職場商務電話溝通禮儀知識

　　在商務接待中，掌握電話禮儀也非常關鍵，因為很多情況下我們需要在電話中交流。那麼有什麼?下面小編為大家整理了，希望大家能夠喜歡。

　　接電話的時間：接電話最完美的時間，最專業的時間接電話是在電話鈴響的第三聲接起來!如果你在電話鈴聲的第一聲響的間隙中接起來，一些客戶會認為你太憂慮了;如果你在電話鈴響了六到十六次，客戶會認為你不在意生意。

　　接電話的聲音：頂尖的銷售員接電話用有點興奮的聲音。他的聲音有些快樂的訊息，有些熱誠。如果你的聲音聽起來象晚期病人的聲音，保證客戶不會想和你見面。這也是為什麼你要在第三個電話鈴響響接起電話的理由之一，因為在第一響時，打斷了你正在做的事情，把你的心緒理清，把你自己的意識提高起來。這是簡單的小計謀。不管你什麼時候聽到電話鈴聲，暫停你手上的事情，立刻閃爍出心靈的想象。

　　承認他人的興趣：讓給你來電的人告訴你他為什麼打電話來。他或她可能會拒絕你的廣告或者問你一些關於特殊專案的事情。你可以這樣回答：是的，先生女士，我們已經接到好多電話詢問我們的新產品，我們真的很高興。然後你繼續下一步。

　　儘量得到對方的名字：如果你能在電話中叫出對方的名字，對方會非常高興，這樣非常有助於與來電的人建立聯絡。得到名字的方法很簡單，但正確的話語十分重要，如下：當你回到線上，說：謝謝你的等候。通常用禮貌來讚揚他們的耐心。然後說：我是把你的名字報上去。但是不要嘗試用等待逼他說--只是給他一個機會說出他的名字，如果他那時覺得自然，他會說出來，如果沒有，那就回到原來的溫柔和信心的語調說：請問我可以知道您是哪一位嗎?你總是可以知道他們的名字，如果他真的對你和你的公司有興趣，而在詢問購買的問題。

　　用問句回答他大部分問題：你所要的會面機會可能需要你去他們家裡，可能意味著他們到你的展示或陳列區域去看你公司的產品，也可能是去客戶的辦公室，不管怎樣，你都必須去赴約。當客戶電話來說：你們的影印機可以打折嗎?一個頂尖的推銷員不會回答這個問題的有或者沒有。而是他可能說：那一型的影印機正是你要買的嗎?是的，正是那種。好，我今天或明天可以跟你多談一點，你要來我們的展示間還是我到你那裡去?

　　當約定約會時間時，要重複告訴客戶所有的細節：當你約會時，什麼事情都可能發生，他們不是完全忘了，就是不能確定你在哪裡。他們可能忘記會面時間，可能不記得你的名字，這就是為什麼要在約會時要確認好幾次的原因。注意請他們寫下適當的細節。如：你有沒有隨手的鉛筆?我想要你寫下一些適當的細節。適當的細節包括銷售員的姓名、他公司的地點、地址、時間、及任何來電者需要聯絡你資料。

　　職場商務接聽電話的禮儀

　　一、及時接聽

　　如果電話鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態度，而且應該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩幹代接。

　　在接電話時，我們提倡鈴響不過三：接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久後才接，要在和劉方通話時向對方說明情況，稜示歉意。

　　正常情況下，不允許不接聽來電，特別是應約而來的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認為你清閒得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認為沒有人在，或者是不想理。

　　二、確認對方

　　一般情況下.對方打來電話後都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應該主動問;請問您是哪位價我能為您做什麼?您找哪位?但是，人們習慣性的做法是，拿起電話聽筒後便會向對方盤問：喂：哪位這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒後應首先自我介紹：：您好，我是某某某

　　三、非常規電話的處理

　　如果接到打錯的電話，不要發怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向對方說明情況後結束通話電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皁白，認為是惡意騷擾電話而破門大罵。因為，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什麼樣的後果。如果對方是惡意騷擾的話，應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應該說髒話;如果問題嚴重，可以考慮報警解決。

