祕書技能大賽的試題及答案

　　你知道祕書職業技能大賽決賽的試題和答案嗎，祕書技能大賽有哪些基本規則?下面小編給大家介紹關於，希望對您有所幫助。

　　祕書技能大賽試題答案如下

　　基本規則：

　　一、決賽題分為現場問答和即興演講兩種形式，事先由選手從競賽命制的試題中抽題。

　　二、現場問答：3道題，現場作答，時間3分鐘。

　　三、即興演講：1道題，現場演講，時間3分鐘。

　　一號題

　　一、現場問答：

　　1仔細檢視下面這份《電話記錄單》，請回答它的基本要素是否完備?

　　電話記錄單

　　來電時間：2008年11月×日×時×分

　　來電單位：北京市××公司

　　來話人姓名：×××

　　電話號碼：010-8899×××2

　　通話內容：該公司將派2名業務員來我單位

　　商洽購銷事宜……

　　電話記錄人：×××

　　2大型會議活動的善後工作主要有哪些?

　　3開展檔案利用工作的方式有哪些?

　　參考答案：

　　1缺“領導籤批意見或擬辦意見”、“辦理結果”

　　2安排與會人員返程、會議檔案資料的立卷歸檔、經費結算、總結等

　　3開設閱覽室、檔案外借、制發檔案複製本、出具檔案證明、提供諮詢服務、印發目錄、舉辦檔案展覽

　　二、即興演講：

　　一天，總經理辦公室祕書小呂和幾個同事相約一起吃飯。席間，大家談到了公司馬總經理和錢副總經理最近鬧矛盾的事，有的說是馬總對，有的說是錢副總對。同事要小呂就此發表看法，你認為此時此刻小呂該如何應答?

　　要點提示：背後議論上司的是非不妥。小呂作為總經理辦公室祕書，更不宜參與其中，可另換話題巧妙避開。言之成理即可酌情給分

　　二號題

　　一、現場問答：

　　1公文眉首部分文頭的構成要素有哪些?

　　2請以此次祕書職業技能大賽為例，談談會議經費預算方案的主要內容有哪些?

　　3明知領導拍板的這個方案存在重大缺失，但領導一再堅持，這個時候，你作為祕書該怎麼辦?

　　參考答案：

　　1公文份數序號、密級程度、緩急時限、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線

　　2檔案資料印製費、通訊費、裝置用品費、場所租用費、會議交通費、食宿費等

　　3作為祕書要及時勸諫，陳說利害，提出修正建議。如果領導仍然堅持，則應提前準備應急預案，以備後用。

　　二、即興演講：

　　祕書應如何處理好與異性上司的關係?

　　要點提示：忠於職守，維護上司權威;潔身自好，不被誘惑所困;保持距離，不過分親密接觸。言之成理即可酌情給分

　　三號題

　　一、現場問答：

　　1撰寫會議紀要應把握哪些要點?

　　2常見的會議座位順序安排有哪幾種?

　　3領導將你撰寫的且你認為十分滿意的文稿退回給你，讓你作大的修改，而你認為無處下手予以修改。此時，你該怎麼辦?

　　參考答案：

　　1高度的概括性，如實記錄，突出會議的中心議題，主次分明、條理清晰

　　2領導身份座位排法、專家身份座位排法、單位序列座位排法、榮譽待遇座位排法、靈活穿插座位排法等答出4項即可

　　3及時與領導溝通交流，瞭解領導的意圖並提出自己的想法;換位思考，站在領導的角度重新審視原稿;如果雙方看法仍難一致，則按領導要求重寫。

　　二、即興演講：

　　200×年初，某公司總經理在醫院用行動電話與本公司辦公室祕書李某通電話，問及近來學習情況，李祕書在通話中談及中央領導同志在某次重要會議上的講話要點屬機密級中的部分內容。事後，祕書李某因洩露國家機密而受到處分。請你就此談談祕書如何做好保密工作?

　　要點提示：熟悉有關保密法律法規;自覺增強保密觀念和自我防範意識;嚴格遵守保密規定。

　　四號題

　　一、現場問答：

　　1公文按行文方向可分為哪幾類?

