青年律師如何與老闆卓有成效的溝通
律師是一個對溝通能力要求很高的職業,不僅在於我們需要面對客戶,與客戶溝通助其解決問題,也在於我們需要直面“老闆”——律所的合夥人。下面是小編為大家收集關於,歡迎借鑑參考。
一、如何建立良好的溝通機制
1.選擇合適的溝通方式
通訊異常發達的今天,從技術上看溝通不存在障礙;但從結果上看,不同的溝通方式,溝通效果大不一樣。
常用的溝通方式無外乎電子郵件、電話、微信和當面交談。對於工作聯絡,電郵是首選的溝通方式。書面表達可以完整呈現你要傳遞的內容,書面形式使得交流過程能夠被固定下來以便事後檢視。
比如,合夥人交辦了法律研究或法規檢索。在完成工作後,有的律師會通過微信的方式回覆反饋。大段的研究成果刷幾次屏都看不完;有的律師將一個法規連結發過去,一句話沒有,合夥人沒細看資訊就被新的推送淹沒了。
這些情況,極易讓合夥人對你產生誤解,以為問題沒研究透或反饋不及時,其實你工作早做完了,溝通方式沒選對。正確的做法是,通過電郵完整回覆,再用微信提示對方收取電郵。
當然,電郵優先只是一般性原則。在此之外,還應根據專案情況和工作任務的不同來選擇。
我們將工作任務按照正式程度、重要程度、緊急程度和便捷程度四個維度來考量。
由此可見,電郵是最正式的,面談是最重要的,電話是最緊急的,微信則是最便捷的。需要說明的是,有時我們對某項工作的處理,應當疊加多種溝通方式。
比如,緊急的工作彙報,首先電話溝通,然後微信或電郵總結溝通過程或交談要點發至對方,作為備忘。
2.說“不”,既是權利,也是義務
在職場上,要能坦誠地說“不”尤其困難。一切機構都存在某些等級組織形式,無論它多麼努力嘗試做到結構扁平化,仍然要面對組織架構可能帶來的無法坦誠溝通的挑戰。
儘管有諸多挑戰,坦誠說“不”,仍然是高效溝通和避免誤解的不二法則。
合夥人安排工作任務,你覺得不合適,要第一時間說出來;對專案有不同觀點,對檔案有不同意見,要第一時間說出來。“我不認可”,“我不這麼認為”,“我可能有其他觀點”——對於律師而言,說不,不僅是權利,也是義務。
客戶聘請律師,是基於信任律師能提供有價值的服務,能為他解決問題;而合夥人聘請我們,是基於信任我們能協助他為客戶提供有價值的服務,協助他為客戶解決問題;而不是我們會說“Yes”,會回覆“收到”或“好的”。
需要注意的是,當你和合夥人一同會見客戶時,如對合夥人的意見有質疑,應當在會後再向合夥人提出,而不可貿然在會上“說不”。因為此時,合夥人代表的是律所整體對外的專業形象,這是一個正式的商務場合,而不是一個非正式的討論場合。
我們的獨立思考和直接表達觀點,需要建立在與場合相對應的基礎上。
此外,不要覺得說了“不”,讓合夥人有失顏面,對自己職業發展不利。在眾多組織中,律所作為專業服務機構,是受層級觀念和等級文化影響最小的機構,所謂“沒有架子”。在這裡,有研究就有話語權。一位合夥人的固有觀點,不一定比剛做完法律研究的實習生意見來得準確。
在我以往的工作經歷中,合夥人樂於接受說“不”,只要你有充分研究和詳實依據。整個律所,大家普遍認可坦誠的意見表達,而對猶豫和閃爍其詞更為反感。
這是律所文化讓我喜歡的地方,也是律所作為專業機構,能持續為客戶產出有價值意見的機制保障。
3.沒有人會拒絕誠懇
