如何編寫有效的專案建議書

如何編寫有效的專案建議書

　　專案建議書在獲得批准前，可能會有一些反饋和若干次修改。下面簡單地列出建議書應當提交的內容，歡迎閱讀。

　　所有專案計劃活動最終是要提交專案建議書。專案建議書要被提交給高層管理者，以批准執行專案。大多數情況下，會有同樣的團隊審批基於POS編制計劃的專案。建議書將描述專案的完整商業情況，包括預期的商業價值，以及相應的費用和時間估算。除了這些資訊以外，建議書還會詳細描述做什麼、誰來做、什麼時候做和如何做等問題。建議書是專案的路標。

　　專案建議書的內容

　　幾乎每家公司都有自己的專案建議書格式，但大部分建議書的章節與這裡列出的非常相似。專案建議書是對所有計劃編制工作的重新說明。

　　1. 概要

　　這部分的文字不會超過一頁，通常是半頁。想想兩分鐘的電梯談話(如果你不能將專案在兩分鐘的電梯交談內總結出來，就說明你還沒有完成工作)這種談話中你是不會出錯的。我們建議這部分內容包括3個簡短的段落，且每段只描述1個主題：

　　1)商業情境

　　2)你的專案目標

　　3)商業價值

　　很簡單，不是嗎?

　　如果你的公司有戰略計劃，你就應該增加第4段，以簡要描述你的專案如何支援這個戰略計劃。如果你的`專案要和別的專案爭搶資源，則這段話是必需的。

　　2. 背景

　　這是對此專案建議書的背景的簡短描述。它通常陳述專案產生的商業條件、機會或問題。

　　它為以後的部分搭建了舞臺，並且將專案置於商業環境之中。

　　3. 目標

　　這是另一個簡短的部分，將簡要說明你希望透過專案實現什麼目的。描述目標時應避免使用術語，因為你不清楚誰會閱讀這個部分描述目標要使用商業語言，而不是使用你所在部門的技術語言。你要明確闡述目標，以避免對要做什麼和目標由什麼構成存有疑問。

　　4. 對所採取方法的綜述

　　對於那些可能對你如何實現目標的細節不感興趣的人來說本部分提供了有關所用方法的高度概括描述。你可以提一些PMLC模型，但還是要儘量避免使用術語。對於每個步驟，只要給出簡短說明和幾句支援性論據即可，因為此時簡短和清晰是非常重要的。

　　5. 工作的詳細說明

　　這裡，你要給出你的方法的細節，包括應該做什麼、什麼時候做、由誰來做、需要多少時間以及應該採用什麼標準來衡量工作的完成情況這是所有專案工作的路標。我們發現，甘特圖對於展示進度資料很有幫助。甘特圖易於理解，對於那些第一次看到的人來說通常很直觀。

　　6. 時間和費用匯總表

　　我們通常會在專案建議書中包含關於時間和費用的|頁彙總表。如果這些工作被用高階列表形式表示，則會更有效。通常，這些資料已經在前面被描述過，將其在這裡彙總起來則有助於客戶審閱與提出意見，

　　7. 附錄

　　附錄包括所有與建議書正文不是密切相關的支援資料和細節還包括客戶可能遇到的問題及問題的答案。記住，附錄要比專案工作的基本描述詳細，通常可以在這裡找到支援性資訊

　　專案建議書的格式

　　關於格式，這裡沒有僵化和便捷的規則。你應該可以在你的部門找到成功的建議書並將其作為指南。一旦簡略地描述了想法，你就要與可信賴的同事分享建議書，因為他們的反饋資訊是你所能夠得到的最有價值的建議。