商務信件及***的禮儀***2***

  書面溝通優點

  1.一目瞭然:白紙黑字能使所有參與方對於所討論的論題、事實根據和結論,以及達成的共識一目瞭然,並保持跟進直至工作完成。當討論的結果被記錄下來、經詳細商討並最終寫在紙上時,投機取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。

  2.書面跟進:能準確及時地記錄事項程序、討論內容以及行動細則,並充當了作為每個工作專案歷史檔案的功能。例如:我要協調團隊完成一項銷售任務,時間非常有限,離規定的完成日期不遠,此時準備一份書面備忘錄給我的隊員、主管以及合作伙伴,將使我更加清楚採取什麼步驟,如何對每個人進行跟進。它促使每個人共同關注一件事、說同一種語言,以及清楚哪些已經做完,還有哪些需要做。最後,書面跟進能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾,哪些人因及時完成了工作而得到肯定。

  3.充當意見不和、起爭端時的證明:沒有人是完美的。毫無疑問,每一個工作專案都面臨特殊的挑戰,不管這種挑戰是運籌上的還是人際關係上的。書面記錄能幫人關注於事實而不是感受,或其他個性和工作風格上的差異,並以合理的方式解決意見不和以及爭端。

  應酬書信具體書寫原則

  應酬書信是商業領域使用頻率較高的書信。因為在整個商務流通領域,很講究情感的聯絡和交往,以此來增進友誼,促進貿易。這類書信與一般書信的禮儀要領和格式基本相同。應酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是藉助文字向受信人說話。要使對方感到親切、自然、文明有禮並收到良好的交際效果,寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規範。否則,就會鬧出笑話,影響交際效果乃至誤事。

  一、稱謂要得體。

  稱謂即稱呼,要符合寄信人同受信人的特定關係。一般來說,平時對對方稱呼什麼,信的開頭就寫什麼。在格式上,稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫,單獨成行,以示尊重,它有很強的禮儀作用。寫給非親屬關係的長輩,一般在姓氏後面加職務,如李經理、張校長,或以某老相稱;寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字,儘量避免指名道姓;對平輩或小輩則可直呼其名,或稱兄道弟,或稱“小王” 、“小李” ,也可以“同志”相稱。

  稱呼之後一般還要加提稱語,即用來提高稱謂的詞語,如對尊長用“尊鑑” 、“賜鑑” 、“鈞鑒” 、“崇鑑” ;對平輩用“臺鑒” 、“大鑒” 、“惠鑑” ;對晚輩用“青鑑” 、“收覽” ;對女士用“芳鑑” 、“淑鑑” 、“懿鑑”***對年高者*** ;對夫婦用“儷鑑” 、“同鑑” 、“均鑑”等。書信中的這種敬語使用時要注意與稱謂相配合。

  二、問候要熱情。

  抬頭之後的承啟語***應酬語***起開場白的作用。無論是經常通訊的還是久未聯絡的,向對方問候一聲,是必不可少的禮節。因此,信的開頭應有問候語。如“奉讀惠書,如見故人!”或“久疏問候,不知近來可好?”問候語可長可短,即使短到“你好”兩字,也應是發自內心,體現出寫信人的一片真誠,而不是“應景文章” 。問候要切合雙方關係,交淺不宜言深,以簡捷、自然為宜。

  三、內容要準確。

  正文是書信的主體,即寫信人要說的事,要論的理,要敘的情。

  正文一般從信箋的第二行開始寫,前面空兩格。書信的內容儘管各不相同,寫法也多種多樣,但都要以表情達意、準確率直為原則。除言之有物、通情達理、文辭通暢、字跡工整以外,還要措詞得體,即根據受信人的特點及寫信人與受信人的特定關係進行措詞***包括敬語、謙詞的選擇,語調的掌握等*** ;一般來說,應先談談有關對方的事情,表示關切、重視或謝意、敬意,然後再寫自己要陳述的事理。正文寫好後,如發現內容有遺漏,可補充寫在結尾後面;並在補述語前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補述語不宜過長。

