文祕怎樣接待外賓

　　接待是文祕的主要工作之一，你知道怎樣接待外賓嗎，本文是小編為大家整理的，僅供參考。

　　如何接待外賓?在接待外賓過程中經常遇到的一些禮儀程式和不同方式的活動，如迎送、宴請、會見、會談等。

　　關於邀請的方式。外賓來訪，通常要由東道國先發出邀請，這既是禮節，也是一項必要的手續。邀請一般應以局面方式進行，被邀者在接到邀請函後，應及時給予答覆，並據此辦理有關的手續。邀請函除表示歡迎之意外，也表明被邀請者的身份、訪問的性質以及訪問的日期和時間等內容。有時，為了表示客氣，也可請被邀者在他認為“方便的時候”來訪，或將時間留待以後“另行商定”。

　　有些國家對邀請外國領導人來訪，做出了某些規定。例如，我國規定，應邀來訪的國家元首、政府首腦訪華天數一般以5天為限，最長不超過7天。其抵京日期，應避開中方的節假日和星期天。如因航班等原因實難避開，則抵京當日中方不安排正式活動。關於接待外賓的費用，國際上比較通行的做法是，來訪者的國際旅費由來訪者自己負擔，在抵達東道國國境後的住宿交通等，由東道主招待。告別宴會或答謝宴會的費用，由來訪者自理。但費用問題也可由雙方通過協商決定。例如，對某些外賓安排自費來訪，東道主除付設宴招待的費用外，全部住宿交通費均由來訪者自行負擔。還有的國家因財力所限，對來訪代表團有人數限制，或在邀請時，即言明邀請的人數，超出部分的人員，費用自理。據俄羅斯《訊息報》1995年月日1月3日報道，外國總統訪俄，俄方只負擔12~15人的費用，俄總統出訪，對方也是這麼辦。隨領導人來訪的企業家、記者等的費用一般自理;專機機組人員的費用，除雙方民航有互惠協定外，一般亦應自理。

　　為了搞好接待，在外賓抵達以前，就應做好充分的準備工作。首先，要搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。例如，來訪外賓的總人數，是否包括主賓和其他人員的配偶，來訪人員的職務、性別、禮賓次序等情況，這些均可請對方事先提供。重要國賓來訪，其隨訪人員中，有正式隨行人員或代表團團員和工作人員之分，而正式隨行人員中有的還是政府的高階官員。此外，有的國家領導人來訪，隨行的還有企業家、記者以及專機的機組人員等。這些都應在事先了解清楚，以便由有關單位做好相應的接待準備。

　　對於外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等也可事先向對方探詢，必要時，還可向對方索要來訪者的血型資料。擬訂來賓訪問日程前，還要向對方瞭解清楚抵離的日期和時間、交通工具和施行路線、對參觀訪問的具體願望等。飛機起降的具體時間，可經由民航部門密切掌握。

　　訪問日程一般應由東道國道國首先提出。日程草案擬訂後，可先將主要內容告知對方，以便聽取對方意見，並使對方有所準備。日程安排的好壞，對訪問的成功與順利進行具有重要的意義。特別是國家領導人的訪問，既要使日程安排符合禮議規格的一般要求，又要避免使人感到所有這類訪問都千篇一律。在擬訂日程草案時，除了遵循通常的禮儀程式以外，還要考慮以下一些因素：1.訪問的目的和性質;2.訪問者的願望;3.訪問者同東道國的哪些人和事有特殊的關係;4.訪問者過去是否曾經來訪過，哪些專案過去已經看過，如何使本次訪問更具特色;5.來訪者的年齡及身體狀況能適應的活動限度;6.代表團其他成員的特殊要求與安排，特別是主賓的夫人，有時可以另行排一些有意義的活動。除了以上因素以外，主方領導人的時間安排是一個十分重要的因素，事先應當同有關的辦 公室聯絡好。

　　日程安排的鬆緊應適當。活動安排太少，讓客人有時在賓館裡無所事事，會感到受冷遇;活動安排太多，又會令客人筋疲力盡。要保持日程安排適當平衡確非易事。為了讓客人在有限的時間內，多看一些東西，多接觸一些人，常常容易把日程排得太滿，沒有輕鬆休息的時間。美國前總統艾森豪威爾談起英國女王緊張的訪美日程時說：“她們一定希望有時間休息安靜一下。……如果任何助手敢把我的日程安排得像她們的那樣緊張，我就要把他解僱。”

　　有些大型代表團來訪，為了達到更好的效果，可以安排他們分組活動。有的次要活動，可以安排代表團其他成員參加，以減輕主賓的勞累。接待規格的高低，體現了對來訪客人的重視程度和歡迎的熱烈程度。

　　對於接待規格的高低也往往比較敏感。因此，對於來訪客人的接待規格要妥善掌握。

　　接待規格的高低常常從各方面表現出來。例如，宴會規模的大小，出席宴會的主方人員的身份;某些禮儀活動的隆重程度等，甚至有時住房和交通工具的安排，也會被人視為接待規格高低的反映。因此，對於同一級別的國賓，應保持大體上差不多的接待規格，以免給人以厚此薄彼的感覺。而對於某些在政治上或兩國關係上有特殊需要的國賓給以“破格”的接待，則可能會收到明顯的效果。

