國外大型會議策劃的流程

國外大型會議策劃的流程

  會議、研討會和培訓日等其他會議需要更多的時間和精力才能順利實現。對於這樣的會議,重要的`是要制定一個計劃。根據有多少人出席會議,會議是多麼重要,您可能需要提前幾個月開始規劃。

  會議規劃第一階段:

  設立一個專案組組織會議。確定角色和責任,工作方式和聯絡方式。

  制定目標和目標。

  準備專案規格。

  決定包括裝置,場地,交通,餐飲,活動,賓館,娛樂,講義等在內的預算...

  同意時間表,里程碑和期限以及每個會員的時間承諾。

  會議規劃第二階段:

  準備詳細的甘特圖,顯示序列,時間表和任務。

  準備一個場地清單,該場地需要為這次會議提供什麼。

  研究場所,檢查可用性,要求報價,準備一份候選名單。

  同意會議日期,記得檢查場地,主要演講者等的可用性...

  準備會議議程。

  準備視覺材料,出門,演示等...

  準備會議通訊材料,選擇溝通方式,即:透過電子郵件傳送給員工,電話或親自到主要客戶等。

  會議規劃第三階段:

  確認會場和預訂。

  確認出席併發送位置/旅行詳情。

  完成交通安排。

  完成餐飲和住宿。

  完成娛樂和社交活動。

  檢查視聽和電腦裝置。

  會議規劃第四階段:

  儘早到達會議場所,以確保一切順利。

  檢查會議室是乾淨的,安排座位,空調/暖氣設定在舒適的溫度,良好的照明。

  檢查所有裝置和供電點,並立即向場地維護人員報告任何故障。在會議期間如果裝置發生問題,請檢視誰要談談。

  仔細檢查您的餐飲,住宿和娛樂要求是否已知,並將得到滿足。如果有什麼不正確的話,或者在會議期間需要額外的東西,找出誰要談話。

  確保在入口處有人在場,迎接與會者到達並讓他們定居。

  根據會議的性質,您可能還希望有一個會後計劃,涉及收集參加者的反饋,安排後續會議等...

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