　　2影響會議效果的主要因素有哪些?

　　3某公司總經理在會上批評了銷售部吳經理，吳經理因想不通而鬧情緒。祕書小鄭瞭解到總經理批評不夠客觀，在這種情況下，小鄭應該主動做些什麼?

　　參考答案：

　　1上行文、下行文、平行文

　　2是否有開會的必要;是否準備充分;議程是否合理;主持人能力水平高低;環境狀況

　　3利用適當時機，向總經理說明事實真相;積極為雙方化解矛盾提出好的建議

　　二、即興演講：

　　一個心理健康的祕書應具有哪些基本特徵?

　　要點提示：智力正常;性格沉穩;工作專注;心態平和;人際關係和諧。言之成理即可酌情給分

　　五號題

　　一、現場問答：

　　1對公文主題的要求有哪些?

　　2會議通知主要有幾種形式?

　　3祕書小張經常為一些雞毛蒜皮的小事與周圍同事發生口角，人際關係非常緊張。作為同事，你該如何勸導小張?

　　參考答案：

　　1正確、深刻、新穎、集中

　　2口頭通知、電話通知、書面通知、發電子郵件、廣播、登報等答對4項即可

　　3指出小張的優缺點;剋制自己，寬容他人;不斤斤計較，樂於與人相處

　　二、即興演講：

　　祕書小丁正在辦公室埋頭寫檔案。突然間，一位怒氣衝衝的男士徑直朝董事長辦公室衝去，說是公司賣出的產品不符合質量要求，要求退貨賠償損失，並聲稱如果不退貨、不賠償，就要把事鬧大。此時祕書小丁該如何辦呢?

　　要點提示：不能以急應急、以硬碰硬，也不能推諉迴避。應想法平靜客戶的心情，詢問客戶反映的問題，給客戶一個解答問題的承諾。言之成理即可酌情給分

　　六號題

　　一、現場問答：

　　1公文承辦過程中催辦有哪些具體方法?

　　2邀請會議嘉賓有哪些程式?

　　3上司要你去車站代他去接多年未見面的鄉下老父親。當你與上司的老父親見面後，首先該說點什麼?

　　參考答案：

　　1電話催辦、發函催辦、登門催辦、請承辦部門來人彙報

　　2確定嘉賓名單，制發請柬，逐一聯絡確認出席情況，在會議正式召開之際再次與嘉賓聯絡並確認如何接送。

　　3 作自我介紹，同時解釋上司不能親自來車站迎接的合理理由。

　　二、即興演講：

　　某企業最近下發了《關於調整員工津貼補助的方案討論稿》，討論中引起部分員工的不滿。針對這種情況，如果你是該企業辦公室祕書，將如何協助領導處理此事?

　　要點提示：深入調查研究，廣泛聽取各方意見;對津貼補助方案中不合理處提出調整修改建議;積極協助領導向全體員工做好宣傳、解釋工作。言之成理即可酌情給分

　　七號題

　　一、現場問答：

　　1一份完整的商務旅程表應包括哪些主要內容?

　　2引導會議程序有哪些方法?

　　3在外賓抵達前應做好哪些接待準備工作?

　　參考答案：

　　1六項內容：日期某月、某日、星期幾;時間出發、返回及中途活動時間;本次旅行的目的地;交通工具;具體事項活動內容;備註提醒旅行者注意的事項

　　2會前研讀檔案材料，瞭解議程和議題;明確開、散會時間;平等參與討論等。

　　3弄清來訪外賓或代表團的基本情況;瞭解外賓的飲食、愛好、宗教禁忌以及是否有其它生活習慣;擬定來賓接待計劃

　　二、即興演講：

　　“祕書工作做的都是小事，出了問題就是大事”，請就此談談你對祕書工作的認識?

　　要點提示：事務性、服務性強，事情繁雜瑣碎，但崗位重要，一旦出現差錯就有可能影響全域性。因此，必須謹小慎微，耐心細緻。言之成理即可酌情給分

　　八號題

　　一、現場問答：

　　1常用的檔案分類有哪些方法?

　　2針對執行多年的“此頁無正文”格式取消後，新的規定是什麼?

