檔案資料管理制度（通用11篇）
檔案資料管理制度（通用11篇）
在日新月異的現代社會中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。我敢肯定，大部分人都對擬定製度很是頭疼的，以下是小編為大家收集的檔案資料管理制度（通用11篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
檔案資料管理制度1
1、保衛部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);
2、消防檔案包括：上級檔案、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、裝置的分佈;
3、內保檔案包括：上級檔案、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衛部對案情的調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養通知書，司法機關送達的判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報;
4、其它檔案包括：上級檔案、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結;
5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。
6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批准。
檔案資料管理制度2
為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防洩密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好檔案資料櫃，關好門窗。
4、銷燬檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批准後方能進行，銷燬時要有監銷人，並履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸菸，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內衛生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經批准，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準
確地提供檔案利用服務。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經局辦公室主任批准後方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批准後方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，並經分管辦公室的局領導批准後方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴禁塗改、圈劃、抽換、批點、汙損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸菸。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔範圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷燬必須歸檔的檔案材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年後移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程專案竣工驗收後，由水利科負責收集、整理後移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的檔案材料要保持它們之間的歷史聯絡，區分儲存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便於保管和利用。凡局機關形成的各類檔案材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業務科室向局檔案室移交的文件要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
檔案資料管理制度3
1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、執行記錄、裝置臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案並貼上標籤。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標籤一致。
4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯絡交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善儲存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和使用者裝修、維修檔案應長期儲存，其他各種記錄儲存期限一般為二年以上，過期需銷燬的資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑑定小組研究後決定。
6、借閱檔案需經相應系統的主管(工程師)以上人員批准，確定歸還日期，需續借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、執行記錄、維修記錄等進行整理並分類歸檔、儲存。
檔案資料管理制度4
工程檔案是工程部執行管理樓宇建築設施和裝置的基本依據，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一、工程檔案目錄管理
1、工程檔案管理採取紙頁檔案和計算機檔案並行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2、工程檔案設定三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程式檔案目錄，第三級目錄為工作單目錄。
3、工程檔案設定應與上一級檔案目錄設定一致。
二、工程檔案管理程式
1、工程檔案管理責任
(1)工程部經理責任:設定文秘檔案員;確定檔案目錄;設定檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。
(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷燬更新;檔案資料分析報告;接受經理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的工作檢查。
2、工程檔案管理程式
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄並將各類檔案、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號，並在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理，按規定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經工程部經理批准可查閱，不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷燬
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理，過程性工作檔案到期後應及時銷燬，但應做好銷燬記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業管理中心存檔。
(6) 保密等級設定和更改
涉及到物業管理中心、專案部、工程部機密的技術和經濟檔案，如委託管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設定密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設定目錄選單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和資訊傳遞。
(8) 圖書檔案管理辦法
工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。
檔案資料管理制度5
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便於科學管理與開發利用，特制定本管理制度。
二、適用範圍
適用於公司檔案資料的管理。
三、管理職能
（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設定專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發、利用、銷燬等各項工作。
（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規則整理、分類、立卷，分類規範存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，並做好登記，保證檔案資料安全無損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統，實行數字化管理；
9、遵守保密制度。
（三）各部門管理職責
1、按本制度規定保管好本部門暫時儲存的檔案資料；
2、及時將本部門經辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得洩露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
（一）歸檔資料範圍
1、各級政府和職能管理部門下發的各種檔案、通知、會議紀要、批覆、認定、政策法規資訊、標準、信函、法律文書、公示資訊等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、彙報、說明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相傳送的聯絡函、告知函、介紹信、委託書、宣傳資料、單位資訊、證件、證明、回覆等往來資料；
