下一步行動清單

寫到下一步清單，就好像看到我建立時間管理系統的歷史，從一開始使用palm系統的PDA利用上面的待辦事項軟體，也曾經用過可以和電腦同步的 Bonsai、Lifebalance，接著用到PC單機上面的outlook、mylifeorgarnized、planplus，到蘋果電腦上面的 iGTD，這六年來，還真的花了不少時間及心思，就是要找出最合適的管理工具及方法，為了寫這篇文章，我也趁機問了問自己：

　　到底建立下一步行動的核心目的是什麼？

　　這個問題讓我思考良久，整合我這六年來的經驗，終於體驗到這個核心就是“專注”。有了符合現實狀況的下一步清單、任務清單，我們就無須擔心有沒有考慮到的事情，才能專注，而專注就是David Allen所說得Mind like water心境如水。

　　今天我們提到的下一步清單，除了是六個流程的組織下面中一個資料庫，也是我們六個檢視高度中最基礎的一個檢視專案。

　　但是何謂下一步行動呢？

　　我的定義是“任何已經確定的、需要2分鐘以上才能夠解決掉的單一行動”。

　　而所有的下一步行動，整合在一起就是。當我們擁有完整的下一步清單，就可以讓我們執行時，迅速找出要採取的行動，就像有一臺現代的GPS，遇到路口時，可以立刻判定自己應該左轉或右轉。我們這堂課是下一步清單的簡介，我們這就開始。

（1）完整的行動提示盤點

　　當我們的行動提示集中在一起，放在頭腦以外的地方，就可以降低很多的壓力。若是能長期做好加工及檢視的習慣，盤點好對自己及他人的承諾，除了可以發揮整合的效益外，更是一個強而有力的好習慣。

　　也有網友提到，盤點行動提示是為了忘記，是為了放下，是為了去做重要而不緊急的事情。確實這才是時間管理的一部分，有時獨自用餐，能跟自己相處，看看書，聽聽音樂，想想未來，除了降低壓力，也能拓展我們的視野，這也是許多人做時間管理的目的。

　　但是要是我們不能做好收集、加工、組織、檢視等等的流程，做好時間管理的基本功，這樣的情境是緣木求魚，過度理想化了。孔子說“己立立人，己達達人”，做好完整的行動提示盤點，增強時間管理能力，自然能有多出來的時間，這些時間如何運用，那就是個人的自由選擇了。

（2）依照場合分類，批次處理

　　有許多人認為GTD的時間管理的精華之一在於場合（context）分類，場合的意思，就是不同的工具（電話、電腦）、情境（自己動手做、當面溝通、思考）。例如需要打電話的下一步行動，我們放在同一個清單中，就可以一次打好幾個電話；又如整合需要在電腦上面處理的清單，一次處理好幾個電腦上面的事情，這就叫做批次處理。

　　經過調查，我們最浪費時間的動作就在於“切換場合”，舉例來說，如果我們要發五封emails，但是分散在一天之內五個不同的時間來進行，一定會比一次發五封信更加浪費時間，我們也分析一下為何如此？

　　一來，不用切換場合，很多動作就不用再重複做。以發emails為例，其動作包括：坐在電腦前、開啟電子郵件、掃描新進信件、開啟新郵件、思考如何寫這封信，分綱要、寫內容，檢查錯字，寄出信件等，這些動作如果批次處理，很多地方都能省下時間。

　　二來，我們在同一場閤中，持續工作，常常都能越來越專注，甚至進入Mind like water心境如水的境界。例如活動前，需要打20通邀請社團成員參加活動的電話。若是我們花上1個小時，專心持續打電話，就會發現，一開始打電話時結結巴巴，詞不達意，越打越多後，就會有一些固定的話術，打起電話時也越來越high，電話中的說雜事時間也減少了，簡單明瞭就能把邀請朋友參加活動這件事講得很清楚，就能越打越快，省下許多時間。

　　依照場合分類，是我們時間管理的基本功，功夫扎的好，就可以一步步練上去。行福行動家的時間管理講究由下往上，將身邊的瑣事都處理好了，壓力降低，思緒清空，自然專注力就能提升到較高的層次。

（3）做事時能行雲流水

　　當我們買了一輛新車，開在高速公路上，就會覺得路上到處有許多同品牌的車子；自己剛當了爸媽，就會覺得隨處可見剛剛生了孩子的夫妻。這是因為我們大腦的機制就像雷達，會讓我們自動搜尋到和關注事項有關的東西。當我們擁有完整的行動清單時，就會發現推動解決該行動的方法會突然出現在自己面前。

　　才剛寫下要聯絡Michelle，就接到Michelle打來的電話，立刻可以討論事情。
　　剛剛寫下要寄出一封信件，就看到同事拿著包裹準備要去郵局，快點請她協助寄一下，省下自己的時間。
　　才想好要寫一篇企劃案，看看自己的書櫃，就想到一本很適合的參考書躺在那裡。

　　有了完整的下一步清單，我們在生活中就更加能夠行雲流水，不僅如此，我們的行動會由外界環境主控，逐漸轉變成願景領導自己前進。這是因為我們越來越能結合身旁的各種資源，產生解決問題的“綜效”，除了解決外界環境要求我們做到的事情，又能結合自己想要往前推動的目標。

　　這也是我的真實體會，一開始進行時間管理時，都覺得累積的下一步行動數量越來越多（一直將外界環境的雜事加工成行動，所以事情變多），當運用清單得心應手後，運用清空收件匣、每週檢視、半年檢視等方法，外頁環境的變化，常常成為我朝願景及目標前進的契機，這時反而由壓力，變成通往成功的助力。

結語

　　下一步清單，就像是一個GPS，理面有許多附近環境的地圖資料，我們看著地圖，就更加容易思考自己如何朝著目的地前進。如果手上沒有GPS，我們只能看見附近的景物，甚至連自己所在的街道名稱都搞不清楚，還要問路人才知道。

　　有了GPS，我們開往目的地的行程就能有如行雲流水一般一路通，左轉右轉都能自動提示，也會告訴自己有超速照相，要減慢速度。這時我們心中當然可以降低壓力，進入一種更加集中、開放、寬廣的思考模式中，這就是我文章最前面提到的“專注”，此時便可以做更高層次的檢視，我們的人生就能夠逐漸由被動轉化為主動，Master our life。