採購管理工作流程

　　採購主管日常是怎麼對採購部門進行管理的呢？以下是小編為您整理的，供你參考。

　　如下

　　與;一.採購部日常工作思路大綱：;採購以物料種別、廠商區別皮料，五金，雜項及零星物;入因素，例如：目前及日後的發展趨勢及訂購量與，加;是多家分散採購或一般性訂購方式，以使購買政策具有;在評估採購政策時，可使用下列檢核專案，進行參考：;1.是否適合配合市場，廠家?;2.個別常用物料是否集中採購，參考集中及分散採購;貨量對於採購成本會有影響嗎?;

　　一.採購部日常工作思路大綱：

　　採購以物料種別、廠商區別皮料，五金，雜項及零星物件為基準，進行參考其影響購

　　入因素，例如：目前及日後的發展趨勢及訂購量與，加以思考分析，才決定是獨家採購，還

　　是多家分散採購或一般性訂購方式，以使購買政策具有高度彈性。

　　在評估採購政策時，可使用下列檢核專案，進行參考：

　　1.是否適合配合市場，廠家?

　　2.個別常用物料是否集中採購，參考集中及分散採購等方法的優缺點與成本?改變訂

　　貨量對於採購成本會有影響嗎?

　　3.採購是否以降低採購成本，保證質量為基準?

　　4.是否依我們技術檢測結果，還是參照供應商評鑑結果進行訂貨?

　　5.是否積極的輔導或培育尋找新供應廠商?

　　為了圓滿執行工作並達到目標，採購部門應有下列四種決策權：

　　1. 供應商之建議選擇。

　　2. 交易價格及條件之決定。

　　3. 採購規範之確認。

　　4. 與潛在供應商之接觸聯絡。

　　採購金額偏高，對程式的設計需要愈為重視與規範，所以將一般採購作業的流程設計應注意

　　的要點：

　　a即各項作業手續及查核責任，應有明確權責規定及查核辦法。譬如，請購、採購、

　　驗收、付款等權責均予區分。

　　b.繁簡或被重視的程度，應與所處理部門或採購各項的重要性或價值的大小相適應,

　　即凡涉及數量較大，價值較高，或易發生舞弊之作業，應有較嚴密之處理監督。反之，則可

　　略予放寬，以求提高工作效率。

　　即決定可能的供應商後，進行價格的談判：訂單安排，即價格談妥後，應辦理訂購訂單，

　　訂單生產進度與品質追蹤，不符與退貨處理，結款。

　　二.採購主管工作職責

　　1.擬訂採購部門工作方針與目標2.採購制度建立與改善3.撰寫部門月報4.主持採

　　購人員教育訓練5.督導採購部門全部業務及人員考核6.主持或參與採購相關業務的會議，

　　並做好部門間的協調工作7、根據原材料訂單申購制訂採購計劃，並督導實施8.與

　　供應廠商談判價格、付款方式、交貨日期等9.籤核合約與訂購單，控制不合理的物資採

　　購和成本10.確定交貨日期，與採購部所有事務的瞭解，以便相關部門工作查詢11.監

　　督和協調原材料供應廠商的質量執行12.供應商考查與月度質量情況反饋，建立與供貨商

　　的良好關係13.一般索賠案件辦理，處理退貨事宜14、帶頭遵守採購制度，杜絕不良

　　行為的產生15、主動並及時的瞭解市場材料資訊，並反饋給相關職能部門16.保

　　持良好的職業操手，培養團隊的積極工作態度與責任感及合作精神。

　　三：採購人員之選用

　　A.才能方面：具體在以下幾點

　　a.成本意識與價值分析能力：採購人員必須具有成本意識，精打細算.當然，必須具有“成

　　本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，此外，對報價單的內容，應有分析

　　的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項***包括原料、人工、製造費、稅

　　金、利潤、交貨時間、付款條件等***加以剖析評斷。b.預測能力：廠商的動態，如調價等 c.表達能力：採購人員無論是用語言或文字與供應商溝通，必須能正確、清晰表達所欲採購

　　的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語意含混。及“說之以

　　理，動之以情”來爭取優惠的採購條件，更是採購人員必須鍛鍊的表達技巧d.專業知識：採

　　購人員對其經辦的產品，若能瞭解原料來源、組合過程、基本功能、品質、用途、成本等，

　　將有助與供應商的溝通，並避免“敵暗我明”吃虧上當。有了專業知識，更能主動開發新來

　　源或替代品，有助於降低採購成本。

　　B.品德方面

　　a.心述要端正：無論是威迫***透過人際關係***或利誘***回扣或紅包***，採購人員必須維持

　　“平常心”、“不動心”，否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤己,路遙知馬力,

　　日久見人心!b.敬業精神：“缺貨或斷料,買錯料”實為採購人員最大之恥辱。固然造成物料短

　　缺之原因甚多，若採購人員不能抱持“捨我其誰”的態度，負責排程所需之貨品或物料c.

