時間的管理

　　

　　因為時間具有“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復得”等特性，所以在各種經濟資源中，時間最不為一般管理者所理解。也許正因為如此，時間的浪費比其他資源的浪費更為普遍，也更為嚴重。?

　　所謂時間的浪費，指對實現目標毫無貢獻或貢獻的時間消耗。“時間管理”所探索的是如何克服時間浪費，以便有效地完成既定目標。特別提醒管理者注意的是，“時間管理”並不是指以時間為物件而進行的管理。由於時間總是按著一定的速率光臨，並且按照同一速率消失，所以時間本身是無管理的。“時間管理”的正確涵義應該是面對時間而進行“自管理者管理”。管理者究竟應該如何面對時間而進行自管理者管理，以便克服時間的浪費呢?管理者認為可以從以下兩個途徑入手：?

　　1建立正確的時間觀念;?

　　2培養克服時間誤區的技能。

　　有礙時間管理的四種觀念

　　一般人在與不同的環境、不同的年紀、不同的心緒下，對時間可能會保持不同的看法。這些看法之間往往是相互矛盾的。例如管理者有時認為“光陰似箭，日月如梭”，有時則認為“時間象蝸牛一樣地爬行”，甚至有時更認為“時間處於靜止狀態”。再如當管理者需要料理的事情太多時，管理者總是感到“時間不夠支配”，但是當管理者無所事事時，管理者又感到“不知如何消磨時間”。由此可知，一般人對時間的態度是極為主觀的。在各種時間觀念之中，有四種觀念特別不利於時間的有效運用。它們是：

　　1視時間為主宰;?

　　2視時間為敵人;?

　　3視時間為神祕物;?

　　4視時間為奴隸。?

　　視時間為主宰的人：重形式而不重實質

　　視時間為主宰的人，將一切責任交託在時間手中。對這種人來說，它被當作一種信念。這種人深信“這只是時間問題”、“ 歲月不饒人”、“時間是最好的試金石”這一類的說法。在這種人心目中，時間猶如駕駛員，而他們則好象乘客!?

　　視時間為主宰的人的一個主要行為特徵，便是重形式而不重實質。下面是一些具體例項：?

　　儘管他們有時需要更多的休息，但有些人每天總是在同一時間起床，儘管他們有時在那個時間並不感到飢餓。但是有些人每天總是在同一時間進餐。

　　有些人總是恪守固定的時間辦事而不願稍作變動。例如管理者在下班時，雖然次一班6∶05分的班車不愁沒有座位，但是他們總是超5∶45分那趟擁擠不堪的班車。

　　有些管理者總是以時間為行為準則而忽視其它一切。例如長途電話的通話時間一超過三分鐘，則令管理者感到極度不安，雖然增加的通話時間可以節省幾天的旅途奔波或是代替冗長的會議。

　　視時間為主宰的人雖然重形式而不重實質，但這並不意味他們一定喜愛形式。管理者有時也會違背形式的要求，但管理者不敢公然違背，而只是以“自欺欺人”的方式逃避。例如管理者常聽某些人說“偷得浮生半日閒”。言下之意為：

　　1他們不應當在忙忙碌碌的工作中偷閒;?

　　2他們想偷閒，而且無論如何都要偷閒;?

　　3他們期望能避免罪惡感或良心的譴責。?

　　視時間為主宰的人並不面臨“選擇”的困擾，他們生活得頗為瀟灑，因為他們只需聽從時間的指揮而無需費腦筋。他們最大的缺點在於無條件的向時間屈服，以致不能善用時間，發掘生命過程中無窮的機會更無從談起。

　　視時間為敵人的人：重效率而不重效能

　　視時間為敵人的人，經常將時間當作超越與打擊的物件。這種人的行為特徵為：?

　　1自管理者設定難以完成的時限，以便“打破記錄”或“重新整理紀錄”。例如這種人開車上班， 喜歡尋找捷徑，以便創造紀錄;對這種人來說，節省下來的一點時間好象能積蓄下來似的。?

