辦公室訪客的接待禮儀

  辦公室外部人員過來辦公室,我們要怎麼做?下面是為大家準備的辦公室訪客接待禮儀,希望可以幫助大家!

  辦公室訪客接待禮儀

  1.行政文員負責回答訪客的詢問,瞭解來訪目的,協助作好訪客登記,通知相關部門人員接待。

  2.部門會議及訪客接待由部門相關人員跟進。

  3.訪客接待基本技能:既要機敏,又要有禮貌。要殷勤懇切,只要訪客一走進辦公室或辦公桌前,就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想,仔細傾聽這種沒預約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當時會見,就表示遺撼,併為他安排以後會見。按順序請訪客進去,可按事先安排次序或以到達先後為次序。要做好訪客登記,記上時間、名字、職務、來訪目的和業務關係,以及通訊地址等。

  4.訪客接待基本禮儀:

  4.1客人來訪時,應立刻從椅子上站起來,並禮貌性招呼一聲“您好”,當對方遞過名片來時,應用雙手接過來,並念出對方的姓名和公司名稱。

  4.2引導訪客到上司辦公室或會客室時,在離位前應先把桌上的檔案資料合起並放好,避免讓人看到或遺失。

  4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時,要配合訪客步調,在訪客右側前一公尺處引導。在轉彎或上樓梯前應先有所指示動作,讓訪客明白所往去處。

  4.4在到達目的地前,要指明“就在這裡”,在開啟門之前要先敲門。如果門向外開,應用手按住門,讓訪客先行進入並指引落座;如果門向內開,應先進入,按住門後再請訪客入內。

  4.5進入室內後,應請客人坐上位***離***較遠處***,並說“請坐,稍候”。退出會客室時,應以正面倒走方式退出,並關上門,掛上“訪客中”字樣的牌。

  4.6面談時,應當在適當的時候端飲料***茶、咖啡、奶茶***,飲料應放在盤中端出並放在訪客正面的桌面上,並做出請用的手式。面談時間過長,應當在適當時間入內新增茶水;面談結束後,應將訪客的物品交給對方,若發現訪客離開後有遺忘之物,應馬上上報處理。

  4.7部門接待人員在訪客走後,要對會客室進行整理,處理善後事務。為了避免新訪客到來久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間,應先開窗通風。菸缸裡如有前一位訪客的菸蒂,應馬上清除。總之,無論在何時,或處於何種狀態,部門接待人員都應以最快捷的速度迎接訪客。

  接待預約訪客

  看到客戶後,微笑著打招呼。如坐著,則應立即起身。

  握手和交換名片。

  將客戶引到會議室。奉茶或咖啡。

  會談。會談結束。送客。

  接待臨時訪客

  確認訪客所在單位、姓名、拜訪物件、拜訪事宜和目的。

  如本人無時間接待,儘量安排他人接待,不要讓訪客空手而歸。如果暫時脫不開身,則請訪客在指定地點等候,並按約定時間會見訪客。

  看到訪客後,微笑著問候,並握手和交換名片。

  如果訪客找的是本人,則直接帶訪客到會議室會談。

  如果訪客找的是其他人,則迅速聯絡受訪物件,告之訪客的所在單位、姓名和來意。

  依受訪者的指示行事:1、帶到會客室。奉茶或咖啡。告之受訪物件何時到。2、將訪客帶到辦公室,將其引導給受訪物件後告退。3、告訴訪客,受訪者不在或沒空接待,請訪客留下名片和資料,代為轉交。約定其他時間來訪。表示歉意。禮貌送客。

  奉茶或咖啡

  準備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布等器具。各項器具要潔淨、完好無缺。

  不管份數多少,一律使用托盤端送。右手拿抹布,以便茶水或咖啡灑在桌面上時,可以立即擦拭。

  先將托盤放在桌面上,再端送給客人。若會客室關著門,應先敲門再進入。進入時面帶微笑,點頭示意。

  奉茶或咖啡的順序:客人優先;職位高者在先。

  留意奉茶或咖啡的動作:雙手捧杯,視狀況從客人的正面或斜後方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。

  雙手拿起托盤,後退一步,鞠躬或致意說一句“打擾了”,然後退出,把門關上。