採購部管理制度
採購部管理制度
在當今社會生活中，各種制度頻頻出現，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？以下是小編為大家整理的採購部管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
採購部管理制度1
一、總則
為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
採購部應該根據公司的採購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定採購時間、採購批次、採購批次和報價，確保物資材料的及時供應，保證公司經營能夠連續進行及採購的最佳經濟效益。
二、目的作用
1、作為採購部開展工作的規範依據。
2、作為公司領導考核採購部工作業績的衡量依據。
3、作為採購部人員工作中相互監督與協作配合的依據
三、採購部人員職責及管理制度
1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
2、建立完善的採購管理制度，對供應商進行合格供方評定工作;
3、編寫統一格式的採購計劃，內容包含數量、質量、價格等採購要求;
4、與供應商的比價、議價、談判工作;
5、經與供應商談判後，簽訂採購合同，合同歸檔，來料及協助檢驗部做好進貨以及檢驗事宜;
6、負責物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成採購料件，及時處理各種異常情況，確保採購計劃能如期、如質、如量的完成;
7、負責新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作;
8、每年度對原有合格供方進行復審，淘汰不合格的供應商;
10、及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以提升產品品質及降低採購成本。
11、執行公司質量方針，質量目標的落實;
12、負責與供應商以及其他部門的協調工作;
13、積極參與緊急的、臨時的採購工作;
四、標準採購作業程式
一.請購單的開立、遞送
1、請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，並註明物資、商品的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管稽核後依請購核決許可權呈核並編號。
2、需用日期相同，屬同一供應廠商供應的物資商品，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。
3、緊急請購時，由請購部門於“請購單““說明欄“註明原因，並註明“緊急採購“章，以急件遞送。
二.請購案件的撤銷
1、請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知採購部門停止採購，同時於“請購單採購“或“請購單採購“第一、二聯加蓋紅色“撤銷“的戳記及註明撤銷原因。
2、採購部門辦妥撤銷後，依下列規定辦理：
1採購部門於原請購單加蓋“撤銷“章後，送回原請購部門。
2原“請購單“已送公司辦公室待辦收料時，採購部門應通知撤銷，並由公司辦公室據以將原請購單退回原請購部門。
3。原請購單未能撤銷時，採購部門應通知原請購部門。
三.採購工作的劃分
1、日常採購：由使用部門或公司辦公室負責辦理。
2、銷售商品的採購：由採購部負責辦理。
3、採購部長對於重要材料的採購，直接與供應商或代理商議價。必要時由總經理指派專人或指定部門協助採購部辦理採購作業。
四.採購作業方式
除一般採購作業方式外，採購部門可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：
1、集中計劃採購：凡大批次採購的商品，須以集中計劃辦理採購較為有利者，採購部門定期集中辦理採購。
2、長期報價採購：凡經常性採購的商品，且銷量較大的商品，採購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈准後按照公司需求分批採購。
五.採購作業處理期限
採購部門應依採購地區及市場供需，分類制定商品採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。
六.詢價、比價、議價
1、採購經辦人員接獲“請購單採購“後應依請購案件的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經核准得以電話詢價之外，另需精選兩家以上的供應商辦理比價或經分析後議價。
2、若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於“請購單“上予以註明，經使用部門或請購部門簽註意見後呈核。
3、對於廠商的報價資料經整理後，經辦人員應深入分析後，以電話等聯絡方式向廠商議價。
4、採購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。
七.呈核及核決
1、採購經辦人員詢價完成後，於“請購單“詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商““交貨期限“與“報價有效期限“經主管稽核，並依請購核決許可權呈核。
2、採購核決許可權：採購部長以上管理人員。
八.進度控制及事務聯絡