4、公司內部形成的各種檔案、通知、會議資料、決議、決定、意見、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規定、辦法、作業指導書、操作規程、安全規程、責任制、責任書、經濟或管理協議、標準手冊等內部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協議、意向書等資料；
7、公司產品立項、設計、開發、工藝技術、產品說明、包裝、建設、評審、驗收等專案資料；
8、公司各類裝置在設計、製作、安裝、除錯、技術改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等裝置資料；
9、公司各類基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產、經營環節中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類財務憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；
12、人員招聘、培訓、調動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓取得的相關資料；
15、公司文化、產品對外宣傳推廣資料以及產品標籤、標記、說明書等資料；
16、公司組織開展各類活動形成的相關資料；
17、記錄有公司相關資訊的圖片、照片、光碟、磁帶、電子儲存裝置等資料；
18、其他具有儲存價值的資料。
（二）歸檔資料收集
1、結合公司具體情況，財務檔案由財務部管理，超過十年的可轉入檔案室；
人事檔案由人事管理部門管理；
生產管理類、經營管理類檔案，在部門日常工作中產生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；
其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門應主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發生的資料,如屬於立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集後及時交檔案室；
如資料還鬚髮出後由對方完善相關手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,並於事後督促經辦人完善後存檔。
3、各部門形成或接收的應存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據上籤“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或影印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應積極配合和支援。
（三）資料歸檔要求
1、歸檔的檔案資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，便於查詢利用。
2、歸檔的檔案資料應為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或影印件歸檔，檔案資料歸檔後不得更改。
3、非紙質檔案資料應與其文字說明一併歸檔；
具有永久長期儲存價值的電子檔案，必須形成一份紙質檔案歸檔。
4、歸檔的檔案資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的檔案材料應保持其一致性。
（四）歸檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜誌、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的檔案資料，於次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊於次月初從各部門收回歸檔；
雜誌、圖書資料於次年二月收回存檔。
4、工程專案建設資料在竣工驗收後三個月內歸檔。
（五）歸檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應檢查本部門歸檔檔案資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢並編制移交清冊，由部門或專案負責人簽字核准後向檔案部門移交。重要專案的檔案資料移交時應編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔檔案資料的質量。
3、交接雙方應認真核對移交清冊，並履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
（一）收件登記
1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件後應按資料類別存放到相應地點，將資料名稱和頁碼新增到案卷盒目錄表，然後將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部資訊登入入電腦檔案管理系統。
（二）檔案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規則分類：
A——股權類：公司股東會、董事會、監事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監事名冊、股權變更資料、會議資料、決議、檔案、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類：
01——公司內部文書資料，包括公司下發的各種檔案、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規劃、計劃、方案、決策、工作總結，公司組織開展各類活動形成的相關文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先後順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發的各類管理制度、規定規程、辦法、標準手冊、經濟責任制、責任書等；
按小類立卷。
03——外聯資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、彙報、說明、申報資料等材料，上級部門下發的各種檔案、通知、會議紀要、批覆、政策法規資訊、標準、信函、公示資訊等，公司與其他單位互相傳送的聯絡函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
04——統計資料，包括統計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以後有其他類別資料時新增類別編號。按時間先後順序立卷。
C——經營類01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協議、約定。按時間先後順序立卷。
02——客戶資料，包括市場調查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先後順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先後順序立卷。
D——生產管理類01——安全環保資料，包括安全規範、安全環保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質量計量資料，包括執行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
03——裝置管理資料，包括操作規程、裝置臺帳、巡迴檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產報表等。按產品立卷。
E——技術類01——專案資料，包括可研報告、市場調研報告、研發報告、工藝包、實驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按專案立卷。
02——基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設專案立卷。
03——裝置資料，包括圖紙、設計說明、技術規程、使用操作說明等。按使用部門和裝置名稱立卷。
F——人事檔案01——個人檔案，記錄人員的基本資訊、教育經歷、工作經歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。
02——工資結算資料，包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務檔案，包括財務憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務規範立卷。
H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業執照、牌匾、印信等。
I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光碟、隨身碟、行動硬碟等。
J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜誌、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。
2、檔案資料分類後，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查詢和實行數字化管理，統一按分類規則編號，編號規範如下：
X-XX-XX-XX卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）小類序號，用01、02、03……代表各小類二級分類編號，即分類規定中01、02、03…序號一級分類程式碼，即分類規定中A--J 3、無具體二級及以下分類規定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規則明確標註於檢索簿上，以保持延續性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標註於卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須註明卷宗類別文字說明；
