會議室使用管理制度
會議室使用管理制度
在現在社會，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是指一定的規格或法令禮俗。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？下面是小編為大家收集的會議室使用管理制度，希望能夠幫助到大家。
第一章總則
為了規範公司的會議管理，加強會議室的合理利用並對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設施的完好，提高會議管理工作效率、會議質量，確保公司各專案會議的'順利召開，特制定本管理辦法。
第二章適用範圍
第一條會議室僅限於本公司用於舉行各類會議、開展各部門培訓及重要來賓接待等工作使用。
第二條本管理辦法適用於公司各級、各類會議的組織和管理。
第三章會議的型別及使用原則
第三條公司會議型別有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。
第四條會議室使用原則：
一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急後一般、先全域性後部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本著重要、緊急優先的原則自行協商調整使用，但不可影響後續其他預約情況；
二、會議組織部門根據會議型別、參會人員級別和參會人數提前到前臺填寫《會議室預約登記表》預約會議室；涉及接待重要來賓或專題會議等重大會議時，應填寫《會議接待需求表》；如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，根據實際
三、情況協調會議室使用，事後補辦有關登記；
四、部門應在所預約時間到達會議室，並開始使用。若長時間未到，則會議室使用權由行政部另作安排；
五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢，若後續時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。
第四章會議準備
第五條會議組織部門應根據會議型別、與會人員級別等內容，提前到行政部指定人員進行登記預約，涉及重大會議時，應填寫《會議接待需求表》，經行政部審批。
第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領導都應該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。
第七條會議組織方或人員的會議前需要準備以下內容：
一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，並且指定人員進行會議紀要；
二、涉及接待重要領導或貴賓的會議，需要提前與行政部確認該貴賓或領導的住宿、行程、用餐等安排及相關費用等事項；
三、會議通知由會議組織方或人員釋出。
第八條行政部會議前必須根據會議型別及會議組織方需求，需要準備以下內容：
一、應於會議前10分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場佈置（包括會議電腦、視訊會議連結、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；
二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。
第五章會中服務和會議要求
第九條會場服務
會場服務主要由行政部負責。
一、引導座位：會議組織方或人力行政人員應於會前準備好座位名牌，可引導與會人員儘快就座，特別要注意主要領導人員和重要貴賓人員的座次位置；
二、茶水服務：會議開始後，人力行政人員應指定前臺工作人員，每隔15—20分鐘新增茶水，根據與會人員飲水情況，自行調整新增茶水間隔時間；
三、維護會場秩序：保證會場內外安靜，注意會場周圍無關人員大聲喧譁或闖入會場內，影響會議正常進行；
四、內外聯絡、傳遞資訊：做好內外聯絡及資訊傳遞工作，包括會議進行中領導對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。
第十條會議要求
一、請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；
二、會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會人員；
三、會中，與會人員應及時關閉手機鈴聲，開啟震動；請勿隨意打斷他人發言；急需接聽電話，須到場外接聽。
第六章會後工作
第十一條會議結束後，各部門應做好收尾工作。
一、會場清理：各部門使用後要及時關閉投影儀，影片等裝置，椅子及時歸位。行政部會後檢查並整理會場，保持會場清潔。清點會場裝置，保證會場內裝置完好。會議室使用完畢後，隨時關閉門、窗和全部設施、裝置、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；
二、會議紀要：由會議組織部門指定人員做好會議紀要，併成文由與會人員簽字確認；
三、貴賓接待工作：涉及會後接待用餐或接待用車，由責任部門陪同，行政部協助安排用餐及行程用車，直至接待工作結束。
第七章會議室的管理
第十二條會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衛生，禁止吸菸，愛護室內裝置。會議室內的裝置、工具、辦公用品未徵得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。
第十三條會議室的環境衛生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放於會議室。
第十四條如遇下班或節假日，會議室管理人員應做到門窗關閉、電源關閉，遙控器等小件物品應及時收納，做好防火、防盜安全工作。
第八章附則
第十五條本制度由行政部指定，經區域總經理審批，報批集團通過後生效。
第十六條本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。
第十七條其他內容
附件一：《會議室預約使用登記表》
附件二：《會議接待需求表》