1、採購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“採購進度控制表“控制採購作業進度。
2、採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單“並註明“異常原因“及“預定完成日期“，經呈主管核示後轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
3、採購部門於採購案件“運輸日期“有延誤時，應主動與供應廠商聯絡催交，並開立“進度異常反應單“記明異常原因及處理對策，通知請購部門，並依請購部門意見處理。
九.廉潔條款
1、採購經辦人員不得接受供應商以任何形式或名義支付的回扣、禮金、報酬及返利等現金或有價票據。
2、採購經辦人員不得接受供應商提供的其他利益開支。
3、採購經辦人員人員不得主動索取自用的供應商的產品或其他實物禮品。
4、採購經辦人員或採購經辦人員直系親屬等不得以正式職員、兼職職員、顧問、專家等任何名義參與供應商的經營。
5、杜絕其他商業賄賂行為。採購經辦人員如有違反，除賠償公司因此所造成的一切損失外，視情節輕重給予處罰，直至除名。
採購部管理制度2
一、總則
1.為規範公司日常採購工作,特制定本制度。
2.本制度適用於公司的日常採購活動。
二、採購原則
1.嚴格執行詢議價程式
物品採購,必須有三家以上供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估,並與供應商進一步議定最終價格,臨時性應急購買的物品除外。
2.採購會審、合同會簽制度
物品採購,必須有相關部門參與,調研彙總各方意見,經高管稽核後生效。
3.職責明確
採購人員必須參與貨物和服務的驗收,採購貨物質量、數量、交貨等問題的解決,應根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。
4.一致性原則
採購人員採購的物品或服務必須與採購計劃單所列要求規格型號、數量相一致,在市場條件不能滿足採購部門要求或成本過高的情況下,及時反饋資訊供申請部門更改採購計劃單以參考。
5.廉潔制度
所有采購人員必須做到:
(1)自覺維護企業利益,努力提高採購質量,降低採購成本。
(2)加強學習,提高認識,增強法治觀念。
(3)廉潔自律,不能向供應商伸手。
(4)嚴格按採購制度和程式辦事,自覺接受監督。
(5)工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。
(6)努力學習業務,廣泛掌握與採購業務相關的新貨品及市場資訊。
三、採購程式
1.供應商的選擇
(1)供應商必須證照齊全,具有相關資質。
(2)對於經常使用的商品或服務,採購部應較全面地瞭解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售後服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好記錄,會同客服、銷售、採購部門對供應商定期進行評估和審計。
(3)在選擇供應商時,必須進行詢議價程式和綜合評估。供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務物件,供應商的報價不能作為唯一決定的因素。
(4)為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發生,應有兩家或兩家以上供應商作為後備供應商或在其間進行互動採購。
2.採購程式
(1)日常及其他零星物品的申請,由各使用部門應認真填寫採購計劃單後報採購部上級部門統一申請。對於較大數額物品的申請需要由總經理審批,最後交採購部門採購。
(2)採購詢價、綜合評估、會籤合同,由採購部門協調財務及使用部門共同完成,報總經理審批。使用部門負責採購物品的適用性,財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的稽核,行政部門負責合同風險條款的審查。採購部門負責合同條款的談判,付款申請、索賠、採購檔案的建立,市場資訊的收集。同時,與供方聯絡貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及確認售後服務事宜。
(3)對於已審批完畢的採購合同,必須徹底跟蹤,保證準確的交貨期,以免影響公司運營。如遇物料出現不能按期交貨或已交貨但質量未能符合要求的,必須第一時間向上級彙報,協商最快交貨期,或商議其它解決方案。並及時通知相關人員最新的材料到貨時間。
(4)採購過程中發生變化時,需求部門應及時出具採購變更申請,由主管領導簽字確認後交採購部執行。
3.付款程式
(1)採購部根據合同約定的付款方式及付款時間向上級主管部門提出申請,各主管簽字,後附入庫單,交給財務部辦理付款手續。無論匯款還是支票要求影印存檔。
(2)發票:付款時必須索要發票,核對發票形式(普票或增值稅發票)內容是否和合同約定一致,確認後交給財務部核銷。
四、違約處理
1.貨物出現延期後,採購部應及時通知相關部門。
2.貨物出現質量問題後,由使用部門提出意見,報部門經理,交採購部處理。採購部接到意見後,將情況上報總經理,並按投訴做緊急處理,將情況及時報給供應商,要求供應商換貨或退貨。
3.採購部與供應商協商不成的,或造成損失的,由財務部核算損失,採購部負責追索。追索不成,由法院裁決。
五、審計監督
在採購詢價、議價、合同簽訂、合同執行和採購結算過程中,必須有相關部門參與。財務部門主要負責價格的核查及審計。採購人員要自覺接受審計及針對採購活動的監督和質詢。
