文祕接待辦公室的禮儀

　　文祕工作不可避免會接待來訪，以下是小編為你整理文祕接待辦公室禮儀，希望對你有幫助。

　　：接待來訪禮儀

　　人們經常會出於各中原因來辦公室找祕書，所以祕書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對祕書工作能否順利開展也有很大關係。

　　如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應首先致歉然後詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,祕書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當出現矛盾和意見分歧時，要剋制自己的情緒，以平和的態度處理。

　　在交談處理事務過程中,能立刻解決或答覆的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對於不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手錶、起身等行為身體語言告訴對方結束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態度草草結束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

　　：拜訪禮儀

　　對外聯絡是祕書工作的重要內容之一，出於各種原因，祕書人員經常要拜訪他人。瞭解和掌握拜訪禮儀，可以幫書祕書人員圓滿順利地完成工作任務。

　　拜訪時首要的禮儀是準時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向對方說明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面後,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候並握手致意。談話時應開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應，要給對方講話、答覆的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當對方有結束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

　　：彙報工作時的禮儀

　　向上級彙報工作是祕書的重要工作內容之一。祕書人員掌握正確的彙報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領導交流，提高辦事效率。

　　由於領導工作繁忙，祕書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時間是祕書人員的基本素質要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現難堪的局面;也不要遲到，讓領導等候。進領導辦公室前，要輕輕敲門，經允許後方可入內。如果領導辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領導及時調整好自己的狀態。

　　彙報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。彙報過程中，領導有任何的意見和建議要及時紀錄下來以便談話結束後整理補充原有的材料。彙報結束後，如果領導談興猶濃，不可有不耐煩的表現，要等領導表示結束後方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當領導送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

　　：辦公室儀容禮儀

　　在辦公室裡，祕書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統一的服裝，無論男女都應儘量穿著工作服。如果沒有，在辦公室裡要儘量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過於暴露或前衛。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閒裝、運動裝等也不適於辦公室的工作環境。