單體存放的檔案資料應用標籤將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標籤的（如證照）在反面標註。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久儲存、長期儲存和短期儲存。整理時應根據情況分立卷宗，卷宗並在卷宗上予以註明。
（三）檔案保管
1、所有卷宗資料應按類別分櫃分割槽存放，整齊有序排列。存放櫃應編號並標註存放類別。
2、整理裝訂時，永久、長期保管的檔案須去除金屬裝訂物，檔案裝訂結實、整齊、美觀。
3、卷宗封面標註和編號書寫應規範，具有耐久性。
4、卷宗內的資料應按序編號，表面應設卷內目錄，以便查詢。
5、檔案室要做好檔案存放的空間佈置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防黴變、防雨淋，保持室內清潔衛生。
6、部門保管的檔案資料也須按統一規則分類編號保管。
7、重要和涉密檔案應設專櫃存放，以免遺失或洩露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應設定借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批准人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所藉資料用於交上級部門，不能歸還，借閱人應在登記簿上註明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應填寫《檔案借閱申請單》，經相關領導簽字批准後方能借閱。批准許可權如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批准；
重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批准，特別重要的須經總經理批准；
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規定許可權批准。
3、借出用於職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；
在公司內使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續使用，可以續借，須到檔案室辦理續借手續。逾期未還者，檔案管理員負責催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關規定。
5、檔案歸還時應在登記簿上註明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統中同時記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴禁塗改；
注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷燬
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《檔案/紀錄銷燬呈報表》經批准後執行。檔案銷燬一律由總經理批准。
3、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《檔案/紀錄銷燬呈報表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔，登記表永久儲存。
4、在銷燬公司檔案資料時，由行政副總指定專人監督銷燬。
八、本制度自頒佈之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。
檔案資料管理制度6
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中構成的對國家、社會和企業有儲存價值的各種形式的檔案材料。
第三條企業應遵守<檔案法>，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作理解檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一)貫徹執行<檔案法>等有關法律、法規和方針政策，制定本企業檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
(二)統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和帶給利用工作；
(三)指導本企業各部門檔案材料的構成、積累、整理和歸檔工作；
(四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務潛力。
第七條企業各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的檔案材料應完整、準確、系統。檔案書寫和載體材料應能耐久儲存。檔案材料整理貼合規範。歸檔的電子檔案，應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對智慧財產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無儲存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有儲存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業資訊化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應用心做好檔案的帶給利用工作，努力開發檔案資訊資源，為企業帶給及時、有效的服務。
第十五條企業務必為政府有關部門、司法部門依法執行公務帶給真實、準確的檔案。
第十六條企業帶給利用、公佈檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按<國有企業資產與產權變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作職責追究制度，對不按規定歸檔而造成檔案材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接職責者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實施。<國營企業檔案管理暫行規定>同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定牴觸的，以本規定為準。
檔案資料管理制度7
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。
(2)裝置維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、使用者單元內設施分類。
(3)使用者單元維修檔案用標籤按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標籤。
(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，並錄入電腦中已設定密碼的“維修管理”專案。
(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，並分類歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈裝置執行情況和使用者室內裝置狀況的根據，應妥善儲存。儲存期限一般為一年，重大維修專案儲存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑑定小組統一審定後銷燬。
檔案資料管理制度8
為規範銷售檔案管理工作，使檔案管理工作規範化、標準化、系統化、特別制定以下管理辦法；
一、檔案歸檔範圍
1、銷售合同
（1）預定書（認購書）原件；
（2）買賣合同原件；
（3）換、退房申請；
（4）房型修改申請；
（5）其他合同之補充協議。
2、客戶資料檔案
（1）來訪客戶名錄：包括客戶姓名、聯絡方式、需求，及瞭解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。
（2）簽約客戶檔案
基本資料：姓名、聯絡電話、已購房型、付款情況、家庭情況等；
辦理按揭及房屋產權證所需客戶提供的資料；
其他客戶提交之資料。
3、內部管理檔案
（1）銷售部內部管理檔案：各項管理制度、成文發放的管理檔案
（2）銷售管理檔案
（3）各日、周、月統計表及報表；
（4）早晚會會議記錄。
4、內部往來檔案
（1）發往各部門間的日常函件；
（2）收到公司各部門的往來檔案。
5、公司對外宣傳資料
（1）各類公司製作的樓書、提袋、宣傳品樣本；
（2）電視宣傳資料：各種宣傳用vcd、錄音帶、錄影帶；
（3）戶外燈箱、路牌的樣稿；
（4）各類宣傳活動的錄影帶及照片。
6、房地產相關資訊
（1）房地產相關法律、法規、政策、資料；
（2）各樓盤樓書；
（3）房地產相關資訊剪報；
（4）各專案對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
（1）戶外宣傳製作合同影印件；
（2）媒體制作合同；
（3）其他與銷售部有關的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔範圍對檔案進行歸檔整理；
2、檔案資料分類應清晰、全面；
3、檔案接收時要認真點、驗收，並辦理交接手續後入檔；
4、檔案必須使用專用資料櫃、資料盒；
5、應建立清晰、明瞭的檢索工具便於檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應有嚴格的借閱制度，必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執行：
1、本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱需出示借條，附雙方負責人許可簽字；
2、本部門員借閱，借期不超過兩天。如因需要延長借期，須出示借條並附部門負責人簽字；
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續方能借閱和離開；
4、按期歸還，愛護所借檔案資料，逾期不還或有損壞、遺失，按有關規定進行處理，造成重大損失者當追究責任；
四、檔案的保管
1、檔案接收時要認真清點、驗收份數、張數、規格驗收必須符合要求的，辦理交接手續方可入檔；
2、各類檔案材料，應按管理規範要求分類、編目、立卷，放入檔案盒或檔案夾內上櫃保管；
3、檔案存放必須使用專用資料櫃，排櫃方式要省時、醒目，便於查詢；
