職場上最全的接人待物禮儀
我們在職場上,時常要待人接物,那麼你們知道要注意什麼嗎?下面是小編為大家整理的,希望能夠幫到大家哦!
1.應有的態度——
如何在公司贏得好印象?除了在公司內打電話、接電話之類的技巧外,還包括將訪客帶到會客室、遞出名片與接收名片的方法,以及替別人作介紹……等,各種在商業社會生存所不可缺少的禮儀。
如果你剛進入公司,影印資料、整理檔案,以及端茶倒水之類的事,會顯得特別的多。或許你會覺得自己所從事的工作缺乏意義。但事實上,你所從事的工作絕不是瑣碎之事。當你接聽電話的那一瞬間,你就代表了公司。假使你在電話裡顯出失禮的態度,對方會認為這是你所任職公司的失禮,有時還可能導致談判破裂,最終失去顧客。
2.客人來訪,應起身迎接——
正在整理資料忙得不可開交,此時有位客人走進來。騰不出空,只好繼續做事,同時坐著向客人打招呼。
可是,這位來客見到她的上司便對坐著向他打招呼一事,表現出不滿的情緒。
當然,她也有苦衷,但在這種情況下,不論手上的工作多麼繁重,對於訪客,都應當站起身來行禮,這是最基本的禮節。或許你心裡懷著熱情歡迎的想法,可是,在訪客心裡卻不如此認為。如果被客人看到你坐在媾做事,只是把頭例行公事般地點一下,那麼對方便很自然的有一種被忽略的感受。
記得當遇有客人來訪之際,無論自己有多麼忙,都應站起身來打招呼。
3.要跟訪客問好——
遇到訪客,無論在何種情形下,都應搶先向對方問好,這才是正確的待客之道。寒暄時的禮節為身份低的人先問候身份高的人。而對於所有的公司來講,訪客都是居於上位者,因此必須由己方先致問候。所以當見到不認識的訪客時,要先行問好。
如果當時正與同事站著談話而沒打招呼,或者來訪者是進進出出的業者,就不在此列。
4.鞠躬時眼睛要注視對方——
鞠躬大致可以分為二類,即微微的點頭致意和常見的敬禮。無論採用哪一種鞠躬方式,都必須遵守基本原則。在鞠躬的開始與結束時,都需看對方的眼睛。無論行多少次敬禮,如果眼睛看著別的地方,這種行為也無異於是忽視對方。
此外,太快把頭低下或抬起,都不能算是正確的鞠躬方式。我們經常見到點頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員,那絕不是正確的禮儀。
鞠躬時應儘可能慢慢地進行。把頭低下時,以能在中途作1~3次呼吸的速度進行就可以了。
5.對訪客附上一句——“讓你久等了”——
當有約好的訪客時,大部分的人會說“歡迎光臨”!可是,接下來會附上一句“讓您久等了”的人,卻不多。
假設你的身份是來訪的客人,如果對方對你說聲“讓您久等了”你會在心裡暗想,“原來這家公司很看重我!”。
會不會說這句“讓您久等了”,別人對你的評價就會不同?答案是肯定的。當你的上司看到你如此向訪客問好後,必定會對你刮目相看。
這並不說只能使用“讓您久等了”這句話,可以根據不同的時間和場合,加上額外的話。
如果是經常出入自己公司的來者,說上一句“天氣這麼炎熱,您辛苦了!”之類慰勞對方的話,效果也會很不錯。
沒有人會對別人發自內心的關懷話語感覺不快,因此應積極地向別人問好。
6.記住訪客的基本資料——
雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺被問過一次,但是過沒多久,又被重複問“請問您是哪一位?”任何人都會有不被重視的感覺。為了避免使對方產生不快,當聽到訪客的公司名稱、姓名之後,應記錄下來,以免遺忘。
若將對方的公司名稱或人名弄錯,是非常不禮貌的。如果是難以聽清楚的名字,就應複述一遍,或向對方問清楚,以便將正確的公司名稱、姓名記住。
當有多位來訪客時,應以不讓訪客看到的方式作記錄,然後交給公司內的人。如果訪客的人數太多,也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。
7.引導訪客到會客室——
對於訪客,不能用手一指會客室,說一句“請到那裡等候”就算完事了。將訪客帶到會客室,才是應有的禮儀。
有人會認為將客人帶到會客室,是件簡單的事。但我們常看到會有人自顧自地走在前方,而忽略了後方的客人,認為客人會自己跟上來:甚至不管訪客有沒有跟來,便徑自地往前走去。這些都不是接待客人所應有的態度。一旦讓客人產生自己被拖著在公司內到處走的印象,相信他會感到不愉快。
正確的方法是:帶路時,應配合訪客的步調,走在距離對方大約1公尺的斜前方,而這是為了讓訪客走在走道中的中央。此外,不時回頭看看訪客是否跟上自己,也是非常重要的一點。
8.不可以貌取人——
所謂“人不可貌相”,不能因為對方的身材魁梧,就斷定他的職務高,也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來判斷對方的職務,有可能鬧出很大的誤會。
當有一位或者兩位客人來訪時,根據對方的態度,大致能判斷出誰的地位較高:可是當有許多人來訪時,就很難分出誰是上司,誰是下屬。