　　接待規格雖然可以從多方面反映出來，但領導人的接見尤其重要。由誰接見，談得怎麼樣，都是人們所關注的熱點。有時候，東道國的主要領導人不在首都，來賓亦願特意去外地會見。所以，在擬訂接待計劃和安排活動日程時，對領導人的接見，要給予特別的重視。

　　各國對來訪外賓，尤其是國賓的安全，都特別重視。有些國家在重要國賓來訪時，採取特別的安全警戒措施。這是因為東道國政府有責任保證客人在其境內逗留期間的人身安全。按照國際上通常的做法，國賓來訪，自入境之時起，其安全保衛的責任，就落在東道國肩上。東道國政府應同來訪國政府配合，精心制定保護他們的計劃，包括警察護送、現場控制、近身保衛、食物品嚐、交通安全以及其他一切必要的技術和預防性措施。禮賓部門在考慮日程和活動現場的安排時，也應將安全因素考慮在內。　　

　　外賓來訪期間的生活接待十分重要。住房、坐車、生活起居，要儘量使其舒適、方便、安全，飲食應當可口。住地應當選擇在環境優美安靜的地段，以便使來賓在繁忙緊張的活動之後得到適當的歇息。國事訪問一般以住國賓館、高階飯店為多，這些地方裝置好，服務周到有經驗。也有的國家為了講究禮儀規格而安排來賓住在王宮、別墅等地方。元首住地應升來訪國的國旗或元首旗。住房的分配，身邊工作人員，如祕書、譯員、近身警衛和服務人員等應住在靠近主賓的房間。對代表團中的高階官員亦應妥善安排。除非不得已的情況，單身漢亦應安排單獨房間，而不要安排單身漢兩人合住。住房可由東道主安排分配後，再徵求客人意見;也可將房間位置圖提前交給對方，請對方自行安排。

　　常年有外賓居住的高階賓館、飯店，都應把搞好生活接待、不斷提高服務質量作為其孜孜不倦的奮鬥目標，不但要配備先進的生活裝置，而且要有優質的服務。對客人要細緻周到、體貼溫馨，於細微處見精神。有一位紐約商人是泰國曼谷東方飯店的常客，有一次他在星期五住進這家飯店，發現飯店把他的房間安排在二樓靠近樓梯的地方，他見此深受感動，因為基於宗教的緣由，他在星期五不能搭乘電梯。事情雖小，其情可嘉。

　　關於飲食，應按外賓的習慣和愛好，儘量搞好。還應按外賓習慣，在房間內準備一些飲料、水果等，供其隨時取用。

　　對於來賓國家的國旗元首旗的旗樣和製作說明，國歌的樂譜可以通過外交途徑向對方索要。此外，還要收集一些來訪國的樂曲，供奏席間樂及晚會表演時用。

　　國賓來訪，一般都要送禮給東道國的領導人和工作人員，東道國亦相應贈禮答謝。領導人互贈禮品，可在會見時當面致送，也可通過禮賓工作人員轉交;給一般隨行人員和工作人員的禮品，則可收禮賓人員轉交。送禮要避免千篇一律，重複雷同，因此對每次來訪國賓的禮物，應有所記載，以備日後查閱。送給來訪國賓的禮物，應爭取隨專機帶走。如無專機，則一般不宜贈送大件易碎難運的禮品，以便於賓客作為隨身行李運走。

　　我國做法是，外國國家元首來訪，我駐該國的大使可以提前或陪同來賓回國，參加接待工作。有時，外國政府首來訪，亦可作此安排。這不但有利於溝通情況，做好接待工作;而且有利於我駐外大使在訪問結束返館後，在當地開展工作。這也是符合一般國際禮儀的做法，其他國家也有類似做法。來訪國賓去首都以外的其他城市訪問，交通工具一般應由東道國安排。外國元首、政府首腦一般安排乘坐專機或火車專列，也有乘包機或火車上加掛專用車廂的。其他一般代表團乘坐班機。公路交通發達的國家，也可視情況乘汽車。

　　國家元、政府首腦去外地，均由政府派其他高階官員陪同前往。當地的市長、省長舉行歡迎宴會，致歡迎詞，來訪的主賓或其他主要官員答詞。省、市長一般應陪同參觀訪問。政治性會談一般在首都舉行，個別情況下也在外地舉行的。著名的中美《上海公報》就是最終在上海談定並公佈的。

　　接待外賓，特別是接待重要國賓，任務重，時間緊，是一項涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等許多單位和人員的綜合工程。國家主要領導人常常親臨參加，親自主持，並有廣泛的群眾參與。因此，各國都有一支精明、幹練、經過培訓能相互默契配合的接待人員隊伍。這也是做好接待工作的一項基本保證。

　　祕書接待禮儀常識

　　一、握手

　　1、握手時力度要適中，大家可以練練。太輕給人以輕視。太重，也不好。

　　時間：在心裡默數1,2,3,4,5後才緊開手。

　　二、迎接禮儀

　　1、要先介紹最高領導，依次介紹。你好!這位是我們公司的姚主席，這位是張副主席。

　　2、把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"。

　　3、把小的介紹給老的。"劉總，你好，這是小王"。千萬別調換了。

　　4、飛機場接人時，拿行李，安排住宿。"你好!辛苦了!旅程怎麼樣?"