　　2在任何約定時間的場合，因早到而感到“勝利”、因遲到而感到“沮喪”。這種“勝利”或“沮喪”的感覺，是針對時間的早晚而產生，並非針對時間的早晚所導致的後果而產生的。例如有些人開會總是早到，則令早到的便是等候其他與會者的來臨。仍有一些人因約會時遲到一、兩分鐘而感到沮喪，他們卻是因自己與時間打輸了一場仗而感到沮喪。

　　視時間為敵人的人一個最大的長處，便是洋溢著突破障礙的競爭精神。但與時間競賽的人，是終究註定要失敗的。其次，當一個人的心理經常處於競爭狀態，他將難以充分體會經驗、成就或喜樂。管理者也將難以生活在現在，因為他的心擺在了下一場的戰鬥上。管理者視時間為敵人，就是重效率而不重效能。“效率”基本上是一種“投入——產出”的概念。當管理者能以較少的“投入”獲得同等的“產出”，或是以同等的“投入”獲得較多的“產出”，甚至以較少的“投入”獲得較多的“產出”時，則被視為富有效率。

　　自從泰勒於上世紀前倡導“科學管理”以來，效率的概念不但已經家喻戶曉，而且逐漸成為鑑定好壞與判別對錯的價值尺度，甚至在若干場合中還被當作一種追求的目標!效率之所以受到如此重視，恐怕應歸功於管理學界對它不遺餘力的研究與追求。從早期的“動作研究”、“時間研究”與“工作設計”到近期的“作業研究”、“計劃稽核術”等技術性探索，無一不是致力於提高效率。在可支配的資源包括時間極度匱乏的情況下，講求效率是明智和必要的，因為效率的提高足以減輕資源包括時間的浪費。可是，為了將“效率的提高足以減輕資源的浪費”變成事實，管理者仍要講求“效能”。所謂效能，是指適合目標的設定，以及為完成特定目標所需的適合手段的選擇。有效能的管理者不但能夠制定適合的目標，而且能夠選擇適合的手段以完成既定目標。譬如當黑白電視機已處身於“生命迴圈”的成熟期，而彩色電視機正方興未艾時，若管理者仍選定黑白電視機為目標產品，且不論其生產效率有多高，這種產品肯定要滯銷。這樣的管理者是無效能可言的。再如管理者為了推銷女性化妝品，而在某一電視節目內從事產品廣告。倘若該節目此即完成目標的手段不受女性歡迎，則不論其收視率有多高，或廣告費有多便宜，這種廣告肯定無法實現促銷的目的。這樣的管理者也是無效能可言的。上述例項顯示，倘若管理者只講求效率而不講求效能，則將因為目標無法實現而導致嚴重的資源浪費。這對講求效率以避免浪費的管理者來說，真是一種莫大的諷刺!而令人遺憾的是，只講求效率而忽視效能的管理者卻比比皆是。當代著名管理學者彼得·杜拉克有鑑於此，在1966年撰寫了《有效的主管》一書，以呼籲管理者重視效能。在這一本書上，他很簡明扼要地指出：效率是“以正確的方式做事”，而效能則是“做正確的事”。這兩句名言，頗值得管理者三思。

　　儘管有許多管理者只強調效率而忽視效能，但仍有一些管理者卻只強調效能而忽視效率。如為了提高士氣，有些管理者會不惜代價地要求冗員提前退休。這在短期內很容易收到預期效果，但在長期內則極可能演變成員工人人自危，致使士氣反而較前低落。一旦管理者只講求效能而不講求效率，則勢必無法長期確保所獲得的效能。

　　由此可知，效率與效能不應偏廢，但這並不意味效率與效能具有同樣的重要性。管理者固然期望能同時發揮效率與效能，但在效率與效能無法兼得時，管理者首先應著眼於效能，然後再設法提高效率。難怪彼得·杜拉克會斬釘截鐵地說：“對企業不可缺少的是效能，而非效率。”

　　視時間為神祕物的人：囿於時間所加以的限制

　　視時間為神祕物的人通常都對時間高深莫測。他們對待時間的態度，與他們對待自己身體的態度極為相似。除非等到他們的腸胃出毛病，否則他們不會意識到腸胃的存在或是腸胃的重要性。同樣，除非等到他們對時間的使用受到限制，否則他們不會意識到時間的存在或是時間的重要性。?

