帕爾多·伊·巴雷達,J.
[拼音]:huiyi guanli
[英文]:conference management
對議事活動的管理,包括會議議題的確定、籌備到舉行的全過程。會議是集眾議事的一種組織活動,是國家行政機關推行工作的一種主要手段。有時也指某種特定的組織機構,如不結盟國家和政府首腦會議等。
根據不同的標準,會議種類可劃分為:告知性會議、謀劃性會議、執行性會議、立法性會議、臨時性會議和常設性會議。常設性會議有固定的出席者和固定的議事規則,甚至有固定的開會時間和會議內容。
會議管理的原則主要是控制會議數量,提高會議質量,使會議充分發揮應有的作用。會議管理一般分為兩個階段。準備階段:
(1)確定會議的議程、時間和地點。根據要解決問題的必要性和迫切性,確定會議的主題,選定議題,排列議程,決定出席者及會議的時間、地點。重要會議還須正式寫出籌備計劃。
(2)對會議議題進行準備。包括對各個議題所需材料的調查、研究、討論、擬製、印製。
(3)會議的組織技術準備。包括向會議出席者發出通知,提前分發會議材料,安排會議場所及生活服務措施,會場佈置等。舉行階段:
(1)按時舉行會議,並在開幕時宣佈或通過會議議程。
(2)嚴格按照議事規則或有關制度組織會議,包括對發言時間的限制。
(3)會議主持者要研究主持藝術,使會議開得有序、緊湊、高效。尤其要注意調動與會者的積極性。
(4)做好會議總結。每次會議要有最後成果,並告知與會者,必要時可在一定範圍內公佈。
(5)做好會後工作,整理會議記錄和材料,做好財務決算,安排對會議決議的貫徹落實。
會議管理應講究效率,全面考慮會議人力、財力和時間的消耗與收益之比。濫開會議會給行政管理帶來許多弊端。
▸ 鄂爾多斯導遊詞