遇到這種情況,只要確認誰是上司或負責人就行了。當對方突然來訪,沒有時間加以確認時,不要按照自己的看法隨意作出判斷。應將他們帶到會客室,交給主管去安排。
9.進會客室前先敲門——
以下是常發生的情形:職員將訪客帶到會客室,心想裡面空無一人,於是將房門開啟,卻發現裡面有人。因此,在進入會客室前別忘了要先敲門。如果有人,裡面負責接洽的職員會作出反應,從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。
為了避免失禮,不只限於會客室,包括其它所有的房間,在進去之前都應養成先敲門的好習慣。
10.哪裡是上座,哪裡是下座——
將訪客帶到會客室後,因此必須清楚哪裡是上座,哪裡是下座。
根據會客室的不同,上、下座也會不一樣,但基本是,靠近的座位是下座,靠近裡面的座位是上座。當拜訪其他的公司時,千萬別大模大樣地坐在上座之上,以免造成對方不好的印象。
此外,當訪客中的主管隨其他人一起進入會客室,或他已先到並在此等候時,應讓他決定把訪客安排在哪兒。要是有對方的主管在場,你卻在一旁指手劃腳地分派座次,就會顯得越俎代庖。
11.送茶有一套——
甫入職場的李君,將總經理的客人帶進了會客室,並隨後送去了茶水。李君先從總經理那裡旁開始上茶。
可是,過後他卻被總經理叫去訓了一頓。總經理生氣的原因是——“為什麼不先送茶給客人?”
然而從李君的立場來看,他認為先給遠比訪客年長、並且地位也遠比他高的總經理上茶,是當然之舉。
然而,正如總經理所說的,這是極大的錯誤。當有訪客時,即使總經理正在接待他,也要將訪客當作上位者,請牢記這點。因為與訪客相比,就算總經理是公司職位最上者,也處於訪客之下。
請記住:應先給訪客敬茶,然後才輪到本公司的職員。
12.倒茶只倒七分滿——
古人云“鞭長不及馬腹”,倒茶也是如此,倒在茶杯裡的茶水並不是加得越滿越好。為訪客準備的茶水,大都是在茶水間倒好再端到會客室裡去的。到會客室的距離越長,茶水溢位來的可能性就越大。
如果將茶水加得滿滿的,在端到會客室途中,托盤可能會濺溼。所以,應注意使茶水保持大約七分滿。
此外,在泡茶以前,應將陶質小茶壺和茶杯燙一下。當有多個茶杯時,為了使茶水的濃度均等,應提著茶壺繞著圈,將茶水分別注入茶杯裡。
如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶,任何客人都會感到不滿意。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。因此細心周到,儘可能將茶泡得好喝,就顯得格外重要了。
13.電梯也有上下座之分——
正如會客室與會議室存在席次差別一樣,在電梯內也有上座與下座之分。
在電梯內,操作按鍵的位置是最次的下座,因為站在這個位置上的人,必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵,扮演電梯女郎的角色。
相反,被看作最尊貴的上座位置,是位於操作按鍵位置的裡面,其次是它旁邊的位置,再其次是在有按鍵位置的旁邊。在有四人以上乘電梯時,大致也以此為準。
當你的上司站在電梯裡面的位置時,如果正巧你站在按鍵的前面,雖然把上司的前面堵住了,乍看顯得失禮,但實際上這才是正確的座次。
14.應確認客人離開後再離去——
根據與對方的不同關係,送別客人的方式也會有所差異。既有可以在會客室門口告別的客人,也有需要送到大門口的客人。需要送到公司大門口的客人,已經算得上是具有相當分量的VIP了,因此採用這種送別方式絕不能馬虎。
在大門口送別,自己應拿著客人的行李,在即將分別時再交給對方。千萬別在客人剛一轉身就連忙往回走,急著返回公司去,因為你不知道客人是否會回過頭來,因此應目送客人遠去,直到看不見對方的身影為止。
在將客人送到停車場時,也應將對方的行李送到車上。首先,必須先為對方開啟車門,當客人坐好後再將車門關上。此時,也應目送對方的車子開走,直到看不到為止。
15.等客人離去再離開——
有一天勝文送客時,在電梯間的前面說了聲“您慢走”,當電梯間的門正徐徐關上時,他便迅速走回辦公室。
可是,這位客人忽然想到自己有東西忘了帶,於是將正在合攏的電梯門開啟,而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經不在了。他急忙跑到走廊裡,卻看見勝文正匆匆離開。
事後我們才知道,當時這位客人產生了一種受到拋棄的感覺,並且感到有些孤立無援。
因此在電梯口送別時應停留在那裡,直到電梯間的門合攏並開始下降為止。
或許有人認為大可不必如此,但電梯間與在走廊裡是一樣的,你不知道有誰注視著你。假如有別的客人看到了如此送別的場景,或許他會對你所任職的公司另作評價。
16.記得打掃會客室——
當你從會客室將客人送走後,在做什麼呢?是不是覺得暫時還沒有約好的客人,就可以撇下會客室而去做別的事?
