祕書工作具有何種性質

　　做好文祕工作，需要具備什麼?? 祕書工作如何適應現代化發展的需要?下面是小編為你整理的，希望對你有用!

　　1.輔助性：

　　輔助性是相對於主導性而言的。在任何機關單位中，領導總是處於主導地位，祕書部門或祕書總是處於從屬地位。領導的職能是決策和巨集觀管理，而祕書部門的職能則是在決策和管理中給領導當助手和參謀，提供輔助。

　　祕書工作的內容很龐雜，但其中任何一項工作，都是為領導活動提供直接或間接服務。沒有領導就沒有祕書，沒有領導的決策和管理活動，也就不需要祕書工作。祕書部門沒有獨立於領導工作需要以外的工作任務。

　　祕書工作對於領導工作的服從性是任何其他工作不可比的，因此可以說輔助性是祕書工作特有的也是最主要的性質。祕書工作的輔助性要求祕書人員擺正祕書和領導的關係，任何情況下都不能越權行事。只有領導才有決策權和指揮權，祕書只能給領導當參謀和助手，提供輔助性服務，不能代替領導決斷和指揮。

　　當祕書與領導在某些問題上有不同看法時，祕書在工作上不能按自己的意願自行其事，只能按照領導的授權和旨意去辦文、辦會、辦事。祕書無論是辦理常規業務，還是完成領導直接交辦的事項，都必須準確領會領導的意圖，遇事多請示，多彙報，這樣才能當好領導的參謀和助手。

　　2.綜合性：

　　祕書工作的綜合性首先是由領導工作的綜合性決定的，任何機關單位的領導，總是對一個地區一個單位一個部門的全面工作負責，因而領導工作都是綜合性的。祕書工作是直接為領導工作服務的，祕書工作必須與領導工作高度配合，凡是領導工作所涉及的範圍，祕書工作也必然要涉及，這就決定了祕書工作也是一項綜合性的工作。

　　其次，祕書工作的綜合性是由祕書部門在機關中的分工決定的。領導機關中的祕書部門和各職能部門的作用是不同的，職能部門的業務比較單一，所謂各司其職，各負其責，而祕書部門則是一個綜合性的辦事機構，它雖然並不分管某一方面的具體業務，卻要和各職能部門發生經常的聯絡，因為作為綜合性的辦事機構，它要綜合處理來自各部門各方面的資訊，要了解各部門、各個方面的工作情況，要綜合協調各部門各方面的關係，還要處理機關的許多行政雜務，包括一些臨時性、突發性而又不屬於哪個職能部門管的事務。

　　祕書工作的綜合性對祕書提出兩方面的要求：

　　第一，祕書工作人員應該具備較廣的知識面和多方面的技能，因為在綜合處理各種事務時，必然要運用多方面的知識和技能，祕書不僅在文書處理上應該是專家，還應該是一個具備多種知識和技能的“通才”。

　　第二，祕書要善於從領導的角度觀察問題、考慮問題，心中要有全域性，要對整個機關的總體情況做到心中有數，因此，祕書雖然不必精通各職能部門的業務，但應該熟悉各職能部門的工作內容和特點，這樣才能更好地為領導和機關工作提供綜合服務。

　　3.政策性：

　　祕書部門的大多數工作都關係到黨和國家的方針政策。例如，祕書經常為領導起草檔案，這些檔案的內容必須符合黨和國家的方針政策;作為祕書經常性的工作之一的調查研究，其目的主要是為制定政策作準備，或者為貫徹執行政策收集反饋資訊;許多檔案本身就是釋出政策或解釋政策的，因此文書處理往往是為貫徹政策精神服務;信訪工作必須嚴格按政策辦事，而信訪工作中收集到的許多重要資訊又是領導制定政策和調整政策的重要依據;資訊、督查、協調、會務等項工也都是為了輔助領導制定政策和貫徹執行政策。

　　不僅黨政機關的祕書工作具有政策性，企事業單位包括三資企業、民營企業的祕書工作也都具有政策性，因為企業行為必須符合政府制定的政策，企業祕書為領匯出謀獻策就必須熟悉國家的相關政策，如金融政策、拆遷徵地政策等等。國家法律制度和企業內部制度如獎懲制度可以說是廣義的政策，因此祕書工作具有政策性是沒有任何例外的。

　　祕書工作的政策性要求祕書具有較高的理論水平和政策水平，熟悉國家法律、法規，正確理解執政黨和政府的各項方針政策。

　　4.機要性：

　　機要就是“機密而重要”，其意義偏於機密。因為機密的事項都是重要的，而重要的事項不一定是機密，因此“機要性”與“機密性”、“保密性”是同義詞。祕書的工作內容決定了祕書能夠比其他工作人員瞭解到更多重要的祕密事項，因此祕書工作的機要性程度遠遠高於其他部門。祕書工作的機要性要求祕書人員具有高度的責任感、嚴格的紀律性和牢固的保密觀念，祕書對自己所知曉的祕密事項必須做到守口如瓶。

