物業公司檔案管理制度

物業公司檔案管理制度

　　在快速變化和不斷變革的今天，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是指一定的規格或法令禮俗。那麼制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編整理的物業公司檔案管理制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。

物業公司檔案管理制度1

　　為使公司重要的檔案資料儲存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密檔案：公司的規劃檔案、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、專案方案、公司註冊檔案、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府檔案法律檔案等。

　　2、專業技術檔案：專業技術圖紙、說明書、資料、檔案、書籍、軟體。

　　3、機密檔案：上述專業技術檔案以及年度計劃、統計檔案、財務憑證、財務報表、審計檔案、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關公司發展的圖片、錄影、實物等，均屬檔案保管範圍。

　　6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將檔案資料分類存檔保管。

　　（1）如存檔檔案資料為傳真件時，必須影印一份存檔。

　　（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府檔案等資料，原則上應長期儲存；其他檔案視其價值確定儲存期限。

　　（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束後存檔。歸檔檔案應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文件的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

　　（4）檔案的電腦存檔。

　　（5）公司發出的文件都要在電腦中保留副本，並按文字檔案歸檔方式命名儲存。

　　（6）電腦文件資訊要按年度進行存檔處理，將重要的資訊資料轉存軟盤或光碟，並存放於磁碟盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批准。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批准。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，並辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密檔案和絕版檔案只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字後方能借閱。

　　4、借閱的'資料必須妥善保管，不得塗改及私自影印。如確需複製，一般資料，須經部門主管批准；機密資料，須經公司經理批准。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密檔案丟失或洩露機密的，其後果由責任人承擔，必要時公司將採取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業技術資料的管理

　　1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

　　2、屬於工作需要而發給有關部門的技術檔案資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放檔案資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領用的檔案資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文件管理人員必須每季度末對借入的檔案資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，並上報公司經理辦公室。原則上因丟失檔案而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文件的銷燬

　　1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷燬公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案後應將沒有儲存價值的檔案銷燬，銷燬時應先報請公司經理批准，登記留底並抄送一份給總公司辦公室後方能銷燬；銷燬時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經批准銷燬的檔案資料，檔案管理人員應編制銷燬清單，經主管副經理簽字後，由專人負責辦理。銷燬清單應作為檔案資料長期儲存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文件，將已經辦理完畢具有儲存價值的文件組合成案卷；立案時應編制卷內檔案的順序號、檔案號、責任人、題名日期、頁號等，並附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領借文件資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批准，並辦理交接手續。

　　3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

物業公司檔案管理制度2

　　一.制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶資訊系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上資訊。因此，為充分利用客戶資訊並管理好這些資訊，特建立此制度

　　二.管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三.適用範圍

　　客戶檔案資料的.管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3. 客戶裝修工程檔案

　　4. 客戶遷入時填具之資料

　　5. 客戶資料補充

　　6. 客戶聯絡資料

　　7. 緊急事故聯絡人的資料

　　8. 客戶與管理處往來檔案

　　9. 客戶違規事項與欠費記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程式

　　四.注意事項

　　1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送檔案應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。

　　2. 協調與客戶之間的關係，加強橫向溝通;

　　3. 做好與客戶有關各類檔案的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進;

　　4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

　　5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯絡修復。

物業公司檔案管理制度3

　　物業管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、洩密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批准後方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規範公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　　（一）公司發起人協議書、批准公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；

　　（二）公司編文號的全部檔案；

　　（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議檔案；

　　（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設定改變，啟用新印章的通知批覆；

　　（五）公司的各種請示報告及上級部門的批覆；

　　（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的檔案；

　　（七）政府各級部門傳送的檔案；

　　（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；

　　（九）介紹信、信函存根、電報底稿；

　　（十）公司檔案的交接清冊和銷燬清冊；

　　（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經營管理類

　　（一）各職能部門管理檔案、重要資料目錄；

　　（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；

　　（三）公司各部經濟考核指標；

　　（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；

　　（五）上級部門制定的政策、規定等指導性檔案。

　　三、財務類

　　（一）年度審計報告；

　　（二）年初預算報告；

　　（三）財務分析報告；

　　（四）財務存檔資料、檔案目錄。

　　四、人事類

　　（一）公司領導成員的任免申報及上級批覆；

　　（二）公司中層幹部的任免、部室人員編制及花名冊

　　（三）職工獎懲情況記錄；

　　（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫卹、死亡等有關資料；

　　（五）勞動工資報表（年報）；

　　（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　　（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；

　　（二）基建工程的申報、批覆，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；

　　（三）購買固定資產計劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。

　　備註：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔範圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統排列並建立案卷目錄和索引，以便於查詢和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案櫃應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失洩密現象，應及時向分管領導彙報，採取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、洩密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批准後方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、塗改、損壞和洩密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要影印者，公司內部的由總裁辦主任批准，外單位由分管副總裁批准。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將檔案、資料（包括照片、聲像）整理後交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的檔案、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的檔案），於次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的檔案、資料，必須完整、規範，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

物業公司檔案管理制度4

　　為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。

　　2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部儲存影印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的影印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部儲存。

　　7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可影印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案櫃，各部門應根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查詢。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

　　6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案儲存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　7、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批准。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或影印、不得拆封、損汙檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。

　　四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一儲存。

物業公司檔案管理制度5

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入櫃--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工檔案、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2裝置設施檔案：包括各種設施裝置的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

　　1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的檔案以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證影印件、上崗證、學歷證影印件、職稱證影印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批准使用的檔案等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久儲存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，並儲存影印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2採用多種形式的資訊儲存方式，如電腦磁碟、膠捲、照片、圖表等，並採用適當的儲存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不洩密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體資訊查詢系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分櫃儲存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案檔案的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。