關於公關接待的準備

　　從接到來客通知後，接待工作就開始進入準備工作階段。這是整個接待工作的重要環節，以下是小編為大家整理的，供大家參考!

　　1瞭解客人基本情況

　　接到來客通知時，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業、級別、人數等。其次要掌握客人的意圖，瞭解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達的日期、所乘車次、航班和到達時間，然後將上述情況及時向主管人員彙報，並通知有關部門和人員做好接待的各項準備工作。

　　2確定迎送規格

　　按照身份對等的原則，安排接待人員。對較重要的客人，應安排身份相當、專業對口的人士出面迎送;亦可根據特殊需要或關係程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對於一般客人，可由公關部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。

　　3佈置接待環境

　　良好的環境是對來賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環境應該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發、茶几、衣架、電話，以備接待客人、進行談話和通訊聯絡之用。室內應適當點綴一些花卉盆景、字畫，增加雅緻的氣氛。還可放置幾份報刊和有關本單位的宣傳材料，供客人翻閱。

　　4做好迎客安排

　　與行政或公交部門聯絡，按時安排迎客車輛;預先為客人準備好客房及膳食;若對所迎接的客人不熟悉，需準備一塊迎客牌，寫上“歡迎× × × 先生女士”以及本單位的名稱;若有需要，還可準備鮮花等。

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　　1.明確5W1H[2]

　　①Why——明確為什麼要舉辦會展，會展人員參加會展的目的、意圖和背景等。

　　②when——明確會展開始與結束的時間和會展接待開始與結束的時間，準確掌握來賓到達和離開的時間，及早通知全體迎送人員和有關單位。如有變化，應及時通知有關人員。

　　③where——明確會展所涉及的地點，包括會議或展覽的地點，住宿的地點，茶歇的地點，遊覽參觀的地點，各種物品和裝置擺放、陳列及存放的地點等。如需迎送，應確定迎送的地點，迎接人員應提前到達迎接地點，送行人員應在客人離開之前到達送行地點。

　　④who——明確會展的主持人、嘉賓、發言人、參加人員及服務人員。要了解會展相關人員的情況，包括姓名、性別、年齡、身份、職務、民族、宗教信仰、生活習俗、健康狀況、所代表的組織機構等基本情況。

　　⑤What——明確會展的主題、規格與形式，掌握在會展服務中，會場佈置、會展服務人員的著裝等方面應突出什麼樣的文化和特色。

　　⑥How——確定會展接待方法形式，即在明確上述5W的基礎上，針對具體的會展確定具體的會展接待策劃。會展接待策劃就是根據來賓的基本情況和會展主辦方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。接待日程安排在安排會議的同時，還要將其他的活動內容、專案及具體時間一一擬出，如迎送、會見、宴請、旅遊觀光、觀看文藝演出等。根據接待方案，具體安排落實來賓的食、住、行等方面的事項，最好指定專人負責。根據實際情況安排好禮品、紀念品的準備工作。重大國際性會展，還應做好各國領導、嘉賓及來賓的安全保衛和檔案資料保密的準備工作，並安排好新聞報道工作。當然，上述工作的前提是做好接待經費的預算。

　　2.確保安全

　　會展由於具有人員密集、外來人員較多的特點，安全就成為會展第一要務。具體包括以下內容。

　　1人身安全

　　曾經發生的火災、踩踏事件、食物中毒等都是會展的警示燈，這方面可以聯合當地的警方和志願者幫助安保一起控制。會展服務人員要事先預計好會展可能出現的意外，防患於未然。例如，正確估計參展人員的數量，檢查電路隱患，選用正規信譽好的食品供應商等。

　　2財務安全

　　會展在吸引大量專業和非專業的參觀者的同時，也會吸引來自世界各地的不法之徒，會展服務人員要注意保護參展人員的財務安全，特別是一些重要展品的存放和看管要有專人負責。

　　3資料安全

　　會展資料安全涉及範圍很廣，從會議角度說主要包括內部會議的內容、各種檔案的討論稿、備選的決策方案、會議記錄等，涉及經濟方面的數字和人事問題，重要的會議召開的時間、地點、出席的人員等。從展覽的角度說主要包括產品的核心技術、內部構造，以及會展開始前各展臺的佈置與風格及主要展品等。會展服務人員要做好會議保密工作，確保會展期間各項祕密的安全。應嚴格執行保密法規，嚴格執行保密紀律，制定一整套的保密措施，如會議的檔案要準確地劃分保密等級，必要時可規定只能在會場內閱看，離開會場時收回;注意檢查會場上擴錄音裝置及通訊線路，防止洩密;對來賓加強保密紀律和保密觀念教育，必要時採用現代的電子遮蔽技術;影印機、印刷機等印廢的會展檔案及底稿，應指定地點存放，妥善保管，在會後或在一定時間內指定專人銷燬;會展前嚴格限制到場人員，明確不準拍照、錄影，必要時和相關人員簽訂保密合同。