應聘祕書職位實用英語

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　　美國的祕書“越老越吃香”

　　美國是個職業化程度很高的國家，祕書工作也毫無例外地實現了高度職業化。在美國，祕書是個既嚴肅又體面的職業，不僅從業者眾多，而且也很受尊重。

　　據美國勞工部統計局的資料顯示，目前，美國全國祕書從業者約為300萬，是美國從業人數最多的行業之一。

　　在美國，祕書往往被人們看成是分身有術的萬事通。無論是商界祕書，還是政界祕書，他們除了要具備最基本的文字、外語、計算機技能之外，往往還需具有很強的溝通協調能力和敏銳的洞察力、判斷力，在單位的角色可謂是舉足輕重。祕書的工作內容很多，從日程安排、內勤接待、後勤服務到會議策劃、公關服務、出謀獻策等，範圍很廣。難怪有人形容祕書是“八爪魚”。

　　在美國，祕書這個職業有點像中國的中醫，真是越老越吃香。比爾·蓋茨在創業之初就聘請了42歲的女祕書露寶。比爾·蓋茨在提到當初的創業時總忘不了提及這位祕書。露寶穩重細緻，幾乎成為公司的靈魂人物，她和蓋茨的完美配合成為了微軟公司一道獨特的風景。

　　為了肯定“祕書”的貢獻，1952年經兩位美國資深祕書提議，美國宣佈設立祕書周和祕書日。1955年，美國正式將祕書周定在每年4月份的最後一週，而這周的星期三被定為祕書日。

　　1.應聘祕書職位的慣用口語句子：

　　I know this job is handling routine tasks.

　　我知道這項工作是要處理日常工作。

　　I know this job requires typing letters and documents. receiving visitors, answering phone calls and so on

　　我知道這項工作需要列印信件和檔案、接待來客、接聽電話等等。

　　I can handle English files.

　　我能處理英語文件。

　　file n. 檔案，檔案 v. 把…歸檔

　　I have several years of experience in secretarial work.

　　我有幾年祕書經驗。

　　secretarial a. 祕書的，書記的

　　I can take dictation at ordinary speed.

　　我能記錄下正常速度的口述內容。

　　I take dictation in English at about 100 words per minute.

　　我每分鐘可用英文記錄下100字左右的口述內容。

　　dictation n. 口述

　　I was the only one there who could take shorthand.

　　我是原來單位裡惟一會速記的人。

　　I typed all the letters that went out of the office.

　　辦公室發出的信件都是我打的。

　　shorthand n. 速記

　　I can operate a fax machine and a photocopier.

　　我會操作傳真機和影印機。

　　photocopier n. 影印機，影印機

　　fax machine“傳真機”

　　I've taken such courses as secretarial principles, office administration, business English, etc.

　　我修了祕書原理、辦公管理、商務英語等課程。

　　“etc.=et cetera=and so on”意為“等等”。

　　In my previous job, I did typing and filing every day.

　　做上一份工作時，我每天都要打字、處理文件。

　　previous a. 先前的，早先的

　　My tasks are setting up appointments and taking care of a lot of support work.

　　我的任務是安排預約以及許多輔助性工作。

　　set up“安排，制定計劃”

　　take care of“處理”

　　2.實用對話

　　Applying for a Position as a Secretary應聘祕書

　　Interviewer: What kind of job are you interested in?

　　面試官：你對什麼工作感興趣?

　　Annie: I want a job in which I c. an use English. I would also like to be able to have some responsibility in my work.

　　安妮：我想做一份能用得著英語的工作。也希望我的工作能負有一些責任。

　　Interviewer: I really appreciate that. I would expect my secretary to be able to work independently, and take over some of

　　my ordinary responsibilities, such as answering routine correspondence, taking phone calls for me, and sometimes assisting me with personal affairs.

　　面試官：我很欣賞這一點。我希望我的祕書能夠獨立工作，並接辦我一些平常的工作職責，比如回覆日常書信，替我接電話，有時幫我處理一些私人事務等。

　　Annie: Yes. I see. In my previous job, I did typing and filing every day.

　　安妮：是的，我明白。做上一份工作時，我每天都要打字、處理文件。

　　Interviewer: Have you had any experience as a guide?

　　面試官：你有當導遊的經驗嗎?

　　Annie: Well, not exactly. But I have shown some of my foreign friends around o Beijing.

　　安妮：嗯，不算真的有。但是我帶我的一些外國朋友遊覽過北京。

　　Interviewer: Once in a while we have visitors from abroad, and I would like to be able to ask my secretary to take them

　　shopping and sightseeing.

　　面試官：有時候我們會有外國客人，我希望我能讓我的祕書帶他們去購物和觀光。

　　Annie: I think I would like that.

　　安妮：我想我是願意做那些事情的。

　　3.詳細解說

　　1.“take sth. over”的意思是“接管…，接任…”，例如：His only reason for investing試the company was to take it over.他投資

　　這家公司的惟一原因是想接管這家公司。若要表達“從某人那裡接管…”則要用“take sth. over from sb.”，例如：Jack is supposed to take the work over from Carmen.傑克應該會接管卡門的工作。

　　2.“show sb. around sth.”的意思是“帶某人蔘觀/看某物”，例如：Leo showed her around the house.利奧帶她著了看房子。

　　3.“ everyonce in a while”意為“有時，偶爾”，例如：I do get a little anxious every once in a while.我偶爾會有點焦慮。