六、績效與評估
1.制定採購績效評估的目的,包括以下專案:
確保採購目標之達成;提供改進績效之依據;作為個人或部門的獎懲參考。作為升遷、培訓的參考;提高採購人員計程車氣。
2.採購績效評估的指標
採購人員績效評估應以“5R”為核心,即適時、適質、適量、適價、適地,並用量化指標作為考核之尺度。
3.採購績效評估的方式。
採用目標管理與工作表現考核相結合之方式進行。目標管理考核佔採購人員績效評估的70%;工作表現佔績效評估的30%;兩次考核的總合即為採購人員之績效,即:績效分數=目標管理考核x70%+工作表現考核x30%
採購部管理制度3
一、請購及其規定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門; 請購物品所屬專案; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量;
請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間;
請購如有特殊需要請備註; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單稽核人; 採購副總稽核;
財務稽核人; 公司總經理。
3. 請購單及其提報規定
⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導稽核批准後報採購部門;
⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶ 其他材料裝置及工程專案申購按照附表二(物資採購申請表)的格式填寫提報;
⑷ 日常零星採購按照公司印製的按照附表三(物資採購審批單)的格式填寫提報;
⑸ 請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份;
⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文件也需一併提交;
⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。
⑻ 如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他專案由生產部門提報;
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公專案由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發規定
1. 請購的接收要點
⑴ 採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經過公司領導審批;
⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷ 對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發規定
⑴ 對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵ 對於緊急請購專案應優先處理;
⑶ 無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷ 重要的專案採購前應徵求公司相關領導的建議。
3. 採購週期的規定
⑴ 單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購專案或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天;
⑵ 單次採購金額預算在1萬元以上的專案比價採購，採購週期不應超過15天;
⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任務
時應向領導說明原因;
⑷ 遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。
三. 詢價及其規定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2. 屬於相同型別或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購;
3. 對於緊急請購專案應優先處理;
4. 所有采購專案上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不透過其代理或各種中介結構詢價;
5. 對於請購部門需求的物資或裝置如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品;
6. 詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2. 對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3. 收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4. 重要專案應透過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如透過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等;