　　3正在接電話時有客人來訪怎麼辦?

　　參考答案：

　　1年度分類法、組織機構分類法、問題分類法。

　　2印章與正文必須同處一面。

　　3示意客人先坐下稍候，儘快結束通話;向受話方道歉，說明有客人來訪，約好下次通話時間並結束通話;然後起身向客人致歉。

　　二、即興演講：

　　近年來，一些祕書人員因違法亂紀而受到黨紀國法的制裁，請你談談祕書人員應如何做到嚴潔自律?

　　要點提示：擺正位置，服務為本;自尊自重，剋制貪慾;清白做人，公道正派。言之成理即可酌情給分

　　九號題

　　一、現場問答：

　　1會議日程表與會議議程表的區別是什麼?

　　2會議準備工作協調的任務是什麼?

　　3單位只有三部車，但當天有五個人要用車，應當按什麼原則來派車?

　　參考答案：

　　1會議議程是議題的順序安排，會議日程是根據議程逐日作出的具體安排。

　　2會議的議題、時間、地點、日程、與會人員、裝置、場地等

　　3先急事後緩事，先大事後小事，先上級後下級，先高位後低位。

　　二、即興演講：

　　如果你的一個上司經常在你面前說起另一位上司的壞話，你作為祕書該怎麼辦?

　　要點提示：不參與議論、不隨聲附和。言之成理即可酌情給分

　　十號題

　　一、現場問答：

　　1公文校核的內容主要包括哪些?

　　2會議進行過程中可能出現的問題有哪些?

　　3總經理與副總經理正在辦公室吵架火藥味很重，你突然闖了進去，此時你該怎麼辦?

　　參考答案：

　　1校核報批程式、是否需要行文、有無政治政策性錯誤、是否合法、是否協調會籤、是否具有可行性、文字把關、公文格式是否正確等

　　2人員問題、場地問題、裝置問題、資料問題、健康與安全問題、行為問題。

　　3先弄清情況，如果是因為工作上的問題而發生爭論，可以考慮迴避;如果是其他事則可分散他們的注意力，或藉故將其中一位上司喚離現場。

　　二、即興演講：

　　有時，上司在正常上班時間之外指派一些工作任務給你，你對此抱以何種態度?

　　要點提示：願意接受任務，並積極做好。言之成理即可酌情給分

　　十一號題

　　一、現場問答：

　　1公文有效選擇材料的標準是什麼?

　　2會中服務工作的基本內容有哪些?

　　3我國的速記方式主要分為幾類?

　　參考答案：

　　1真實、準確、新穎、典型

　　2迎接與會者、簽到引座、分發檔案資料、做好協調工作、做好會議記錄等

　　3手寫速記、計算機速記

　　二、即興演講：

　　某公司準備召開一次各部門經理參加的臨時性重要會議，祕書小張負責通知與會人員，他覺得這是內部會議就沒有向各部門經理髮送正式通知，只在公司宣傳欄上貼了一張會議通知。小張的做法是否妥當?為什麼?

　　要點提示：小張的做法不妥。召開臨時性重要會議，應事前發出正式通知

　　十二號題

　　一、現場問答：

　　1“函”的正文一般由哪幾個部分組成?

　　2會議常見的座次排列方法有哪些?

　　3如果會議需要攝影，事前祕書應做好哪些準備工作?

　　參考答案：

　　1緣由、事項、希望請求

　　2橫排法、豎排法、左右排列法

　　3聯絡好攝影單位和攝影師;選擇好合影場地;確定合影時間;及時通知攝影師攝影

　　二、即興演講：

　　祕書人員如何提高自身能力素質?

　　要點提示：加強學習，調查研究，總結積累經驗，大膽創新，勤於實踐。言之成理即可酌情給分

　　十三號題

　　一、現場問答：

　　1述職報告包括哪些基本內容?

　　2召開新聞釋出會，事前需做好哪些服務工作?

　　3調查研究應遵循哪些基本原則?

　　參考答案：

　　1標題、稱謂、正文、落款

　　2對其必要性進行調查研究、確定主持人和發言人、選定會場、邀請記者

　　3實事求是、不先入為主、充分佔有材料、堅持正確的調研方法

　　二、即興演講：

　　祕書如何處理好與領導集體的關係?

