涉外書信通訊禮儀

  儘管時下各種電訊手段十分發達,但書信這種古老的資訊傳遞方式仍然是人們交流思想、業務往來的重要途徑。藉助書信工具傳遞資訊,必須區分國內書信與涉外書信,二者在格式"稱謂"郵發等方面有較大不同之處。

  從格式上看,涉外書信如英文信件的基本格式為:

  信頭及發信人地址"發信日期――見圖中1

  稱呼――見圖中2

  正文――見圖中3

  結尾――見圖中4

  簽名――見圖中5

  英文書信的信頭,一般以寫信人自己的地址開始,格式同信封上的寫法相同。地址每行尾用逗號,最後一行末用句號。記住,不能在地址上寫自己的名字。地址下面接著的是日期,英文書信日期習慣寫法是先日、月,後年,美國人則先寫月、日,後寫年。日期用基數詞或序數詞均可。

  英文書信的稱謂,是對收信人的尊稱語。大多寫在信箋左邊,約在信頭下半英寸之處。在私人信件中,常在收信人名前加上”親愛的”Dear或”我親愛的”My dear。寫給年長者、老師或其他敬重之人,則在姓前加上”先生”、”夫人”或”太太”、”小姐”等。

  英文書信正文同漢語一樣,是要給寫信人說的話。正文大多在稱謂下一行開始,信封的左邊要留有一英寸大小空白。

  信的結尾往往是幾個常用的致敬語,緊接正文之下,結尾的第一個詞要大寫,最後一個詞後用逗號。私人書信結語大多為:“致以美好祝福,你的朋友”,或“順致敬意,你忠實的朋友”之類。

  英文書信簽名放在結尾下面空開一點的略偏右處。若是私人信件,簽上自己名即可,不宜放上自己的頭銜。

  英文信紙須用質量好的白色紙,書寫用黑色或藍色墨水。

  信寫好後,裝入如下格式的信封:

  信封內容為:

  1.收信人地址:包括收信人、寓所門牌號、街號、市鎮名稱、所屬國家、所屬國名。

  2.收信人的郵區號碼。

  3.收信人姓名。先寫名,後寫姓。

  4.收信人稱謂。在姓名前加上。

  5.寄信人地址。

  特別提醒之語,應寫在信封左上角寄信人名址之下,如“請勿摺疊”之類。