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結果彙總
1. 比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總;
2. 比價、議價結果彙總應按照附表六(比價/招標彙總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一稽核;
3. 如比價、議價結果未透過公司領導稽核應進行修改或重新處理。
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一、總則
為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
採購部應該根據公司的採購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定採購時間、採購批次、採購批次和報價，確保物資材料的及時供應，保證公司經營能夠持續進行及採購的最佳經濟效益。
二、目的作用
1、作為採購部開展工作的規範依據。
2、作為公司領導考核採購部工作業績的衡量依據。
3、作為採購部人員工作中相互監督與協作配合的依據。
三、採購部崗位職責
1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
2、建立材料採購供應渠道，進行供應商的擇優選擇。建立牢固、可靠的供應基地，並不斷進行新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作，以保證材料供應的不間斷性。
3、採購員在工作中要多跑、多對比、多總結，邊學習邊實踐不斷提高自己的採購業務水平。
4、負責物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成採購料件，及時處理各種異常情況，確保採購計劃能如期、如質、如量的完成。
5、加強與使用材料部門的聯絡，控制好各部門所需的各種材料確保生產及銷售能順利進行。
6、在購進材料時發生質量、數量異常情況下，應立即採取緊急措施，並與有關部門進行協商處理。
7、每年度對原有合格供方進行復審，淘汰不合格的供應商。
8、及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以提升產品品質及降低採購成本。
9、大宗材料採購必須要求供應商提供合格證明，嚴禁購進質量不合格材料，同時監控材料使用狀況，控制不合理材料的採購與浪費的情況發生。
10、負責與供應商以及其他部門的協調工作，協助檢驗部做好進貨以及檢驗事宜。
11、定期彙總所進的採購資料，協助財會進行成本核算。
12、積極參與緊急的、臨時的採購工作。
13、完成領導交辦的其他任務。
四、採購原則
1、詢價比價原則
物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則
採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋資訊供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經稽核後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜尋原則
採購人員隨時蒐集市場價格資訊，建立供應商資訊檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最最佳化採購。
4、廉潔原則
（1）自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。
（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
（3）嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受監督。
（4）加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新裝置及市場資訊。
（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標採購原則
凡大宗或經常使用的物品，都應透過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程式，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則
採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違紀違法的行為，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
五、採購流程
（一）採購申請與稽核
1、請購經辦人員應根據生產或經營的實際需要，依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立《請購單》，《請購單》要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等；若涉及技術指標的，須註明相關引數、指標要求。採購量以滿足每週使用為標準，個別情況除外，但一次不應超過每月採購量。
2、需求日期相同，屬同一供應廠商供應的物資商品，請購部門應以請購單附清單，一單多品方式提出請購。