　　要點提示：擺正角色位置;按職責分工請示彙報;一視同仁，不厚此薄彼;不在背後議論領導。言之成理即可酌情給分

　　十四號題

　　一、現場問答：

　　1公文銷燬需遵循哪些原則?

　　2會議證件主要有哪幾種?

　　3信件拆封時需注意哪些方面?

　　參考答案：

　　1須經過鑑別和領導批准、有專人監督、到指定的銷燬場所、當場銷燬

　　2出席證代表證、列席證、來賓證、簽到證、選舉證、工作人員證等列出其中4種即可

　　3儘量避免誤拆、使用專門的拆封工具、檢查有無附件、加蓋收訖章或標註收到日期

　　二、即興演講：

　　有人說，“祕書工作既辛苦又清苦，付出與所得不成正比”，你怎麼看待?

　　要點提示：言之成理即可酌情給分

　　十五號題

　　一、現場問答：

　　1使用印章除須有領導籤批、蓋印、留存材料、不攜帶外出使用、不蓋空白憑證以外，還有哪些要求?

　　2室內會議會場準備工作主要包括哪些?

　　3辦理信訪事項應注意哪些方面?

　　參考答案：

　　1審閱瞭解用印內容、登記

　　2會標、會徽、音響、座位、花卉、空氣、安檢等列出前4項即可

　　3實事求是，按政策辦事，努力為他人排憂解難，講究工作方法

　　二、即興演講：

　　某市下了一場大雪，市政府要求各單位及時清掃門前和道路上的積雪，否則進行通報並處罰款。某企業老闆對此很反感，並告訴辦公室不予實行。如果你是該企業祕書，該怎麼辦?

　　要點提示：不應僵化地執行老闆的指示而與政府部門硬頂，要靈活處理，耐心做上司的工作，並與政府部門積極協調，妥善處理事情。言之成理即可酌情給分

　　十六號題

　　一、現場問答：

　　1歸檔檔案整理有何要求?

　　2會議生活服務具體包括哪些內容?

　　3祕書答覆記者有哪些技巧?

　　參考答案：

　　1以件為單位、隨辦隨歸、保證檔案質量

　　2住宿服務、膳食服務、交通服務、衛生及環境服務、醫療保健服務、郵政通訊服務、文化娛樂服務、購物服務等

　　3多講事實，少加議論;講述成績時要謙虛;多講過去和現在，少描述未來;不和記者較勁

　　二、即興演講：

　　公司老總與供貨商劉經理就進貨問題談了幾個回合了。這天劉經理來公司準備籤合同，但公司老總又提出了供貨中的問題，一上午無果而終。劉經理回去的時候，老總讓祕書小劉送他到電梯口。劉經理苦笑著對祕書小劉說：“你們老總今天怎麼變得這麼婆婆媽媽的，沒有一點男子漢大丈夫的氣魄?”面對這種情況，小劉應該如何應對?請你談談語言表達在祕書職業中的重要性。

　　要點提示：語言表達是祕書的一項基本功，掌握各種不同場合的語言表達技巧，就能夠始終佔據主動，獲得對方好感。言之成理即可酌情給分

　　十七號題

　　一、現場問答：

　　1發文辦理程式除文稿草擬、稽核、簽發、複核、分發、公佈外，還有哪些主要程式?

　　2會議活動通常會根據規模、任務需要將會議人員進行編組，編組的原則是什麼?

　　3扭轉錯誤報道有哪些具體步驟?

　　參考答案：

　　1繕印、用印、登記

　　2適量原則、界別原則、屬地原則、交流原則

　　3列舉申訴的理由，在與媒體方交涉前先平靜自己的情緒，平靜地重述所有的錯誤

　　二、即興演講：

　　一天早晨，老總眉頭緊鎖、一言不發地進了自己的辦公室，祕書小劉跟他打招呼“早上好!”他也愛理不理的。小劉心想：老總平時和藹可親，常常跟下屬開玩笑，今天肯定遇到煩心事了。請你就此談談祕書應如何為領導分憂解難。