　　三、接待禮儀

　　1、引導，要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個臺階，不要走的太快。一步走兩、三個臺階，有的客人尤其是女的，穿著小裙子，走不動，你一下邁兩、三個臺階，她要在後面跑，才能跟上你，會累壞人家的。

　　2、要讓客人走樓梯的內側。主人走外側。所謂內側是繞著中心的一側。

　　接待禮儀基本知識全攻略 2006-7-1

　　迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有 周密的佈署，應注意以下事項。

　　一對前來訪問、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。

　　二主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心裡留下陰影，事後無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信 譽的印象。

　　三接到客人後，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然後向對方作自我介紹，如果有名 片，可送予對方。注意送名片的禮儀：

　　1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話， 能否留張名片給我?”

　　2、作為接名片的人，雙手接過名片後，應仔細地看一遍，千萬不要看也不 看就放袋，也不要順手往桌上扔。

　　四迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。

　　五主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續並將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，並把準備好的地圖或旅遊圖、名勝古蹟等介紹材料送給客人。

　　六將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人蔘與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯絡的時間、地點、方式等告訴客人。

　　二、接待禮儀

　　接待客人要注意以下幾點。

　　一客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負 責人到對方單位去。

　　二客人到來時，我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人願意等待，應該向客人提供飲料、雜誌，如果可能， 應該時常為客人換飲料。

　　三接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

　　1、在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走 在內側。

　　2、在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在後面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在後面，上下樓梯時， 接待人員應該注意客人的安全。

　　3、在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入後關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

　　4、客廳裡的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下後，才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 一般靠近門的一方為下座。

　　四誠心誠意的奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規矩，遞茶也有許多講究。

　　三、乘車禮儀

　　一小轎車。

　　1、小轎車的座位，如有司機駕駛時，以後排右側為首位，左側次之，中間 座位再次之，前坐右側殿後，前排中間為末席。

　　2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側為首位，後排右側次之，左側再次之，而後排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。

　　3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐後座，男士要服務於自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然後自己再上車。

　　4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應邀友人坐前座，友人之婦坐後座， 或讓友人夫婦都坐前座。

　　5、主人親自駕車，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車後，在後面坐的客人應改坐前座，此項禮節最易疏忽。

　　6、女士登車不要一隻先踏入車內，也不要爬進車裡。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車裡，雙膝一定保持合併的 姿勢。

　　二吉普車

　　吉普車無論是主人駕駛還是司機駕駛，都應以前排右坐為尊，後排右側次之，後排左側為末席。上車時，後排位低者先上車，前排尊者後上。下車時前排客人 先下，後排客人再下車。

　　三旅行車

　　我們在接待團體客人時，多采用旅行車接送客人。旅行車以司機座後第一排 即前排為尊，後排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。

　　四、饋贈禮儀

　　在經濟日益發達的今天，人與人之間的距離逐漸縮短，接觸面越來越廣，一些迎來送往及喜慶宴賀的活動越來越多，彼此送禮的機會也隨之增加。但如何挑 選適宜的禮品，對每一個人都是費解的問題。懂得送禮技巧，不僅能達到大方得 體的效果，還可增進彼此感情。 送禮忌諱

　　1、選擇的禮物，你自己要喜歡，你自己都不喜歡，別人怎麼會喜歡呢?

　　2、為避免幾年選同樣的禮物給同一個人的尷尬情況發生，最好每年送禮時 做一下記錄為好。

　　3、千萬不要把以前接收的禮物轉送出去，或丟掉它，不要以為人家不知道，送禮物給你的人會留意你有沒有用他所送的物品。

　　4、切勿直接去問對方喜歡什麼禮物，一方面可能他要求的會導致你

　　超出預算，另一方面你即使照著他的意思去買，可能會出現這樣的情況，就是：呀，我曾經見過更大一點的，大一點不是更好嗎?”

　　5、切忌送一些將會刺激別人感受的東西。

　　6、不要打算以你的禮物來改變別人的品味和習慣。

　　7、必須考慮接受禮物人的職位、年齡、性別等。

　　8、即使你比較富裕，送禮物給一般朋友也不宜太過，而送一些有紀念的禮物較好。如你送給朋友兒子的禮物貴過他父母送他的禮物，這自然會引起他父母的不 快，同時也會令兩份禮物失去意義。

　　接受一份你知道你的朋友難以負擔的精美禮品，內心會很過意不去，因此，送禮的人最好在自己能力負擔範圍內較為人樂於接受。

　　9、謹記除去價錢牌及商店的袋裝，無論禮物本身是如何不名貴，最好用包裝紙包裝，有時細微的地方更能顯出送禮人的心意。

　　10、考慮接受者在日常生活中能否應用你送的禮物。