3、《請購單》由各部門領導稽核經總經理簽字批准後遞交採購部門採購。各稽核環節對採購申請提出議異者，應及時將意見反饋給採購申請部門。
4、緊急請購時，由請購部門填寫《緊急請購單》並在“說明欄”註明原因，以急件遞送；採購部門收到《緊急請購單》後應優先處理。
5、遇公司生產、生活急需的物資，可以電話或其他形式請示公司總經理口頭審批，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續在後期按採購流程補齊。
6、無法按請購部門的需求日期到貨的物資，採購經辦須及時反饋給請購部門。
（二）請購遞交
1、請購經總經理批准後，由請購部門委派一名專業人員陪同採購，以防採購失誤；請購部門的專業人員僅作採購物資檢驗，不得為採購經辦人員指定供應商。
2、若請購部門無法委派專業人員陪同採購，則應在遞交請購單時同負責採購人員詳細溝通採購物資的規格、引數及其它技術指標，務必保證採購物資的準確性。
（三）請購撤銷
1、請購的撤銷應立即由請購部門通知採購部門停止採購，同時於《請購單（採購）》聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及註明撤銷原因。
2、採購部門辦妥撤銷後，將原請購單退回請購部門。
3、原請購單未能撤銷時，採購部門應及時通知原請購部門。
（四）採購作業處理期限
採購部門應依採購地區及市場供需，分類制定商品採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。
1、單次採購金額預算在1萬元以下的零散採購專案，如無特殊物資，採購週期不超過5天。
2、單次採購金額預算在1萬元以上20萬元以下的專案由採購部進行比價採購，採購週期不應超過15天。
3、單次採購金額預算在20萬元以上100萬以下的專案採購部自行招標採購，採購週期不應超過40天。
4、單次採購金額預算在100萬元以上的專案可委託招標公司代理招標，採購週期不應超過60天。
（五）詢價
1、採購經辦人員接獲《請購單》後應依請購案件的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，進行詢價並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
2、採購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。
3、詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。
4、所有采購專案必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不透過其代理或各種中介機構詢價；除經核准得以電話詢價之外，另需精選3家以上的供應商進行比價或經分析後議價。
5、若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於《請購單》上予以註明，需經使用部門或請購部門審批後方可繼續採購流程，並儘可能提供樣品供使用部門確認。
6、樣品提供和確認：
（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購經辦人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
（2）對於需要儲存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。
7、詢價時對於相同規格和技術要求，應對不同品牌進行詢價；至少對5家以上的供應商進行詢價。
8、比價採購或招標採購應以詳細的詢價表或擬定完整的招標檔案格式進行詢價。
9、採購經辦人員在詢價時遇到特殊情況應及時報請上級領導批示。
（六）比價、議價
1、收到供應商第一次報價或進行開標後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。
3、要弄清供應商報價是否含稅，並確認供應商能否開具增值稅專用發票，對能開具增值稅專用發票的供應商應優先考慮；對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。
4、比價採購或招標採購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和專案的能力；重要專案應透過一定的方法對目標單位的實力、資質進行驗證和審查，如透過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等。
5、參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。
6、除固定資產外，單次採購金額在1萬元以下專案可自行採購；單次採購金額預算在1萬元以上的`所有專案都應邀請至少5家上的供應商參與比價或招標採購；單次採購金額預算在20萬元以上100萬元以下的專案應由採購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次採購金額預算價格在100萬元以上的專案由公司領導決定是否委託第三方機構代理招標。
（七）比價、議價結果彙總
1、比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總。
2、比價、議價結果彙總應按照《招標彙總表》的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一稽核。