　　虛心與耐心：採購人員雖然較佔上風，但對供應商之態度，必須公平互惠，甚至不恥下問，

　　虛心求教，不可傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱辛與複雜，採購人員更

　　需有忍耐、等待的修養。

　　四.採購計劃

　　同樣採購計劃與預算是屬於生產計劃中的一部分:在長時間的工作磨合與接觸中我們

　　要有一種總結的習慣:如每月訂購皮料,分類牛皮,羊皮,再細分到皮類風格,要有月度,季度至年度分析,算出正常總用量,與季度,年度增長率,及暢銷皮風格.這樣我們就可以協肋營業部的預料計劃.生產計劃,包括採購預算***直接原料成本***、

　　五.供應商之評選程式

　　***一***.成立評選小組

　　供應商之評選，第一步應該是成立調查小組，對合格廠商的各項資格或條件進行分析及審議。小組的成員可包括採購部門、品質部門、技術部，車間管理等。

　　***二***決定評審的專案

　　由於供應商之間的條件，可能各有千秋，因此，必須有客觀的評分專案，作為選拔合格廠商之依據。評審專案通常包括：

　　1.一般經營情況***1***公司成立的歷史/ 營業證照/及有關資料***2***員工人數***3***主要客戶 ***4***公司生產環鏡***5***管理結構與態度

　　2.供應能力***1***生產裝置是否全。***2***生產能力是否已充分利用***3***廠房空間是否足夠***4***工廠地點是否鄰近買方。

　　3.技術能力***1***技術是自行開發/與檢測或依賴外界***2***有無與國際知名機構技術合作，或是同行業較大品牌客戶生產經驗，與資質***3***現有產品或試製樣品之技術評估***4***技術人員人數/與裝置.

　　4.管理制度之績效***1***生產作業是否順暢合理，產出效率如何?***2***生產流程是否以電腦化，生產計劃是否經常改變***3***採購制度是否能確實掌握材料來源及進度***4***產品報價是否及時與透明

　　5.品質能力***1***品質管理制制度之推行是否落實，是否可靠?***2***有無品質管理標準.***3***是否訂有品質保證的作業方案。

　　同時要注意廠商的生產範圍與主打技能分類，分類的目的，避免廠商包辦各種採購條件，預防外行人做內行事;防止廠商大小通吃，配合採購的需求，選擇適當的廠商。通常，有些採購人員喜歡“什麼都能生產***物品***”的廠商,其實剛好相反,因為他們通常並非專業廠商，只是到處承攬業務，對貨品的性質並不十分熟悉，且多在拿到訂單後，才尋找來源,與廠家.一旦交貨有問題或品質出錯，經常缺乏能力解決，且極力規避責任。在高度分工專業化的時代，每一個供應商應有其“定位”——最專精的產品或服務。

　　六.成本分析之運用

　　1.利用自己的工作經驗2.和廠商學習***瞭解他們的製程***3.建立簡單的制度如成本計算公式等4.養成分析成本、比價和議價的觀念5 最直接的方式是先稱五金重量，磅出克重一般簡單構造五金適用於.用克重*3*鋅合金的單價*1.3*1.3 註明：克重是五金產品的總重

　　量。 3*鋅合金的單價指的是***生產成本：即衝壓，刮批鋒，電鍍，卦油及包裝成本*** *1.3是產品品質要求的損耗費用 *1.3是五金廠利潤***

　　6.成本預算參考：生產工序分析 基本合模費***0.8---1.5***/每模個數+熔鍊費用即2.76/KG+特定加價***基本合模費的10-30%***+壓鑄材料成本***材料單價*單個產品材料*損耗***+電鍍費+管理費用***佔材料成本的6%--8%***視公廠規模及管理為依據.***此方法還需要進步驗正***

