如何提高商務英語寫作
如何提高商務英語寫作
一、培養基礎英語寫作能力
轉變英語學習觀念，培養基礎英語寫作能力是提高商務英語寫作能力的基礎和關鍵。為此，必須抓好以下三個環節:
1.不斷透過寫作練習培養英語語法的應用能力，重視掌握有關詞彙的用法，以便能運切實用有關語法和詞彙去寫作。這是英語寫作的基礎。
不僅要記住語法規則，更重要的是要透過做各種各樣的寫作練習，以達到在寫作中能正確運用有關語法規則。要記住英語單詞的漢語意思，更重要的是要透過閱讀在上下文中準確掌握英語單詞的用法。單詞的用法(主要是實詞的用法)主要包括：單詞的確切意思-包括其情感意義、文體色彩等;它與有關同義詞或近義詞的區別;它的習慣性搭配。這樣，學習者才能在寫作中避免那些儘管語法上沒有什麼錯誤、用詞卻有明顯錯誤的現象。
2.透過大量閱讀逐漸培養英語思維，並掌握一些寫好句子的技巧，以便在把句子寫正確的同時，不斷培養用地道的英語把句子寫好的能力。
結合提高閱讀能力，大量閱讀各類題材的英章，有意識地逐漸培養英語思維，並把它用於寫作。在閱讀過程中要注意:不要死扣每句英語的漢語意思，而應著重獲取作者所要傳遞的資訊;對於相對簡易的、與日常生活或所學專業有關的文章，應注意某些意思的英語表達方式，尤其要注意與漢語有明顯不同的表達方式，注意其用詞、詞序、搭配等，以便將來寫作時有效地模仿，使寫出的句子地道化。掌握英語句子的寫作技巧，恰當運用各種型別的句子。
3.瞭解一些英語段落、篇章的組織和寫作知識。所寫段落與篇章均要力求連貫(coherence)和銜接(cohesion)。篇章的用詞和句式在文體上一般要保持一致(unity)。
二、商務英體特點
要提高商務英語寫作水平，除了要有紮實的英語基本功，還要對商務英體特點有充分的認識，準確的區別不同體裁商務英語的`風格特點，從而寫出滿足不同商務目的的要求的商務檔案。不同的商務環境相對應的不同的商務活動也是不相同的，瞭解商務英語語言的共同特點、風格、語篇結構而且清楚認識在不同商務活動中商務英語寫作的具體特點和要求。它包括構思、起草、修改3個階段。
1.構思階段
商務英語寫作在此切斷必須考慮三個文體：(1)寫作目的-通知、請求、說服、存檔;(2)寫給誰-客戶、上級、同事、下屬;(3)字數要求;(4)形式結構-計劃或建議報告、商務函件、備忘錄、電子郵件。明確這些要求後，需要考慮語篇結構，採用那種陳述順序-直接順序、間接順序、直接於間接混合順序。
2.起草階段
起草階段，是將構思階段在頭腦中形成的想法以書面文字的形式呈現出來。商務英語寫作的最終目的是為了獲的讀者的支援、信任和好感。而且還要注意禮貌用詞，例如使用褒義詞、適當的頭銜、不帶任何性別、種族和年齡偏見的詞等。
作為專門用途英語的商務英語，因其特殊目的，希望透過最有效的溝通提供給合作者更容易理解的清楚具體的資訊。其信函在詞彙選擇上，遵循3c原則:
(1)conciseness(精簡)。在複合詞與簡單詞之間、長詞與短詞之間，應選擇簡單詞或短詞;在片語與單詞之間，選擇單詞，儘量不使用不必要的介詞片語;
(2)clarity(明白)。要準確傳達商務交流的內容，必須避免使用模稜兩可的詞語或表達方式，這樣才能使信函意義明確，不被誤解，表達思想才能夠更突出。避免在同一信函或其他寫作中使用同一詞。避免使用“if”，“hope”，“but”等表示疑問的詞。在日期表達上，涉及到具體某月，均使用那個月的具體名詞，如“January，February，…”。避免用“instant， ultimo，approx”等不確定詞語。另外避免將日期寫成如“5/4/1995”類似的形式，因為對於英國習慣是4月5日，而美國習慣是5月4日。
(3)Courtesy(禮貌)。儘量使用表示肯定的詞彙，少用否定詞，因為否定詞給人一種否定的印象，或者還有指責對方的意思肯定對方時用詞多用“you”，“your”，少用“I”，“we”，“us”，“our”，此種方式即“以客戶為中心的‘You—attitude’”表達形式，因為不管你的目的是提供資訊、說服別人還是增進友誼，最能打動人。
3.修改階段
商務英語寫作在修改階段，力求句子簡潔明瞭，段落清晰完整如上文所述。
完成商務英語寫作過程在商務寫作中，還應注意所選詞語的禮貌性，講話要婉轉客氣。的第一階段是寫出高水平商務英語的前提。提高商務英語寫作能力的關鍵是把握商務英語寫作的三個基本原則-簡潔、準確、完整以及商務活動應遵循的語用策略-禮貌、合作。總之，商務英語的文體決定了商務英語寫作的基本原則;簡潔-才能提高效益;準確-才能避免延誤;完整-才能顯示邏輯思考能力。
由於教育背景和工作經歷的不同而寫作風格各異，但他共同遵循的寫作宗旨是明晰扼要，其商務文稿要力求開門見山，扣住主題，思路清楚，層次分明，內容具體而完整。現代商業寫作做到這些還遠遠不夠。要走出寫作風格的誤區:一是避免使用套話。二是少用大詞多用小詞。用簡單的言詞交流思想，使人感到親切，書面語向口語化過渡。然而寫作的口語化並不意味著要用俚語或行話，因為它們的用法是有侷限性的，很難用得恰到好處，弄不好讓人感覺隨意無禮，容易產生費解和誤解。時代的發展變化促使語言更新由繁到簡，這不免引起一些人的抱怨，他們認為這是“稀釋”了英語。競爭如此激烈的社會，人們惜時如金，那個人會願意聽您咬文嚼字，仔細去揣模字裡行間的文學色彩，欣賞書面語措詞如何地道。
由上可見，不同文體的英語語言有不同的使用標準、禮貌標準以及傳達含義的約束化表達方式，只有瞭解和掌握現代商務英語詞彙的文體特徵和應遵循的要求，才能處理好對外業務往來中的各類商務寫作，使相關業務順利開展下去。