國外大型會議策劃的流程

國外大型會議策劃的流程

　　會議、研討會和培訓日等其他會議需要更多的時間和精力才能順利實現。對於這樣的會議，重要的`是要制定一個計劃。根據有多少人出席會議，會議是多麼重要，您可能需要提前幾個月開始規劃。

　　會議規劃第一階段：

　　設立一個專案組組織會議。確定角色和責任，工作方式和聯絡方式。

　　制定目標和目標。

　　準備專案規格。

　　決定包括裝置，場地，交通，餐飲，活動，賓館，娛樂，講義等在內的預算...

　　同意時間表，里程碑和期限以及每個會員的時間承諾。

　　會議規劃第二階段：

　　準備詳細的甘特圖，顯示序列，時間表和任務。

　　準備一個場地清單，該場地需要為這次會議提供什麼。

　　研究場所，檢查可用性，要求報價，準備一份候選名單。

　　同意會議日期，記得檢查場地，主要演講者等的可用性...

　　準備會議議程。

　　準備視覺材料，出門，演示等...

　　準備會議通訊材料，選擇溝通方式，即：透過電子郵件傳送給員工，電話或親自到主要客戶等。

　　會議規劃第三階段：

　　確認會場和預訂。

　　確認出席併發送位置/旅行詳情。

　　完成交通安排。

　　完成餐飲和住宿。

　　完成娛樂和社交活動。

　　檢查視聽和電腦裝置。

　　會議規劃第四階段：

　　儘早到達會議場所，以確保一切順利。

　　檢查會議室是乾淨的，安排座位，空調/暖氣設定在舒適的溫度，良好的照明。

　　檢查所有裝置和供電點，並立即向場地維護人員報告任何故障。在會議期間如果裝置發生問題，請檢視誰要談談。

　　仔細檢查您的餐飲，住宿和娛樂要求是否已知，並將得到滿足。如果有什麼不正確的話，或者在會議期間需要額外的東西，找出誰要談話。

　　確保在入口處有人在場，迎接與會者到達並讓他們定居。

　　根據會議的性質，您可能還希望有一個會後計劃，涉及收集參加者的反饋，安排後續會議等...