3、如比價、議價結果未透過公司領導稽核，應進行修改或重新處理。
（八）、選擇供應商
採購人員須建立供應商資訊臺帳並及時完善更新，供應商應從以下幾點出發擇優選擇：
（1）具有合法經營主體；
（2）具有相應資質的供應商；
（3）具有良好的信譽；
（4）具有良好的品質、交貨期、價格、服務等條件。
（九）簽定合同
採購買賣條件一經協議後，即可由雙方將協議細節、權利與義務在書面協議書上詳細記載簽訂合同，以取得法律的保障。採購合同通常由主要條款、基本條款、附件三部分組成。
1、主要條款包含合同雙方名稱、地址，合同編號，法定代表人或代理人姓名，合同文字份數，有效期限，簽訂時間、簽訂地點及合同雙方當事人的簽名蓋章。
2、基本條款注意事項
（1）採購物品、專案的名稱、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術檔案與確認圖紙是合同不可分割的部分；
（2）質量條款中應注意產品的技術標準，明確規定供方對產品質量的條件、期限及檢驗的期限，成套產品還要規定對附件的質量要求；
（3）缺陷責任條款中採購方應就採購物資的合格保證期進行談判，應考慮由誰來支付與處理缺陷物品、包裝和將物品運回供應商處等有關的費用和附帶成本；
（4）價格條款中應注意貨幣單位，如涉及國際採購的還應注意匯率變化，考慮匯率變化對合同的影響；
（5）應注意採購物資的包裝標準。產品包裝要按國家標準或專業標準規定執行，沒用國家或專業標準的可按雙方商定的包裝標準在合同中寫明；
（6）採購物資的驗收標準按國家規定的計量方法執行，特殊情況可按合同規定計量方法執行。質量驗收所採用的質量標準和檢驗方法，都必須在合同中明確規定，並寫明檢驗的地點及提出異議的期限。
3、採購方在簽訂合同時的注意事項及規定
（1）如涉及到技術問題及公司機密的，買賣雙方都應注意保密責任；
（2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
（3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項報價清單
（4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；
（5）質保期一定要明確從什麼時候開始，並應儘量要求廠商延長產品質保期；
（6）詳細約定發票的型別及提供時間和要求；
（7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如裝置類的合同一般應按照預付款、驗收款，除錯服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；
（8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；
（9）供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。
（10）比價、招標彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作；
（11）合同簽定時應按照《合同審查批准單》的格式對合同初稿進行巡籤審查；
（12）合同巡籤審查通過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；
（13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
（14）交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。
（15）合同應明確規定交貨期限、交貨地點和交貨方式，須寫明交貨具體日期，是一次性交貨還是分批交貨及每次交貨的數量；
（16）合同須明確規定支付方式和結算的時間及條件，對於高價值合同和長期合同，應謹慎對待，儘量使用階段性付款、分期付款；
（17）合同應禁止供應商將訂單分包給其它單位，如確有必要分包的，應在合同中明確規定；
（18）一般採購合同簽訂後以不再變更為原則，但若因作業錯誤經調查原始技術資料可予證實的，或因製造條件改變導致賣方不能履約，或以成本計價簽約而價格有修訂必要，解除合同對買賣雙方都不利時可協議修改合同；
（19）在履約期間若因天災人禍或其他不可抗力因素使得一方喪失履約能力時，買賣雙方均可要求終止合同；若因發現供應商報價不實有圖謀暴利，或嚴重損害國家利益，或履約督導時發現嚴重缺點經要求改善而無法改進以致不能履行合同，或發現有違法行為經查證屬實時，採購方可要求終止合同；
（20）合同應明確規定違約條款和違約金，違約責任一定要詳細、具體；
（21）合同須明確規定合同終止的賠償責任。
（十）下訂購單
1、採購經辦人員在接到稽核確認的請購單後，在採購下訂單前應確認採購需求，熟悉物料專案、確認價格、質量標準及物料需求量，制定訂單說明書。
2、訂單說明書應附有必要的圖紙、技術規範、檢驗標準等。
3、完成訂單的準備後方可按標準訂單格式製作《材料訂購單》，採購訂單相關引數（物料名稱程式碼、單位、數量、單價、總價等）及交易條件、交貨期、運輸方式、付款方式須明確。若屬分批交貨者，採購經辦人員應在《材料訂購單》上署名“分批交貨”以供識別。
4、採購訂單審批須注意合同與採購環境的物料描述是否相符，所選供應商是否為合格供應商，價格是否在允許價格之內，到貨期是否符合訂單計劃要求。
5、採購訂單簽訂後採購經辦人員應及時跟進訂單進度，必要時聯合其它部門進行催單。
