祕書與上司的注意事項

　　祕書崗位是與領導崗位相伴生的，有了上司才有祕書的存在，那麼著兩者相處時有哪些注意事項?下面小編給大家介紹關於，希望對您有所幫助。

　　

　　1.祕書要服從領導，認真領會領導意圖，圓滿完成領導交辦的各項工作。

　　2.尊重體諒領導，虛心接受領導批評，受到誤解不在人前辯駁，如有必要，可找合適的機會解釋。

　　3.維護領導的威信，不在背後議論領導，給領導提意見和建議一定注意場合與時機。

　　4.領導工作中出現失誤，祕書要積極採取措施彌補和消除影響。

　　5.善於總結領導的活動規律，在工作上與領導步調一致，為領導提供高效率的服務。

　　6.加強與領導思想上的溝通和交流，建立起祕書與領導相互信任的和諧關係。

　　7.不假借領導的名義以權謀私，損害領導的名譽。

　　8.加強自身修養，樹立服務意識，提高工作能力，當好領導的參謀和助手。

　　祕書的職業特徵

　　【***一***祕書的職業特徵】

　　服務的直接性和穩定性

　　知識化和專業化

　　年輕化和女性化

　　【***二***祕書日益成為現代社會急需的軟人才】

　　祕書是"軟人才"中的代表之一。

　　祕書的職業通道很長，中國加入WTO，為祕書提供了更加無限廣闊的發展空間。

　　工作性質

　　【***一***祕書的根本性質——輔助性】

　　輔助性是祕書部門天生的屬性

　　輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求

　　輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的

　　【***二***祕書工作的特徵】

　　與其他具有輔助性職能的工作相比，祕書工作具有以下的特徵：

　　1、中介性

　　祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用，另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。

　　2、直接性

　　祕書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設定上，在工作程式上

　　3、全面性

　　是體現在職能輔助的全面性上

　　是體現在過程輔助的全面性上

　　4、服務性

　　人們把祕書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把祕書工作說成"沒大沒小，沒完沒了"。

　　5、被動性

　　祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。

　　祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

　　6、潛隱性

　　祕書工作的潛隱性表現在三個方面：

　　活動名義的假借性

　　活動過程的幕後性

　　勞動成果的潛在性

　　7、機密性

　　關於這點，我們將在後面具體闡述。

　　工作要求

　　主要可概括為"四個轉變"和"六個要求"

　　【***一***祕書工作的"四個轉變" 】

　　祕書工作"三服務"***為中央服務;為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務;為人民服務***

　　祕書工作應該發揮"四個作用"***參謀作用、助手作用、提供資訊作用、協調作用***

　　實現"四個轉變"

　　1、從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策;

　　2、從單純地傳遞資訊轉變為綜合處理資訊;

　　3、從被動服務轉變為主動服務：

　　4、從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對祕書人員提出了更高的要求，即祕書工作應該向著綜合處理資訊、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是發達國家祕書工作的特點。

　　【***二***祕書工作的六個強調】

　　強調調查研究工作

　　強調資訊工作

　　強調信訪工作

　　強調協調工作

　　強調督察工作

　　強調黨務、政務服務工作

　　工作內容

　　職能和職責的區別

　　職責是祕書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特徵，解決的是祕書應當做什麼的問題

　　職能則是祕書人員在職責範圍內一切活動所產生的整體功能，它具有巨集觀性和概括性的特徵，它不僅解決祕書工作做什麼的問題，還要解決祕書工作為什麼做和應當怎樣做的問題。

　　【***一***祕書的職能】

　　1、輔助決策

　　***1***輔助決策的含義：在決策過程中，在知識***包括理論***、能力***包括技術***、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。

　　***2***輔助決策的特徵：體現在以下幾個方面：

　　輔助內容的綜合性

　　輔助時間的經常性

　　輔助環節的全過程性

　　***3***輔助決策的原則

　　超前原則

　　定位原則

　　資訊原則

　　諫諍原則

　　***4***輔助決策的過程

　　協助領導確定目標

　　協助領導設計方案

　　協助領導評優選優

　　協助領導實施反饋

　　2、協調關係

　　***1***協調關係的含義：祕書的協調是指祕書人員在自己的職權範圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。

　　***2***協調關係的特徵

　　從屬性

　　廣泛性

　　間接性

　　***3***協調關係的原則

　　政策指導

　　客觀公正

　　平等協商

　　注重整體

　　靈活適度

　　***4***協調關係的過程

　　摸清情況

　　找出癥結

　　恰當協調

　　督促落實

　　檢查反饋

　　3、處理資訊

　　***1***處理資訊的含義：資訊是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出訊號、訊息、情報、資料、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。資訊不是事物本身，而是表徵事物訊息和訊號中的內容。

　　***2***處理資訊的原則

　　及時性原則

　　保真性原則

　　適用性原則

　　預測性原則

　　***3***處理資訊的內容

　　歷史資訊

　　上級資訊

　　內部資訊

　　公眾資訊

　　社會資訊

　　***4*** 處理資訊的過程

　　資訊的收集

　　資訊的加工

　　資訊的傳遞

　　資訊的反饋

　　資訊的儲存

　　4、辦理事務

　　***1***辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

　　***2***辦理事務的特徵

　　綜合性

　　服務性

　　繁瑣性

　　突擊性

　　***3***辦理事務的原則

　　被動中求主動

　　原則中求靈活

　　繁雜中求規範

　　***4***辦理事務的程式

　　自然程式

　　理論程式

　　指令程式

　　法定程式

　　技術程式

　　習慣程式

　　【***二***祕書的職責】

　　大致也有以下11個方面：

　　日常事務管理***辦公室管理、通訊管理、值班事務、日程管理、印章管理***

　　接待事務***來訪接待、安排服務等***

　　會議事務***會議安排、會場佈置、會議服務、會議檔案的處理等***

　　行政事務

　　信訪事務***群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等***

　　調查研究事務***蒐集資訊，提供可行性的方案供領導選擇***

　　文書檔案事務***文書撰寫、製作、處理和檔案管理***

　　寫作事務***各種文體的寫作***

　　協調工作***政策、工作、地區、部門、人際關係等***

　　督察工作***督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況***

　　其他領導臨時交辦的任務