活動中發揮領導與指導的作用，是加強集中領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。

　　2、公文是下級機關請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯絡的基本手段。通過公文，使下情上達，為領導機關制定決策提供依據，同時，有利於上級機關對發生的問題及時進行處理。

　　3、公文用於釋出法規與規章，在國家行政管理與維護社會主義建設秩序方面發揮著規範作用。

　　4、公文是溝通機關之間橫向聯絡的紐帶。它比其他資訊溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。通過公文，機關之間能夠相互交通訊息、商洽事務，在工作上取得協調與配合。

　　5、公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業中發揮著闡明事理、啟發覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育幹部和群眾的好教材。

　　6、公文是社會活動的真實記錄。它印證了公文作者的合法身份，記錄了各項管理活動的性質、狀態，因此，具有重要的憑證作用。

　　二公文的主要類別

　　依據不同的標準，可從多角度對公文進行類別劃分，而其中較有實用價值的有如下幾種：

　　1、根據形成和作用的具體公務活動領域的不同，公文可分為通用公文與專用公文兩類。

　　1通用公文。指黨、政、軍機關和人民團體、企業、事業單位和其他社會組織在公務活動中普遍形成和使用的公文。

　　2專用公文指在一定專業機關或專門的業務活動領域內，因特殊需要而專門形成和使用的公文。

　　2、制發公文的機關根據公文傳遞方向的不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三類。

　　1上行文。指向所屬上級機關發出的公文。

　　2下行文。指向所屬下級機關發出的公文。

　　3平行文。指向同一組織系統或專業系統中的同級機關以及向非同一組織系統和專業系統的不相隸屬的任何級別的機關發出的公文。

　　3、根據內容性質的差異，公文可分為規範性、領導指導性、公佈性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文等數類。

　　1規範性公文。指以強制力推行的用以規定各種行為規範的法規、規章、制度等。

　　2領導指導性公文。指由領導指導機關制發的用於頒佈法規、規章，指導、佈置工作，闡明領導指導原則的公文。

　　3公佈性公文。指內容可直接向國內或國內外公開發布的公文。如通告、公告等。

　　4陳述呈請性公文。指向所屬上級機關陳述情況，彙報工作，提出建議，請求指示或批准的公文。如請示、報告等。

　　5商洽性公文。指無傳遞方向限制而內容多為平等協商討論一般事項的函件等。

　　6證明性公文。指以對某組織或個人的身份、使命、資歷的介紹和對有關各方面就共同完成一個目標而需要獲取和履行的權利、利益、義務、責任的規定，以及對某些事件的證實為內容，可作為專門憑據的公文。如介紹信、證明信等。

　　4、根據公文涉及祕密的程度，可分為對外公開、限國內公開、內部使用、祕密、機密、絕密公文等六類。

　　1對外公開的公文。指不涉及任何祕密可對國內外公之於眾的公文。

　　2限國內公開的公文。指雖不涉密但不宜或不必向國外公佈而只需在國內公開發布的公文。

　　3內部使用的公文。指雖不涉密，但不宜或不必對社會公開，只限在本機關、組織系統或專業系統內部使用的公文。

　　4祕密公文。指含有一般的祕密，洩露會使國家或團體的安全和利益遭受損害的公文。

　　5機密公文。指含有重要的祕密，洩露會使國家或團體的安全和利益遭受嚴重損害的公文。

　　6絕密公文。指含有最重要的祕密，洩露會使國家或團體的安全和利益遭受特別嚴重損害的公文。

　　5、根據對公文處理時間方面的限制和要求，公文可分為：平件、急件、特急件三類。

　　1平件。指無特殊時間要求，按工作常規依次傳遞處理的公文。

　　2急件。指內容較重要並緊急，需優先迅速傳遞處理的公文。

　　3特急件。指內容重要並特殊緊急，需打破工作常規隨到隨優先迅速傳遞處理的公文。

　　6、在機關內，根據來源可將公文分為收文、發文兩類。

　　1收文。指本機關收到的來自外部的公文。

　　2發文。指由本機關製成發往外部的或只供內部使用的公文。

　　公文的格式要素一般包括：

　　一發文機關版頭

　　發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。

　　版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：

　　1、由發文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”兩字組成，以大字套紅居中，印在檔案首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府檔案”、“浙江省人事廳檔案”。

　　2、由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府通知”、“××市教育委員會函”。

　　3、印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。

　　至於幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。

　　二公文份號 〖ht〗公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號，位於版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

　　三祕密等級 〖ht〗公文的祕密等級分為“絕密”、“機密”、“祕密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家祕密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家祕密及其密級具體範圍的規定等確定，標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，後標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、祕密分別可按30年、20年、10年認定。

　　四緊急程度

　　緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標註在版頭左上角“祕密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。

　　五發文字號 〖ht〗發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第12號檔案，發文字號為“國發〔1998〕12號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處，用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。

　　六簽發人簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義釋出的公文，由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。這裡指的是後一種情況，簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。

　　七標題

　　公文標題位於版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標誌。如一份公文沒有版頭，標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

　　公文標題由發文機關名稱、公文主題事由、文種三部分組成。例如，《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》，這裡“國務院”是發文機關;“關於加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的片語組成介詞結構。

　　擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

　　1、批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關於”的“關於”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性檔案加書名號外，均不對原標題加書名號。

　　2、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規範性檔案進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規範性檔案的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，後加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規範性檔案”，就顯得既明確又簡潔。

　　3、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。

　　4、標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

　　5、公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：

　　國務院關於依靠科技振興農業