6、如因生產計劃改變，對採購物料的需求量有更改的，應及時向供應商發出《訂購更改通知單》，以使供應商及時更改生產計劃。
7、緊急訂單易造成品質降低、價格偏高等損失，平時採購部門應協同其它部門做好存貨管理、生產計劃，避免緊急訂單的情況發生。
（十一）採購進度控制
1、為確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應，以《採購進度控制表》控制採購作業進度。
2、採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制《進度異常反應單》並註明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核示後轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
3、若採購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，應主動與供應廠商聯絡催交，確定新的交貨期，並開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，並依請購部門意見處理。
（十二）報驗入庫
1、達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行。
2、供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時的通知質檢部門進行驗收；
3、質檢部門在接到採購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；
4、合同標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；
5、質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作為暫存物資接受；
6、質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單；
7、外協加工件應按照原材料入庫；
8、質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定決定入庫與否。
（十三）對帳付款
採購物品（物資）辦理入庫後，由採購經辦人員憑《入庫單》經採購主管、財務及總經理審批後，按合同或約定的付款方式辦理付款手續。
採購部管理制度5
1.1.1 負責國家各項安全生產法規和公司各項安全管理規章制度在本部門的貫徹執行;
1.1.2 負責組織對本部門員工開展多種形式的安全教育，對本部門員工安全生產負責;
1.1.3 負責組織採購符合國家安全技術質量要求的裝置和材料，並按安全要求組織入庫;
1.1.4 負責組織採購符合國家安全技術性能標準的勞動保護用品;
1.2 質量部門安全職責
1.2.1 負責公司零部件及產品的質量檢驗管理工作，對所管轄範圍內的職業健康安全、環境保護負責;
1.2.2 負責制定化驗人員取樣、分析專案及使用裝置、儀器的安全操作規程及裝置、儀器、化學藥品的管理制度，並加強對執行情況的檢查考核;
1.2.3 對產品試車或進行中檢查時，必須按安全環保措施規定認真執行，檢查其能否滿足安全、環保的需要，發現問題及時督促整改;
1.2.4 負責將產品質量檢驗過程中暴露出來的各類不安全因素，及時向有關部門反饋，以便進行技術改造，提高產品安全可靠性;
1.2.5 對產品的零件、購件、工具儀器、儀表等進行檢驗時，必須符合安全技術和勞動保護的要求，發現問題及時與有關部門聯絡，並採取有效措施;
1.2.6 定期對計量器具進行維修、保養，使其保持良好的狀態，符合安全要求;
1.2.7 成品出公司必須符合安全、衛生要求，大、中產品起吊、運輸要有清晰標記和安全防護;
1.2.8 負責事故分析時的化驗檢測和資料處理;
1.3 質量部部長安全職責
1.3.1 嚴格遵守國家有關安全的法規、規範、規程、標準和制度;
1.3.2 在編制特殊檢驗工藝方案時，應編制相應的安全技術措施;
1.3.3 在採用新技術、新裝置、新工藝和檢驗條件變化時，應編制安全技術操作程式或安全技術作業指導書;
1.3.4 負責安全技術、安全裝置、儀表的技術鑑定;
1.3.5 加強對有毒化學試劑的管理和安全使用，必須由專人負責管理。
採購部管理制度6
1.1.1 認真貫徹執行國家各項安全生產法律、法規、方針、政策和公司各項安全管理規章制度，經常對本部門員工開展多種形式的安全教育;
1.1.2 對物資採購部所管轄範圍內的職業健康安全、環境負全面責任;
1.1.3 貫徹執行國家及上級主管部門制定的職業安全衛生和勞動保護的法律、法令，落實企業制定的有關安全管理規定、規章和制度;
1.1.4 按照規範組織採購符合安全環保要求的勞動保護用品，特種勞保用品在採購時必須獲取國家認定的“三證”;
1.1.5 正確執行公司制定的勞保用品的發放標準，嚴格按照公司安全部門要求，及時採購和發放符合國家安全技術性能標準的勞保用品，保證按時足量供應;
1.1.6 凡採購的各種部件和物資必須符合安全技術環保要求和有關標準，在搬運過程中要有切實可行的安全環保措施，防止發生安全和汙染事故;
1.1.7 加強對客戶、承運人進入危險品倉庫、場地前的安全教育，督促其遵守企業的有關安全規定，並確保其人身安全;
1.1.8 負責對企業安全技術措施專案所需裝置、材料的採購和供應工作;
1.1.9 凡採購國外產品、裝置、材料、配套等必須考察其安全效能，安全環保指標，必須確保採購專案的安全資料、安全環保設施裝置附件齊全、有效，否則不準採購;