　　有人認為，只有黨政機關的祕書工作才有保密的要求，一般企事業單位無密可保，這是一種糊塗觀念，因為任何企事業單位哪怕一個小企業、一所小學校，領導在決策和管理活動中都會有一些暫時不宜公佈的事項，如果提前洩露出去，就會使工作陷於被動，給領導工作造成損失。因此，保守機密是對各類機關單位祕書工作的一項普遍要求，沒有任何例外。

　　5.事務性：

　　祕書部門大多數工作是一些很具體的工作，祕書部門每天都要處理大量繁重而又瑣碎的事務。除了隨從、接待、通訊、值班、機關事務管理等項明顯屬於事務性工作外，其他具有政務性和業務性的工作實際上也包含有大量具體事務。

　　例如，準確的資訊是領導科學決策和有效管理的依據，因而資訊工作是一項政務性工作，但是，資訊的收集、篩選、輸出、貯存等等基本環節，又無疑是非常具體的事務。

　　再如，文書處理是一項需要專門技能的常規業務性工作，而文書工作中許多程式也是非常具體的事務，諸如公文的繕印、校對、用印、分發、簽收、登記、保管等，完全是一些瑣碎的事務。

　　祕書工作的事務性是由祕書工作的輔助性和祕書部門的從屬地位決定的。祕書的助手作用主要是通過辦理大量的具體事務來實現的，因為領導的決策管理活動中必然有大量的事務性工作，這些事務必須由祕書來處理，領導才能集中精力考慮決策和指揮大事。

　　祕書工作人員應該充分認識事務性工作的意義，樂於承擔繁重瑣碎的事務，為領導的決策和管理提供良好的條件。

　　如何做好祕書工作

　　作為文祕或者總經理助理，我們必須要做到想老總之所想，急老總之所急;作為文祕，我們是老總的喉舌，要說他之想說，避開他之不想說的話題。要順利完成我們的職位所賦予的工作，我們大概要在以下幾個方面狠下工夫：

　　力求思維敏捷、頭腦靈活，善於及時準確領會領導意圖，同時忠於職業操守。助理或文祕要很感覺敏銳，對周圍發生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善於在複雜的環境中把握住事物的本質特徵。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經常看書學習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時瞭解基層員工在想什麼，部門領導在想什麼，老總在想什麼，做到胸中有數，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會老總意圖，決不能見風使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實，如實反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便誇大或縮小。

　　不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。文祕助理與老總的上下關係，決定了處於被領導地位的文祕助理必須聽從老總指揮，忠實地按老總指示行事，把自己的工作嚴格限定在老總指定的工作範圍之內，不得自行其是。老總的指示具有嚴肅性和權威性，我們必須不折不扣地忠實執行，要圍繞他的活動，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學會從被動中求主動，要善於觀察掌握老總的性格、作風等個性特徵，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按老總指示行事，不等於盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時，我們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

　　既可參與決策、組織協調等重要工作，也能細緻紮實地幹好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經理辦公室是“不管部上自領導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文祕必須文武兼備、粗細結合，大事要幹得了，小事也要能幹。古人說“諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊塗“。我們要取二者之長，做到“大事不糊塗，小事能謹慎“，無論大事小事，確保辦一件成一件。要幹好參與決策這樣的大事，必須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協調方面，我們不光要搞好戰略協調、計劃協調、政策協調和事務協調，還要搞好上下左右以及領導班子成員之間人際關係的協調，這是做好工作的重要基礎。因此，我們要通過自己的工作消除領導之間可能出現的誤解，打通部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態度搞好謄寫校對、列印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛生等工作。這些小事一絲不苟地做好了，可以從一個側面反映我們兢兢業業的嚴謹作風，給人以好印象。

　　兢兢業業做好服務工作，不給領導幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務工作，比如要圍繞有關工作的關鍵環節和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進行管理提供優質服務。要善於行使老總賦予的職權去完成老總交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協調等，保證其指示的貫徹執行。還要把文書收發、登記、打電話、接待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對老總服務也要掌握分寸，孔子講“過猶不及“，服務不周到要影響老總工作，做過了頭則會影響老總的形象。我們可以參照以下原則：一是要按規定辦事。二是要多作請示彙報。遇到規定不明確或自己吃不準的事，應及時向老總彙報，請作定奪，切勿自作主張。不經老總授權，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴格要求自己。我們不是權利部門，但接近權利渠道，如不嚴格要求自己就會損害老總的形象。

　　祕書工作特徵

　　一,貼近領導核心,輔助領導工作

　　二,不在領導職位,參謀領導之政

　　三,沒有領導權力,隱含領導權力

　　四,貫徹領導意圖,反映群眾利益