單證銷燬管理規定

　　關於下發單證印刷品銷燬管理規定的通知，下面小編給大家介紹關於的相關資料，希望對您有所幫助。

　　一、單證銷燬的定義和範圍

　　單證的銷燬，是指對因故應該銷燬的單證進行實物銷燬。單證銷燬的具體範圍和原因有：因停售險種、錯誤印刷、改版、過期等確實不再需要的未使用單證，或其他已經喪失使用價值的未使用單證;其它不再需要保留的單證***不包含其他作為公司檔案管理的單證***。

　　二、單證銷燬的流程

　　各機構清理的需要銷燬的單證，應該由各分公司***二級機構***彙總向總公司提出申請，經總公司相關部門審批，編造銷燬清冊並簽字後方可進行實物銷燬。各二級機構無權自行作出銷燬的決定。具體流程如下：

　　1、 由需要銷燬單證的部門***或三級機構***提出銷燬申請，需要填寫《內

　　部工作簽報》，說明單證銷燬的原因和《擬銷燬單證清單》***詳見附件1***，並經過部門單證員、部門***或三級機構***負責人簽字。報二級機構財務部***三級機構還需要二級機構相關部門***和機構負責人審批。

　　2、 二級機構財務部對部門報送的銷燬簽報進行審查核實，尤其對其中有價單證的資料要與業務系統和相關臺帳資料核對一致。對三級機構上報的單證銷燬申請，由二級機構對應業務部門和財務部共同籤批。經過財務部和業務部門籤批的簽報，報機構負責人審批簽字，然後報總公司財務部。

　　3、 總公司財務部收到機構關於單證銷燬的申請簽報後，視單證使用責

　　任人所屬部門，報總公司相關部門籤批，總公司相關部門主要就單證巨集觀管理方面進行審批和檢視，總公司財務部主要就有價單證資料、銷燬單證成本等方面進行核實審批。各部門會簽完畢，交總公司財務部統一傳真至機構。

　　4、 各機構接到總公司統一銷燬的批覆後，應由申請部門編造銷燬清冊，由申請部門、財務部、辦公室單證管理員和部門負責人共同簽字。 憑銷燬清冊，並至少有以上三方代表到位，對單證進行現場監督銷燬。尤其是有價單證的銷燬，必須現場監銷。銷燬單證的清冊作為財務檔案儲存。

　　5、在生產系統中對已經銷燬的有價單證作“作廢回銷”處理***單證的狀態須為“個人領用”狀態***。

　　三、其他

　　各機構銷燬可以銷燬的單證時，對其中部分單證***如條款、彩頁、費率手冊等***應保留適度數量的庫存，作為保全等業務使用。

　　對於不需要的單證，各機構應及時清理銷燬，至少每年要集中清理銷燬一次。各機構財務部需要同時沖銷已銷燬單證的價值，真實反映單證物料用品的庫存價值。對其中的收費單證，還應衝減實物管理責任人的庫存。

　　各機構對因個人的責任造成巨大浪費的，應對責任人和部門給予通報批評、警告、記過和相應的經濟處罰。

　　對二級機構因單證的徵訂、管理不力，導致巨大浪費的，總公司將給予通報批評或其他處罰。

　　本通知自發文之日起執行。以前相關規定與本通知有衝突的，以本通知為準。 執行中有何問題，請諮詢總公司財務部程麗彬8313、張琴8316。

　　特此通知

　　二○○四年三月十五日

　　附件1：

　　擬銷燬單證清單

　　2、有價、非有價單證應分類小計數量和金額，合計等於有價和非有價的總和。 3、銷燬原因下填寫每種單證的銷燬金額。

　　4、在上報此表書面簽字件同時，以EXCEL表格報送總公司財務部一份。

　　部門***三級機構***單證管理員： 部門***三級機構***負責人：

　　二級機構財務部 單證管理員：

　　二級機構財務部

　　負責人：

　　二級機構分管領導：