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理，核對以保管單位為基礎，做到賬物相符，對破損或載體變質情況要及時採取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷燬
1、在整理檔案的過程中，對檔案材料要仔細甄別，對無儲存價值的資料及時剔除，必要時列出剔除資料目錄提交部門經理批示；
2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導，經部門批示後銷燬。
檔案資料管理制度9
第一條為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上務必是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部儲存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部儲存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部儲存原件。以上部門應將涉外事務的影印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部儲存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各儲存一份。特殊狀況只有一份原件時，由綜合部儲存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際狀況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的'檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔務必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時光不得超過一週，必要時能夠續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人職責。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經分管副總經理同意，務必外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，務必保留的儘量留影印件，其餘資料交綜合管理部統一儲存。
第七條本制度從二Oxx年十月一日起執行。
檔案資料管理制度10
1.0主要內容及適用範圍
規定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑑定與保管、借閱、保密、統計、銷燬等管理內容。客戶檔案管理執行《客戶檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書結案後，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經辦部門或個人視實際需要，經有關領導批准後可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業其他部門檔案材料的歸檔工作，進行指導和監督;
2.3.3做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。
3.0檔案的種類
3.1法規性檔案。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。
3.2企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的檔案和會議材料、會議記錄等。
3.3計劃性檔案。包括企業總體計劃或規劃、開發計劃、專案質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4總結性檔案。包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性檔案。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文字。
3.7證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8彙報性文書資料。包括企業上報各級主管部門的檔案資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、彙報或釋出的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業下屬各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資稽核記錄等相關資料。
3.10聲像製品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、檔案娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄影資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝製品等。
3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程式
包括檔案的收集、整理、鑑定、保管、銷燬、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有儲存價值的各種材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的範圍：凡屬本標準第3條所函蓋的檔案資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時間
5.2.1凡已辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對於某些專門檔案，或駐地分散在外的個別業務部門的檔案，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字後各執一份。
5.3.3歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把檔案的作者、標題、日期等專案填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，註明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門形成的檔案為主，根據檔案形成的特點，保持檔案間的歷史聯絡，適當照顧檔案的儲存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麵貌。
5.3.7立卷應以部門為主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯絡的檔案組合在一起。
5.3.8立卷應把上級檔案與本公司檔案(除請示、批覆外)按保管期限和檔案年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔後，發現需立卷的檔案資料，可按立卷原則進行插卷。
5.3.10檔案組成案卷後，卷內檔案應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查詢方便。
5.3.11各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，並保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作範圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要檔案和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批准，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、複製、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、汙損、加標註證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採用影印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製件應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆制不會有誤。
6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批准並辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上領導批准。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
7.6外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供洩露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的檔案材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。
8.0超期檔案的銷燬
8.1對超過儲存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。
8.2經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。
8.3銷燬檔案必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的檔案作為它用，或作廢紙出售。檔案銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不洩密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。
檔案資料管理制度11
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委託者，還須出具他人上述任一證件(含影印、傳真件)及委託查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准；查閱珍貴檔案時，以影印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案資料。