　　四、分清主次

　　1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看檔案、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。

　　2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，並求諾稍後再聯絡。

　　3.接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因為很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，並對其講明原因，然後立即去接另一個電話，問清情況後先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之後再繼續和前者通話。

　　4.不能因為圖清淨隨便撥下電話線。

　　五、規範地代接電話

　　代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關係。

　　1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方託你轉達的事情。

　　2.記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應先詢問對方是否需要代為轉讓。如對方有此意願，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事後忘記，對方講完後，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。

　　3.及時傳達內容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不願問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然後再詢問對方還有什麼事情?這二者不能顛倒先後次序。之後要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什麼原因、都不能把自己代人轉達的內容，託他人轉告。

　　六、錄音電話

　　1.留言製作要規範。留言內容一般包括這麼幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

　　2.如非很必要，儘量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。

　　職場電話禮儀技巧

　　通話是現代社會最常見的一種交際方式。它是運用電話等現代通訊工具進行交往, 具有快捷、方便的特點。儘管不是面對面地交談, 卻能讓人迅速獲得資訊, 及時進行溝通。

　　在公務活動中, 使用通話交流情況、溝通訊息、商洽問題、答覆事項, 是一種最普遍的工作手段。通話包括打電話和接聽電話。不論是使用普通電話還是

　　行動電話, 都要遵守一定的禮儀規範。

　　學會通話可以樹立良好的電話形象。如果缺乏電話使用常識, 沒有掌握通話的技巧和禮儀規範, 就會影響公務活動的開展, 甚至損害機關單位的形象。

　　怎樣打電話?

　　誰不會打電話?也許你會發出這樣的疑問。打電話確實是一種最常見的交際方式。但是要正確掌握打電話的方法, 還是需要注意一些問題的。

　　時間選擇。公務通話一般要在辦公時間內進行, 不要在下班之後打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國際長途電話, 要注意時差, 不要擾人清夢。要掌握通話的時間, 一般不宜過長, 以不超過五分鐘為好。如果要通話較長時間, 最好用面談的方式。如果只能通話, 必須徵詢對方是否方便, 否則就要另約時間聯絡。

　　表述得體。通話表述要符合禮儀規範, 不能高調門, 語驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語速適中, 過快了容易讓人聽不清楚, 產生匆忙應付的感覺; 慢條斯理, 拿腔拿調, 也容易引起人的反感。

　　舉止得當。打電話要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無法接通的情況就表現得很不耐煩, 甚至甩話機。電話接通後, 要等鈴聲響過六遍後, 確信對方無人接聽, 才結束通話話機。通話時不要抱著電話四處走動; 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話都是不適宜的。通話時也不要吃東西、抽菸、喝水、翻報紙雜誌,甚至與旁邊的人閒聊。

　　注意環境。打電話要注意周圍環境。行動電話不要在嘈雜的大街上、一些公共場所通話。辦公室打電話, 要避免談話聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話環境, 待安靜下來再撥通電話。

　　怎樣接電話?

　　接電話要注意以下禮儀:

　　及時接聽。電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響後接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 徵得同意後才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

　　文明應答。接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候對方, 並自報家門:

　　你好! 這裡是單位或你好! 我是 , 或者詢問對方: 你好! 請問找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對方不在的原因, 或告訴對方聯絡方法。一般不宜用你是誰、你找誰、有什麼事之類的話發問。與對方通話, 要儘量每問必答,但不要答非所問, 東拉西扯, 大聊其天。對方交談內容結束要即時道別, 說聲再見。

　　做好記錄。公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好, 不要通話後放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重複一遍, 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等, 最好加以核實, 避免記錯。

　　一些特殊電話的接聽。對打錯電話的, 不要大聲斥責對方, 要接受對方的道歉, 說聲沒關係後掛機。對一些難纏的電話, 要學會說不, 設法擺脫對方的糾纏, 委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如你猜猜我是誰、想知道我在幹什麼嗎之類的謎語電話, 可以用別讓我猜謎了、我正忙著、我還有一些急事要做呢之類的話加以應對。