  四、祝頌要誠懇。

  正文後的問候祝頌語雖然只幾個字,但表示寫信人對受信人的祝願、欽敬、慰勉,也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語有格式上的規範要求,一般分兩行書寫,上一行前空兩格,下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式,如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類,也可以另闢蹊徑,即景生情,以更能表示出對收信人的良好祝願。如對尊長,可寫“敬請福安” 、“敬請金安” 、“敬請太安” 、“恭請平安” ;給平輩的信,則用“順頌時祺” ,春天可寫“此頌春安” ,逢年可寫“即請年安” 、“此請歲安” ,平時用“敬頌時綏”之類;給晚輩的信,可只用“即頌刻好” 、“順問近好”之類,不用“請” 。

  此外,祝頌語還可根據受信人的境況、職業而有所區別,如對新婚者或夫婦,用“恭請喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請儷安” 、“即頌雙祺” ,對方遠行用“遙祝旅安” ,對方患病寫“即頌痊安” 。按對方職業可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財祺”等。

  箋文的最後,要署上寫信人的名字和寫信日期,為表示禮貌,在名字之前加上相應的自稱,即對受信人的自稱,如給老師寫信時自稱“學生” 、“弟子” 、“受業” 。名字之下,還要選用適當的禮告敬辭,如對尊長,在署名後應加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等;對平輩在署名後加“敬白” 、“謹啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。

  五、封文用尊稱。

  封文***信皮***的主要內容除要清楚、準確地寫明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發信人地址、郵碼及姓名以外,還要恰當地選用封文中的禮貌用詞。首先,要注意受信人的稱呼。封文是寫給郵遞員看的,因此在受信人名字後面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類的親屬稱謂,而應根據受信人的職銜、年齡等,寫上“教授” 、“醫生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次,要講究“啟封辭” 、“緘封辭”的選擇。“啟封辭”是請受信人拆封的禮貌語詞,它表示發信人對受信人的感情和態度。一般對高齡尊長用“安啟” 、“福啟” ,對其餘長輩用“鈞啟” 、“賜啟” ;對平輩,可依照受信人的身份、性別,分別用“勳啟”***對軍人*** 、“文啟”***對教師*** 、“芳啟”***對女士*** ;對晚輩用“手啟” ,對子女可直寫“手拆” 、“收拆” 、“收覽” 。“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹緘” ,對平輩用“緘” ,對晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無封套,因而無所謂“啟”和“緘” 。

  六、收信回覆要及時。

  受信人收到來信後,應及時啟閱和回覆,這是最基本的通訊禮節之一。在覆信裡,應言明對方來信收到的時間。對於向自己求助的信和商務函件,應及時給予明確的答覆;即使暫時幫不上忙或不能滿足要求,也應告知對方,以免其惦念。對極個別不宜回覆的信件,如求愛信及所謂“幸運環”的來信,可以置之不理,但不宜將其內容有意張揚和曝光。

  七、書信的宜與忌。

  書信作為交際禮儀文書,也有它的禁忌:

  在筆種上以毛筆、鋼筆為宜,忌用鉛筆;在墨色上,以黑藍顏色為佳,忌用彩色墨水,因為在不少西方國家裡,紅的表示絕交,綠的表示求愛;保護通訊自由,私人信件應祕不示人,不能私藏、私拆他人信件,即使遇見他人讀信,也不應湊近聽、看。

  商務書信佈局禮儀

  ①斜排式或縮行式***Indented Form ***。

  這種排列的要領在於信頭、結束語、簽名和發信人姓名都靠右或偏右,而封內地址和稱呼則左邊,如果以上任一要素要分行排列時,後行要比前行縮入兩個***或三個***英文字母;正文每段開始要縮入五個英文字母,段與段之間要空一行。這種形式講究勻稱美觀,是傳統的排列正規化,目前只有少數英國人喜歡用。

  ②正排式或垂直式或齊頭式***Blocked Form ***。

  這種排列的要領 在於每個要素都從左邊開始排列,每一行都不向右縮入,因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事,不需考慮左邊縮入,但不勻稱美觀,所以使用它的人也不很多。

  ③改良式或混排式***Modified Form ***。

  這種排列集上述兩種形式之所長,信頭、結束語、簽名和發信人姓名排在右邊,封內地址和稱呼排在左邊,但每個要素分行時每行都不向右縮入;正文每段開始縮入五個英文字母,而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀,因此,它是目前極為流行的英文書信正規化。