溝通的效果來自談吐得體且態度誠懇。誠懇不需要愣頭青那樣橫衝直撞,而是妥當修飾後的誠實表達,這是青年律師需要琢磨的技巧。
對於溝通而言,除了表達的內容,表達的態度也很關鍵。興許你說的內容沒錯,但咄咄逼人的語調,很難讓人接受。每個人都有自己的表達風格,聲音洪亮的可以,細聲細語的也行,但一定要把握態度的誠懇,它影響著溝通物件的情緒。
人們在交流中所傳遞的情緒,進一步影響對方對交流內容的接受,可能是促進,也可能是阻礙。
要知道,人類本來就是一種理性與情感並存的動物,當我們進行溝通時,人腦中主管情緒的杏仁核無時無刻不在發揮作用。當我們流露出誠懇,且不問要溝通的內容,在情緒上已獲得對方的正面反饋,這就最大程度避免了誤解的產生。
二、如何採取恰當的彌補措施
倘若事前防範有漏洞,仍使自己被合夥人誤解,那麼你需要及時採取恰當的補救措施。
1.行動勝於抱怨
誤解發生後,行動勝於抱怨。急於解釋澄清,甚至謾罵抱怨,都只會使情況惡化。對於發生糟糕的事情而言,明智的做法就是止損。你要意識到,一定會有比眼下更糟的情況,是否更糟,取決於你。
行動,就是你的止損措施。不妨自我分析下被誤解的事件原委,看看是哪個環節出了問題。是自己的工作確實有瑕疵或失誤,還是合夥人理解有誤,抑或中間轉達環節出了差錯。
分析出原因所在,對出問題的部分補救或完善。自己沒做到位的,就不要說是誤解,把工作做到位是王道。
合夥人理解有誤的,可以梳理清事情原委,自己的出發點和行為原因,將此前溝通可能遺漏的資訊彌補上。
中間轉達出錯的,應與轉達方溝通,避免同樣問題下次出現。
2.用正確的姿勢道歉
人們通常認為,被誤解是自己受了委屈,誤會存在於對方,正義女神是自己。其實不然,誤解的產生原因往往是雙方的,試一試換位思考,你就會發現,對方可能也覺得被誤解了,也很委屈,即便他是老闆。
所以,對於誤解發生後的補救,除了就事論事用行動彌補,我們不妨嘗試用正確的姿勢道歉。
道歉,是一種補救關係和消除隱患的人際關係解決方案,看上去很平常,一句“sorry”的事,有何難。
事實上,“sorry”不是結束,只是道歉的開始。遺憾的是,很多人以為這就是道歉的全部。
我們來拆解一個姿勢正確的道歉方案:
①從說對不起開始
②表達對此事的認識
③提出新的請求和願景
這才是正確道歉的三部曲。對不起只是開始,在熟悉的人際關係中,如果只有這三個字是非常怠慢的。
想想你和愛人生氣吵架,對方道歉只有一句對不起,你會消氣嗎?誰不希望對方除了一句對不起,還有洗心革面的深刻認識,外加鮮花禮物和隆重的約會請求,這樣的道歉姿勢哪還有誤解存在的空間。
工作亦如此。
當我們被合夥人誤解,意識到自己行為也有過錯或瑕疵,道歉是補救信任關係的解決方案。真誠的說對不起,表達自己對此項工作或事件的認識,提出希望完善的地方,合夥人會感受到你的誠意,進而反思自己可能有誤的地方。
人就是這樣一種將心比心的動物,你若遷怒,他也發怒;而你若良善,他也友善。
最後想說的是,我們受到的誤解,絕大部分來自於溝通問題,而非對錯問題。
其實,諸多誤解,沒有是非對錯,只是行事不同,理解不同,立場不同。
青年律師在執業心態上的成長,也包括放棄凡事用對錯下判斷,要能包容在自己慣常行事風格之外的做派,以及在自己慣常理解之外的看法。這是我們從誤解和溝通中,可以得到訓練的執業心態成長。