此時,要是有不速之客到來怎麼辦?因為會客室尚未整理,所以只能暫請他到大廳里長時間地等待。
為了避免這種情況發生,記得當客人離去之後,應立即打掃會客室。
將茶杯和點心類的東西撤掉,將桌子擦乾淨,將菸灰缸換掉;此外不要忘記將房門和窗戶開啟,尤其是在客人很多的時候,香菸等不良氣味會瀰漫在整個會客室。如果就這麼讓下一位客人進去,容易造成不良的印象。
所以會客室應勤加打掃,使之處於良好的狀態,無論何時有誰來,都能立刻讓他進去。
17.左手持聽筒,方便記錄——
當我們講電話手持聽筒時要用哪一隻手?可能有人認為用哪隻手拿還不是都一樣。
話雖如此,但如果用左手拿,而將右手騰出來,在打電話的過程中,就可以作紀錄、查資料。反之,每次都向對方抱歉地說“請稍等片刻”,並換另一隻手拿聽筒,就容易耽誤時間。此外,還會讓對方留下不得要領的印象,從而對談話產生負面的影響。
為了避免這種不高明的做法,聽筒應用左手來拿,並隨時將記錄本和資料放在手邊,以便能迅速地作出反應。
18.做好事前準備,講電話不怯場——
一般人認為:透過電話將事情說清楚,似乎是一件很容易的事,但實際上卻很困難。
尤其是當對方的地位高,或所談之事非常重要時,自己就常會處於一種“怯場”的狀態,大腦一片空白。即使沒有這麼嚴重,能將事情正確地說清楚的人,也少得可憐。
所以,將資訊正確而簡潔地傳送給對方前,必須先在頭腦中構想清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什麼、方式、如何?這5W1H,就不能簡潔地將一件事告訴對方。
在打電話之前,將要談的內容記錄下來,就是簡便易行的好方法。如果再將有關此事的資料也準備好並放在手邊備查,就完美無缺了。這麼一來,即使被對方反問,也能很快有條有理地回答。
19.接電話時,要說聲“您好”——
一般人在接聽來電時,習慣性的先從“喂喂”開始應答。但是,在公司內接電話,應拿起聽筒後,口齒清晰地說“您好”,再說出自己的公司名稱和部門名稱“這裡是○○公司”、“這裡是△△部”。
在對方報出自己的姓名後,別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧,不勝感激”。一般人對這種話通常會很難說出口,因為“自己並沒有受到這個人的關照”。
可是在商業上,有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道,如果說一句“承蒙關照”,會給對方有更好的印象,結果就會完全不同。
20.打電話時,必須主動自報姓名——
當你打電話時應先主動自報姓名,要是連名字也不說,突然說出“請○○先生接電話”,就略顯失禮。因此,應在被對方尚未問起“請問你是哪位?”之前,先主動自報姓名。
自報姓名時,應將自己所任職公司的名稱與自己的姓名,同時告訴對方。我們時常會遇到只說出公司名稱,而不報自己姓名的人。確實,我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表,但是卻會對接電話的人造成麻煩。因為無法正確轉達來電者為何人。
此外,如果不知道名字,會對以後的工作帶來許多不便,如果自己要找的人不在,還會造成聯絡困難。
21.私人電話,應長話短說——
因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事,因此要儘量少使用公司的電話打給自己的朋友們。
但是,對於打來的電話,一般人會認為電話費是由對方支付的,因此不會增加公司負擔。
當然,上司不會對接聽一兩分鐘的私人電話有微詞。可是,當變成了長達幾十分鐘的超長電話時,那就是另一回事了。在公司裡,無論哪部電話,都是因工作需要而特地準備的。
由於私人電話時間過長,而使公司不能進行重要的工作聯絡,會使公司帶來重大的損失。
因此,也應該長話短說,儘快回到工作崗位上。
22.電話中途斷線,應主動打過去——
我們時常會遇到這樣的情形:當通過電話與對方交談時,電話在中途突然因操作失誤而斷線。
要是事情沒有談完,應由先前打電話的一方重新撥打,以使談話繼續下去。但不能因事情大致已談完,就對此聽之任之。
重新撥通之後,再向對方致歉,“非常抱歉,剛才電話中途斷線了”。
應具備始終由自己主動重打的意識,除非對方使用公用電話,那就另當別論了。
23.電話聲音不清楚,怎麼辦?——
我們時常會因話聲音小而聽不清楚,此時,你是否會因此而提高嗓音,大聲地說:“對不起,我聽不太清楚,請說大聲一點?”
即使對方的聲音的確很小,也要採用如電話的狀況不好,因此聽不清楚之類的說法。如“很抱歉,電話的聲音聽起來有點遠”,或“很抱歉,能不能請你再說一遍”,明白無誤地反問對方,並加以確認複述一遍。
24.“請稍等片刻”,不宜超過一分鐘——