1.1.10 凡採購化學品必須向供貨方索取危險化學品的安全技術說明書和安全標籤;外來人員來公司考察、參觀等，要及時對來訪人員進行外來人員安全教育，以確保其在我公司內活動期間的安全，並要求其遵守公司各項職業健康安全、環境保護規章制度。
採購部管理制度7
一、總則
採購員薪酬組成薪酬=基本工資+獎金?處罰
1、增加新品種數量=獎金
2、獎金是根據業績完成達到指定要求後對採購人員的獎勵，獎金分兩部分。
3、獎金按月度核算，次月發放，計算方法為：獎金=績效考核分數。該部分獎金提取要求：績效考核分達到70分以上。
4、滯留處罰：品種滯留時間90天給予百分之一處罰，品種滯留時間90―120天給予百分之一點五處罰，全國總代品種和二級協議品種可減免其滯留處罰，代銷的廠家協議品種可免予滯留處罰。
二、崗位職責：
1、認真執行總公司採購管理規定和實施細則，嚴格按採購計劃採購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和採購成本。對購進物品做到票證齊全、票物相符，報帳及時。
2、熟悉和掌握市場行情，按“質優、價廉”的原則貨比三家，擇優採購。注重收集市場資訊，及時向部門領導反饋市場價格和有關資訊。合理安排採購順序，對緊缺物資和需要長途採購的原料應提前安排採購計劃及時購進。
3、嚴把採購質量關，物資選擇樣品供使用部門稽核定樣，購進貨物均須附有質保書和售後服務合同（三證）。積極協助有關部門妥善解決使用過程中會出現的問題。
4、加強與驗收、保管人員的協作，有責任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受損失。
5、完成領導交辦的其它各項工作。
三、具體工作
1、工作時間為早8：30～晚17：30午休時間12：00～13：30休息時間要保持安靜，不要打攪影響他人的正常生活。
2、工作時間每天上午9點保證開始線上工作，工作時間內只能用1個QQ（即工作QQ）上網談工作業務，不準在網上閒聊，不準看電影玩遊戲等，（每天下午17：30點為限，前提得完成手裡面有工作）如有違反打掃辦公室一天，總監滿意為止。
3、未經批准不得留在辦公室內非本公司人員，如有為違犯罰清潔衛生間一天，並承擔一切後果。如有親屬來訪需提前向公司申請。
4、如無外出午休後13：30點必須回公司，否則發生意外事件，公司不承擔任何義務和責任，所發生的一切後果自負。
5、採購部如需外出，要向總監申請統籌安排。但要視具體業務輕重由總監決定，出門時填寫出門條，總監簽字。總監外出填寫出門條運營總監簽字。沒有簽字視為曠工。
6、員工辭職需要提前一個月做出書面請辭並說明原因，要保證不做任何損壞和傷害公司利益的行為，如有違反可視自動放棄本月工資和獎勵，且公司不承擔任何費用。
7、所有辦公，採購開支實行憑票報銷的原則。
8、原則上不準打的，公交車費憑票據實報實銷。除了有緊急事情，經過請示外，可公司派車。
9、辦公零星費用，憑票據記帳。票據應註明經手人姓名，應先行請示，經總監同意後支出。
10、保持個人生活自理衛生，要求每日保持座位整潔，每月清潔一次桌椅。
11、保持衛生間衛生，個人便後，要衝馬桶。
12、愛護好公司財務，如因個人為（如用辦公用品敲打物品）造成損壞，要自行賠付。
13、本著工作績效性原則，現實行初次下單提成0、01%二次下單0、02%。
14、採購產品價格以出廠價為主，如價格高（高於出廠價視為過高），銷售在其他途徑得知高於市場價導致無法銷售（銷售出示證據），歸納為未完成任務。
15、如果採購產品出現失誤和重大問題，錯發漏發產品所造成的損失，公司要對責任人進行懲罰，按實際損失比例的30%在當月工資中扣除。
16、對自己負責產品執行，每月要完成一次更新，並對公司網站資訊錯誤及時反饋。
17、對自己下到工廠的單子進行跟單（下單後第3天和交貨期前3天）。
18、如採購員需要出差，首先提交出差計劃呈交至部門總監。如總監需出差，出差計劃呈交至總經理，簽字後到財務部領取出差費用。
19、出差費用在出差計劃中體現清晰，如差旅費、住宿費、餐飲費大致數字。有領導審批。
20、出差歸來，所有票據計劃內採取對賬票據。計劃外採取憑票據實報實銷。
21、每月需憑上月業績考核，如未達到考核標準，工資扣除xx。如超額完成標準，獎金xx。
22、在追加訂單時，如達到廠家要求的數量，必須再次壓價，這次追加訂單壓縮的價格80%給予採購部作為獎金（每種產品每降價一次只給予第一次獎勵之後不再有獎勵）。
採購部管理制度8
1、申請
①用車部門逐項填寫內部用車申請單,經部門經理稽核、簽字。
②將用車申請單轉到總辦,根據需要和車輛排程情況派車。
2、審批許可權
①使用小車由總經理審批、
②使用其它車輛由行政辦主任籤批、
③值班、節假日用車持部門經理簽字的申請單出車,並報行政辦備案。
3、車輛使用原則
凡出塘廈區域車輛,提前一天申報,以便總辦統一編制長途用車計劃,提高車輛使用率、
4、市內用車原則
①凡屬部門正常用車(如每週、每月例行用車),應提前半天將用車申請單報總辦。
②本著節約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。
5、憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事後須及時補單。
③未經批准,禁止無排程單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經發現私自出車現象,用車人必須按酒店計程車費標準付費,同時扣發司機部分效益工資。