公司電話禮儀常識

　　電話被現代人公認為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關鍵，它直接影響著一個公司的形象。因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。下面是為大家準備的，希望可以幫助大家!

　　

　　1、融入笑容的聲音

　　即使你不看到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們.他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入在電話中.你的態度應該是有禮貌的，聲音是適中的、清晰的，柔和的，不要在電話裡喊叫或聲音很尖.有趣的是，如果你要使你電話裡的聲音好聽，你試一試帶著微笑，但他聽到你的聲音時就像你在微笑.這個試驗你不妨試試，非常有效，人們能通過你的聲音辨別你的心情是快樂還是煩惱.

　　2、辦公室電話禮儀

　　1接聽電話

　　在一個跨國公司的辦公室裡，來電必須在第二聲鈴響之後訊即接聽.公司接電話應該是非常正規的，在禮貌稱呼之後，先主動報出公司或部門的名稱.如：“您好，羽西公司.Can I help you?”如果是一位祕書，則應說：“您好!這裡是某先生∕小姐辦公室，我是名字.Can I help you?”切忌拿起電話劈頭就問：“喂!找誰!”

　　如果一時騰不出空來，讓電話響了四次以上，拿起電話就應先向對方致歉：“對不起，讓您久等了.”

　　當來電話的人說明找誰之後，不外乎三種情況，一是剛好是本人接電話;二是本人在，但不是他接電話;三是他不在辦公室裡.

　　第一種情形，說：“我就是，請問您是哪位?”

　　第二種情形，接話人說：“他要旁邊，請稍候.”

　　第三種情形，接話人則說：“對不起，他剛好出去.您需要留話嗎?”切忌只說一聲“不在”，就把電話掛了，打電話人需要留話，應清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言，但要注意言語簡潔，節約時間.

　　我常要從美國打長途電話到國內找朋友，但因為他的同事或家人沒有禮貌，我不能留言，浪費了很多錢和時間，需要再撥一遍找人.替你的同事留個言是很容易做到的事，這不難，而後這個舉手之勞同時幫助了兩個人，為什麼不做呢?

　　最好在別人方便的時候打電話給他，而不僅只是你方便的時候.談話可以這樣開始：

　　“現在與您交談合適嗎?”_____你還要考慮到別人是否方便與你在電話中長時間交談.

　　要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛上電話，不可只管自己講完就結束通話電話.

　　無論什麼原因，電話中斷，首先打電話的人應該再撥.

　　如果你和某人在他的辦公室談話，而他突然接到了一個緊急電話，你應該問：“我該出去一會嗎?”而他在接電話的時候也應該說：“對不起，我一定要接這個電話.”

　　當你通話時，注意背景不要太吵.有太鬧的電視或收音機，請儘量調輕一點.

　　當你打長途電話給別人請求幫助，正好對方不在，你應該選合適的時間再打去，最好不要讓對方回電，因為對方可能會顧慮到昂貴的電話費.

　　如果打電話撥錯了號碼，應當說一聲：“對不起，我撥錯了號碼.”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，請他重撥，不要使對方難堪.

　　2祕書應有的電話禮儀

　　如果你用了一個新祕書，應該 教你的祕書有一個良好的電話禮儀，並逐漸把所有要領灌輸給她.

　　首先是讓她不要過多地參與你的電話，使你幾乎不能直接和來電人聯絡.為此，作為她的老闆，你至少應該給她提供如下的名單：

　　你的至親的人_____家人、朋友、醫生、老師……那些可以立刻與你取得聯絡的人.接到這類電話，祕書會說：“我知道老闆很想立即與你通話.”

　　你的重要客戶______如果你有時間就和他們通話.如果暫時沒有時間，祕書應說：“我知道老闆很想接你的電話，他現在正在接另一個長途電話，等他處理完，我會叫他打回電給你的.”

　　你不想接聽電話的人____接到這類電話，祕書則說：“我很抱歉，老闆目前仍在開會，他沒有時間來接電話.所以我只能建議你把你要說的寫封信，然後寄到辦公室來.”

　　同時要告訴祕書，不要讓任何人等待超過15秒，如果你不得不持續時間長一點，讓他告訴來電的人你會在幾分鐘之內回電給他!然後務必要做到.

　　此外，還要教你的祕書怎樣將電話轉給其他的人.換句話說，讓她多瞭解公司，什麼人是負責什麼事的，以便當你不在的時候，她可以知道將電話轉給其他也有能力解決此類問題的人.

　　3做好電話留言

　　當別人給你打電話時，有禮貌的做法是當天回電給對方.但是如果你沒接到電話，最好是兩天之內回電.如果你沒辦法回電，那麼，你應該在兩天之內，請別人替你回電話.

　　在辦公室裡， 每個人上班、下班及中間離開或外出的時間都不一樣，當接聽同事的電話時，要替同事做好電話留言，記下別人的姓名、電話.在這方面我們要互相幫助.在家中也是一樣的.無論是生活中，還是工作中，我們都應當多替他人想.

　　現在許多人都在電話上安裝錄音裝置.外出時將裝置開啟，就可以把打來的電話留言錄下來.在錄製自己的話音時，要注意措詞的語調，說：“對不起，××現在不在家，請留言.”

　　當你聽到留言，應該直接說出你要留下的資訊.留言時，最重要的就是清晰地說出你的姓名，慢慢地講出你的回電號碼和簡潔的資訊，最好將電話號碼慢慢地重複一遍.

　　4留意時間差

　　我在美國的家，有時候在凌晨5點，會接長途電話，這實在是太沒有禮貌了.打國際長途尤其要注意時間差.

　　若你真的十分需要在半夜打電話，可以看看當地的電話公司有沒有Call Waiting的裝置，以便讓別人知道有沒有人打電話給他.

　　時間選擇，包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間的長短.除了要緊事或事前約定好，一般不在早上7：00以前或晚上10：30以後打電話，以免影響人家休息.同時還應注意到各個國家和地區的時間差.比如美國，東海岸和西海岸就有3個小時的時差.夏威夷和東海岸有8個小時的差別.

　　5不要煲“電話粥”

　　當你有急事，對方一直戰線，你一定會心急如焚.然而，你自己是否也曾有過煲“電話粥”的情形呢?打電話，切忌喋喋不休、不分重點、嘮嘮叨叨、說個沒完，而要簡明扼要，節省時間.

　　電話交談所持續的時間，以談話內容多少來定：事多則長，事少則短.如果不是預約電話，時間須5分鐘以上的，那麼就應首先說出自己的通話大意，並徵詢對方現在講話對對方是否合適;若不方便，就請對方另約時間.

　　有時候來電話的人囉囉嗦嗦，你不願再花費時間和他無聊在談下去，你可以以禮貌地說：“我不想佔你太多的時間，以後再談，行嗎?”