　　七.議價的技巧

　　一.採購主管的主要工作之一，就是要降低採購成本 ，因此必須懂得如何談判。分析如下：

　　1.儘早由供應商處得到協助

　　供應商對產品的瞭解，通常比買方瞭解多，要求供應商給予技術、製作工藝，及產品重量，電鍍單價等方面的協助。

　　2.收集過去使用量的資料，作為未來訂購量的參考，同時有了過去及未來的詳細採購資料，有助於價格洽談的折扣.然後在所獲得的資訊、物件及內容，是洽談成功的關鍵。

　　3.價格資料與分析：良好的成本、價格分析可提供有效的採購談判工具。必要時應借其它供應商報價的成本分析.來針對性其它不同供應商的報介分析

　　4.採購數量佔供應商的產能的比率，愈大我方購運時間充裕，而供應商急於爭取訂單，此時價格可以商量空間愈大。

　　5.如果採購人員對議價的結果不太滿意，此時應要求上級主管來和供應商議價，當買方提高議價者的層次，賣方有受到敬重的感覺，可能同意提高降價的幅度。若採購金額巨大，採購人員甚至進而請求更高的***廠長，總經理***邀約廠商的業務***如經理等***面談，因為，高層主管不但議價技巧與談判能力高超，且社會關係及地位崇高。因此，通常只要招呼一聲，就可獲令人料想不到的議價效果。

　　6.在賣方佔優勢的情況下，特別是單一來源或獨家代理，買方尋求突破議價困境的技巧，分述如次：由於賣方佔優勢，正面議價通常效果不彰，採取迂迴戰術才能成功。有些單一來源的總代理商，對採購人員的議價要求置之不理，一副“姜太公釣魚，願者上鉤”的姿態，使採購人員有被侮辱的感覺，真是“斯可忍，孰不可忍”?此時，若能擺脫總代理商，尋求原廠的報價將是良策。實在不行與公司商議可否找同類品牌代替，取於代之!一方面買方必須施展“動之以情”的議價功夫，另一方面則口頭承諾將來“感恩圖報”我們合面還有很多裝置等要更換到時我們還是用你們的品牌等手法。換取賣方“來日方長”的打算。

　　7.面對廠商的加價請求時：要求說明提高售價原因：供應商提高售價，常常歸因原料上漲、工資提高、利潤太薄??等原因。在議價協商時，應對任何不合理之加價提出質疑，如此可掌握要求以後廠商降價的機會。

　　八：採購的績效評估

　　採購績效評估的基本有三：

　　1. 評估必須持續進行，要定期地檢討目標達成的程度。當採購人員知道會定被評估績效，自然能夠致力於績效之提升。

　　2. 採購作業的績效，會受到各種外來因素所左右。評估時，不但要衡量績效，也要檢討各種外來因素所產生的影響。

　　3.評估時，可以使用過去的績效為尺度，也可以日常工作態度及月度不良與退貨及準時交貨達成率，來評估。

　　採購績效評估的目的

　　***一***確保採購目標之實現

　　採購目標互有不同，大眾化是偏重“防弊”，其實採購工作以“如期”、“如質”、“如量”為目標，同時降低成本一樣重要。

　　***二***提供改進績效之依據

　　績效評估制度，可以提供客觀的標準，來衡量採購目標是否達成，也可以確定採購部門目前的工作表現如何。

　　***三***作為個人或部門獎懲之參考

　　依據客觀的績效評估，達成公正的獎懲，而使整個部門發揮合作效能。

　　***四***促進部門關係

　　採購部門之績效，受其他部門能否配合的影響最大。故採購部門之職責是否明確，表單、是否簡單、合理，付款條件，來料是否有序，生產物料是否暢順，將會增進企業整體的運作效率。

　　***五***提高人員的士氣：有效且公平的績效評估制度，將使採購人員的努力成果能獲得適當回饋與認定。採購人員在其工作職責上，必須達成適時、適量、適質、適價及適地等基本任務，因此，其績效評估自應以此“5適”為中心，並以數量化的指標作為衡量績效的尺度。

　　***六***採購部門的工作整體評估：1.品質績效：採購的品質績效可由品質記錄及生產記錄來判斷，即每月的供應商質量分析報表2.呆料、廢料處理損失指標處理呆料、廢料的收入與其取得成本的差額。***一般正常情況在高標準前提下可允許1%的損耗率*** 價格績效是企業最重視及最常見的衡量標準。採購差價的指標，通常有下列幾種