　　視時間為神祕物的人因為忽視時間所加以的各種限制，所以能夠專心致志地工作。這未嘗不是一種長處。但是，時間對絕大多數人特別是管理者來說都是吝嗇的。除非他們真正瞭解到這種吝嗇，否則他們將無法適當地從事時間的調配。

　　視時間為奴隸的人：長時間沉溺於工作

　　視時間為奴隸的人最關切的，是如何管理時間。“視時間為奴隸”的這種觀念轉化成管理者的一種行為，便是長時間地沉迷於工作，成為所謂的“工作狂”。?

　　在各種各類的機構中，許多管理者的工作時間都很長，而且職位愈高者工作時間愈長。管理者時時可以聽到這一類的話：“一位基層的管理者如能在八小時內做好一天的事，他已算是一位能幹的人物。但是一位高層的管理者如能在十小時、甚至十二小時內做好一天的事，則他應被視為特別傑出的俊才。

　　難道職位越高的管理者，他的工作時間將無可避免地延長?許多人對這個問題都給予了肯定的答覆。理由是：當一個人在組織中職位上升得愈高，工作愈加緊要，其責任愈加重大，所以工作時間自然延長。可是，對這個問題的否定答覆，或許更加令人信服：當一個人在組織中職位升得愈高，上級授予他的權力愈大，供他差遣的員工也愈多，因此工作時間不應隨職位的升高而增加。

　　統計調查顯示，每週工作時間超過五十五小時、甚至六十小時的管理者大有人在。令人感到奇怪的是：這些長時間工作的人大多數都不認為自己工作過長。事實上，有些管理者只有等到心臟病突發、太太鬧分居、或子女求見時，才領悟到自己的工作時間過長。

　　例外性的長時間工作並不足以產生不良後果，但是經常性的長時間工作則有不良後果。以下三種不良的後果很值得管理者注意：?

　　1研究發現，每天的工作時間一超過八小時，則生產效率將快速的遞減。倘若這些研究的結果是可信的，則每週工作時間最好不超過四十八小時按六個工作天計算為好。

　　2長時間工作足以令人養成拖延的習慣。許多管理者對工作因保持著“白天做不完，夜晚還可以做;平時做不完，週末或禮拜天還可以做”的態度，於是使八小時可以做好的事被拖延到十小時才完成，五天可以做好的事被拖延到六天才完成。這不幸應驗了帕金森所提出的“帕金森定律”。即如可供完成工作的時間為八小時，則工作將在八小時內完成;如可供完成工作的時間被增加為十小時，則同樣的工作將改在十小時內完成。

　　3長時間工作可能導致工作的失敗。管理學者約瑟夫·崔豈特曾經對一群管理者在事業上的成敗進行研究，他發現成功的管理者與失敗的管理者的差別在於：後者隨時願意為工作而犧牲家庭。即忽視家庭而過度強調工作的管理者，其工作終究會不佳。長時間工作所導致的不良後果足以說明，為何一些機構會強迫員工定期休假、限制加班次數或加班時數、或是不準累積假期。

　　《時間管理》為“哈佛工商管理口袋書系列”圖書之一。本系列圖書向管理者提供了一些如何快速解決日常工作中所遇到的難題的辦法。系列中的每一本書都包含了大量有用的工具、自我測試題和一些真實的例子，以幫助管理者發現自己的優點和缺點並培養自我謹慎判斷的能力。不論你是在辦公室、在會議中還是在路上，這本輕便的顧問書都能夠滿足你更快速、更高效地處理日常工作的需求。