皇甫誕碑冊

[拼音]：dang’an jiansuo

[英文]：archival retrieval

檔案館(室)將所藏檔案材料的線索編製成各種檢索工具，建立檔案檢索系統，並通過它查詢所需檔案以提供利用的一項業務工作。

檔案檢索工具是記錄、查詢、報道檔案材料的手段，管理和利用檔案的工具。檔案檢索工具的種類很多，可按編制方法、資訊處理手段、收錄材料範圍、作用等不同的標準進行分類。按編制方法可分為目錄、索引、指南。檔案目錄是由許多條目組成的有機體，也是檔案館(室)檢索體系的主要部分。常用的有分類目錄、專題目錄、全宗檔案目錄、案卷目錄等。索引是將檔案中的各種事物名稱、檔號或存址等，按照一定順序加以編排的一種檢索工具，如人名索引、地名索引、文號索引。指南是以文字敘述的方法，綜合介紹檔案情況的一種書本形式的工具書，如檔案館指南、全宗指南、專題檔案指南等。檔案檢索工具必須具備儲存檔案材料線索和提供查詢途徑的職能，並以檔案資訊儲存豐富、檢索迅速準確、方便實用為衡量質量的主要標準。

檔案檢索系統是將已整理好的檔案經過著錄和標引，按規定順序排列而成的資料庫。它能對按照整理體系保管存放的檔案資訊，通過多種途徑集中和積累起來，以備人們按照不同的特定要求，從中檢出所需要的檔案。為了開展檔案檢索服務，必須建立相應的檢索系統。按加工和處理資訊的手段，可分為手工檢索系統和機械檢索系統兩大類。手工檢索系統是以卡片或書本形式的目錄、索引為基礎的人工查詢系統，使用方便，成本較低。機械檢索系統是使用電子計算機等儲存在磁帶、磁碟、磁鼓，以及縮微膠捲(片)中的檔案線索。為了擴大檔案檢索系統的儲存範圍，提高檢索效率，實現檔案檢索的標準化，中國已制定了《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》、《中國檔案主題詞表》等標準，作為著錄與標引的依據，納入檔案檢索系統的組成部分。

檔案的查詢，即根據需要，通過有關的檢索手段，查出並提供檔案資訊，也稱檔案檢索服務工作。檢索的過程和方法，主要有下列幾個步驟：

（1）分析利用要求；

（2）選定檢索工具，確定檢索途徑和方法，如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構成者、責任者、年代以及其他途徑檢索；

（3）按照選定的檢索途徑及其檢索標識，如分類號、主題詞等查取檔案；

（4）通過一定的方式，將檔案材料或編成的目錄提供給利用者。