電話預約要注意的禮儀

　　電話作為便利的通訊工具，在日常工作中有著極為廣泛的應用。人們可以通過電話粗略判斷對方的人品、性格。因此，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。下面是小編為大家整理的，希望能夠幫到大家哦!

　　1、電話預約的基本要領

　　推銷員在訪問顧客之前用電話預約，是有禮貌的表現，而且，通過電話事先預約，可以使訪問更加有效率。打電話預約看似簡單，有的人也許會說：“不就是拿起電話，一撥號碼，說幾名話的事嗎?”關鍵是如何說、怎麼說說些什麼，這裡面是有學問的。打電話要牢記“5W1H”即①hen什麼時候;②Who物件是誰;③Where什麼地點;④What說什麼事;⑤Why為什麼;⑥How如何說。電話撥通後，要簡潔地把話說完，儘可能省時省事，否則易讓顧客產生厭惡感，影響預約的質量以至推銷的成功。

　　電話預約的要領是：

　　①力求談話簡潔，抓住要點。

　　②考慮到交談對方的立場。

　　③使對方感到有被尊重、重視的感覺。

　　④ 沒有強迫對方的意思。

　　成功的電話預約，不僅可以使對方對你產生好感，也便於推銷工作的進一步進行。

　　2、打電話、接電話的基本禮儀

　　具體要求如下：

　　①電話的開頭語直接影響顧客對你的態度、看法。通電話時要注意使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時，姿勢要端正，說話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候，也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悅耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後，主動問好，並問明對方單位或姓名，得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰***尤其是長時間沒見的朋友、同事***，以使對方感到為難。

　　②電話鈴響兩遍就接，不要拖時間。拿起呼筒問“您好”。如果電話鈴響過四遍後，拿起聽筒要向對方說：“對不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。

　　③掛電話前的禮貌也不應忽視。掛電話前，向對方說聲：“請您多多指教”、“抱歉，在百忙中打擾您”等等，會給對方留下好印象。

　　④打、接電話時，如果對方沒有離開，不要和他人談笑，也不要用手後住聽筒與他人談話，如果不得已，要向對方道歉，請其稍候，或者過一會兒再與對方通電話。

　　⑤打電話時，應禮貌地詢問：“現在說話方便嗎”?要考慮對方的時間。一般往家中打電話，以晚餐以後或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以後為好，因為這些時間比較空閒，適宜談生意。

　　⑥要學會配合別人談話。我們接電話時為了表示認真聽對方說話，應不斷地說：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。

　　⑦對方要找的人不在時，不要隨便傳話以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話、姓名、以回電話。

　　⑧在辦公室裡接私人電話時，儘量縮短時間，以免影響其他人工作。

　　電話基本禮儀

　　***一***重要的第一聲

　　當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心 裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好， 這裡是XX公司”。但聲音清晰、悅耳吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應有“代表單位形象”的意識。

　　***二***要有喜悅的心情

　　打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態去應對。

　　***三***清晰明朗的聲音

　　打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

　　***四***迅速準確的接聽

　　現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裡會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，附近沒有 其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的， 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會 十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

　　***五***認真清楚的記錄

　　隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④　What何事⑤　Why為什麼⑥　HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於 5WIH技巧。

　　***六***瞭解來電話的目的

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。首先應瞭解對方來電的目的，如自己無法處理， 也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　***七***掛電話前的禮貌

　　要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就結束通話電話。

　　
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