高階人士的時間管理方法

　　一般有這3種類型的基本工作點必須查對，即基於功能的工作要求、基於內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：

　　1、基於功能的工作要求：

　　·優先事項的時間是否得到保證

　　·打電話與回電話

　　·用TRAF法處理檔案、***與語音郵件

　　·繼續關注已進行的工作

　　·用在非優先事項的兩個小時（可以零散分佈在全天）

　　·MBWA

　　·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見

　　·每天安排與上司的摸底性謁見

　　2、基於內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：

　　·與老客戶的聯絡

　　·發展新客戶

　　·資料處理

　　·授權與員工培養

　　·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃等

　　其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有了這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時間的根本原因。

　　重組時間——巧用“祕密10分鐘”

　　所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法迴避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理藝術。其中的主要挑戰是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。

　　要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個位元組的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。

　　你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多麼大的差異。

　　你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以後，他就會從門口探進頭來說：“嗨，有時間嗎？”可是，你那時候正在把最後的各種數字填到預算報告上，你已經幹了10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：

　　如果你的目標是現在就把任務完成，那麼就是：“啊呀又來了，什麼都做不了，真是亂了套了!”

　　如果你懷著“毛毛雨”的思想，那麼就是：“哦，沒事，我已經做完了1/3。馬文走後，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會後找機會溜到一邊再完成剩下的1/3。”

　　關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒"堵塞"的能量因此能釋放出來；第二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之，你會養成一個非常好的利用時間的習慣，工作效率也會大大提高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。

 

　　我也不知道這種圍繞一根固定旗杆（查對要點清單）靈活的時間管理策略為什麼這麼有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經過。

　　國際度假諮詢有限公司董事會主席（ResortQuest International, Inc.）約瑟夫·維特利亞（Joseph Vittoria），當我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經記下了5個他要打的電話。但是當他打完一個電話之後，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對於這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話後又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其餘的電話。就這樣，幾個小時過去之後，他原先計劃要打完的電話終於實實在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。

　　維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合體，這是大多數資深生意人對待時間的觀念。

　　在甘乃特報業公司CEO約翰·科裡那裡，同樣的現象在他處理文書工作的時候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科裡更傾向於親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的檔案材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。於是同樣的一幕又出現了，辦公室裡人來人往，電話也響個不停，臨時會議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的檔案。從早上8:30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。

　　無論是柯利還是維特利亞都絕不會花力氣把自己的時間定為“電話時間”或“文案時間”。他們反而把這些事“撒”在幾個小時的範圍內，然後以在時間方面極其經濟的方式來完成，一點也不覺得受壓。

　　事業進步的金言——如何掌握靈活的時間管理藝術

　　為了幫助你掌握靈活安排工作日程的方法，本書下面將為你提供6條時間管理技術。但是讓我們從博思諮詢公司的前合夥人，獨立諮詢師桑德拉·克萊什（Sandra Kresch），一位工作方法極其得當的諮詢師的故事開始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業與個人的特色。

　　我今天有一系列的事要去做，要帶貓咪去看獸醫，我自己也想去看醫生；辦公室的工作也排得滿滿的；另外我還要為一家我擔任會長的非營利組織物色一名新的執行董事；最後還要幫一群朋友的忙。

　　在考慮如何處理好如此眾多的事情的時候，我認為最重要的是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一可以去看獸醫的時間是早上7點。於是我早早把它送了去，並且想好下午怎麼順道帶它回家。

　　此後，我就必須呆在家相當長的時間。有兩個生意人，一個在倫敦，一個在另外一個地方，需要我去聯絡，所以清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來個電話。

　　我在辦公室的工作日程，總是安排得非常緊湊，有力地集中在本星期必須完成的3件大事上，絕不枝節旁蔓。

　　從這位繁忙的專業人士對自己一天生活的敘述中，我們可以提煉出6種她用以保持對時間的某種控制的方法，我把這6種方法推薦給各位讀者。

　　1、使用一張寫有本週必須完成的三四項主要待辦事項清單。要記住它，每天唸叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計劃本上，或把它錄入電子日程中，方便自己反覆檢視。這種方法能夠幫助你集中全力實現每週的工作目標。

　　2、標註工作日中的固定點，即每天的工作框架。拿前面的故事來說，貓必須早一點送到獸醫那裡去，因為這樣可以在當天就把它接回家，打往倫敦的電話最好在中午之前完成，否則恐怕會與意想之外的會議和其他工作任務相沖突。框架搭好後，填充具體內容也就舒服和容易得多了。安德魯·格羅夫（Andrew Grove）在《高產出管理》（Hign Output Management）一書中說：“我們必須找出有限制性的步驟……如果我們能夠確定什麼事是不可更改的，並且能圍繞這些事安排其他'好說'的事，我們的工作效率就會高得多。”

　　3、估計好“變動”的因素，在選定哪些工作應該全力以赴的時候，特別要注意那些有限制的或沒有任何餘地的事情。比如說，準備當天下午兩點會議的備忘錄，是一件沒有多少變動因素的事，然而如果是下週的會議，則情況可能完全不同。

　　4、拉長工作日的兩端，在克萊奇的例子中，我們會注意到與獸醫的約會是在早上7點，同樣，我們也應該把個人私事、瑣事安排在工作日的兩頭，比如早上7點去見你的造型師，下午7點理髮和購物。

　　5、簡化與支援。你應該常常問自己：這件工作中哪些事是可以授權他人去做的？怎樣才能使這件工作變得更簡明易行？

　　6、對那些沒完沒了的要求，就像格羅夫所指出的：“如果你對一件事說了是，你就很難再對另外一件使你更遠離目標的事說不。”

　　所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法迴避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理藝術。其中的主要挑戰是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。

　　要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個位元組的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。

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