心境如水的一天
每天早上六點就起來,早上作的三件事情是經典晨讀,寫晨間日記,寫部落格文章,這屬於檢視自己內心的工作。
接著就開始“排程”,若是這一天外出行程很多,我會訂出SWEET時間,把每一個行程的SWEET時間抓出來。
若是今天要處理的事情都很艱鉅,甚至有好幾件大任務要處理,我會利用無敵星星的概念,從最大的青蛙先吃起。
9:00到達辦公室,便開始行動了,利用時區清單,及倒數計時器開始批次處理工作,或者是依據場合批次處理,或者是在進入無敵星星狀況後,大口將今天最大的青蛙吃掉。
在事情處理的過程,一定會遇到許多需要收集的時候,我會利用收件匣,將我所作的承諾一一紀錄,做一個對自己、對別人都言而有信的人。
有空的時候,便開始清空收件匣,利用加工及組織,建立好下一步行動清單及任務清單。
好忙碌的一天不是嗎?但是,若是我們時間管理做的好,我們還是能維持心境如水的狀況,對各種的狀況做出適當的反應。我們就將前述的一天,做一下分析,看看為何我們如何做到?
(1)和自己的內心對話——檢視
每天早上是我們心情最平靜的地方,我六點即起,到九點鐘有三小時自己的時間,一方面,剛剛睡醒,體力、精力都很好,二方面,早上很少人會來干擾我們,是很適合專心做事的時候。
早上我所作的都是深度活動,如讀經典、寫日記、寫文章等,這些事情讓我在忙碌的一天中,有三小時可以沉浸在深度學習及思考的狀況,對我們的心靈及心智是一種很好的鍛鍊,幫助我們能在一天的其他時間保持心境如水的狀況。
(2)為一天的各種狀況預先做好準備——排程和行動
一天的開始,我也會思考一下當天最重要的工作為何?
若是許多外出行程,會銜接許多交通工具,那我會事前調查好交通工具時刻表,運用SWEET概念(”Stop Working on Everything Else Time”的簡稱,中文翻譯是”停止手上動作,去做下一件事情的確實時間” ),考量好要離開特定場合的時間,並用鬧鐘提醒自己。這樣子在行程中,就算遇到突發狀況,也能夠從容不迫。|
若是當天要處理的事情都很困難,而且做事時心理會有抗力,此時我會準備時區清單,及倒數計時器,利用無敵星星一小步、一小步解決困難的任務。(參見 每天創造無敵星星時間,解決困難任務–twhsi電子報第四期)
排程和行動的動作做好,我們就能夠避免分心,專注於眼前的事情上,心思就能夠平靜下來,心境才能如水。工作時要不要當消防隊員,整天忙著滅火,而要當交通警察,把混亂的交通狀況,變得井井有條。
(3)把雜事清出自己的大腦——收集
準備好你的收集工具,當雜事出現時,立刻就要運用收件匣記錄下來,這樣子我們才能做一個信守承諾的人。心中的雜事越少,我們的創意就會越多,大腦並不是設計來作為記憶或鬧鐘的,試想,如果你要求自己的大腦在”下午14:34,閱讀某一本書的第293頁”,這有可能嗎?這樣的事要交給紙筆、鬧鐘去記憶及提醒,才是好方法。
不僅如此,一般人也常常做出許多不自知的承諾:
“沒問題,我明天就把相片email給你。”
“下個月三號,貨款一定會匯進你的帳戶。”
“兒子啊,下下禮拜天我一定會買XX糖讓你帶去學校。”
承諾別人了,也不記錄下來,或者雖記錄了下來,沒有做好後續加工組織的工作,這都會讓我們言而無信。有時晚上睡覺時想到,卻也輕輕放過,雜事還是堆放在大腦中。時間管理高手必然有隨身攜帶的收件匣,一旦答應了人家,便會紀錄在收件匣中,就算是晚上睡覺,也可以放一張白紙及筆在床頭,睡夢中想到的事情,便可以記錄下來,總比放在心中,反覆難眠地好。做好收集的工作,我們的心,才可能停止外界環境對我們的干擾,達到心境如水的地步。
(4)做事靠系統,不要靠感覺——加工及組織
當收件匣累積許多雜事,就要將之加工成行動,並將行動組織好,建立時間管裡的系統。系統並要隨著現實狀況改變更新(每週檢視),這樣才能讓我們信任,進而長期地使用。有兩個組織工具在系統中是最重要的:
——下一步行動清單:指一個行動就可以完成的事情,若是這些行動依照場合分類(電話、電腦、外出、溝通等),更可以批次處理大幅節省時間。
——任務清單:指一個以上的行動才能完成的事情,若是能做好睏難任務加工成行動的動作,可以讓我們在推動行動、吃掉青蛙時,如同行雲流水。
加工及組織是時間管理中,最為瑣碎且令人不耐的地方,因為我們對思考問題都認為是一件苦差事。但若是我們能夠克服這個困難,便可以讓自己行動時的心境更加沉著,進入心境如水的狀態。
結語
大學中說,“定、靜、安、慮、得”。若是落實在時間管理上,藉著做好收集、加工、組織、排程、行動、檢視六個流程,讓我們保持心境如水狀態,就是我們能為一天所作的最好準備,我們彼此共勉。