學院檔案管理制度(4篇)
學院檔案管理制度(4篇)
在快速變化和不斷變革的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是指在特定社會範圍內統一的、調節人與人之間社會關係的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？以下是小編為大家收集的學院檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
學院檔案管理制度1
第一章總則
第一條：為加強學院檔案的科學管理，有效地為教學、科研、醫療事業服務，根據《中華人民共和國檔案法》等法規的有關規定，結合我院實際情況，特制定本辦法。
第二條：我院檔案是指院內在各項管理工作，教學、科研等工作活動中直接形成的，具有儲存價值的文字、圖表、資料、音像等各種形式載體的文字材料。
第三條：學院檔案是學院工作活動的真實歷史記錄，是教學管理、行政管理、科研管理的重要組成部分，是提高我院工作效率和教學質量的必要條件。
第四條：學院檔案工作是維護我院合法權益和歷史真實的一項重要工作，應列入全院教學、科研、行政事業的發展規劃，納入學院行政管理、教學管理、科學研究計劃之中。教學工作和建檔工作實行“四同步”管理：下達計劃任務與提出檔案材料歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查檔案材料形成情況同步；驗收、鑑定成果與驗收、鑑定檔案材料的完整、準確系統情況同步；上報登記和評審、獎勵科技成果及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。
第五條：學院檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，各門類載體檔案實行集中統一管理。
第六條：學院檔案科的基礎任務是：
（一）對本院各部門的檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督、指導；
（二）負責保管全院全部檔案和與業務工作有關的資料，積極提供利用，為全院各項工作服務，併為黨和國家積累檔案史料。
（三）認真貫徹執行黨和國家的保密、保衛制度，確保檔案和檔案機密的安全；
（四）辦理院領導交辦的其他有關的檔案業務工作。
第二章檔案工作體制、機構和人員
第七條：我院設立檔案科，配備專職檔案員，各科（室）配備兼職檔案員，檔案科受辦公室領導。
第八條：檔案科在業務上受包頭市檔案局二科的監督、指導、檢查。
第九條：檔案人員要具備高中以上文化水平和一定專業知識，參加業務職務評聘，並保持相對穩定。
第十條：檔案人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想、認真執行黨和國家的方針、政策，遵紀守法，鑽研業務，熱愛檔案事業，忠於職守，熱心為學院各項工作服務。
學院檔案管理制度2
第一章總則
第一條為了加強對學院綜合檔案的科學管理，實現檔案管理工作的標準化、規範化，更好地為學院各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）及有關檔案精神，結合我院具體情況，制定本制度。
第二條本辦法所指的檔案是指學院在從事教學、科研、基建、財務、黨政管理及其它各項活動中，直接形成的對學院和社會具有儲存價值的各種檔案、圖表、聲像和實物等不同載體的歷史記錄。
第三條學院檔案工作是維護學院歷史真實面貌、辦好學院的重要基礎工作之一，也是衡量學院教育質量和管理水平的一個重要標誌。因此，必須把學院檔案工作納入整體發展規劃，加強對檔案工作的領導，實行集中統一管理，確保學院檔案的完整、準確、系統、安全。
第二章機構與任務
第四條綜合檔案室主管學院檔案工作，對全院的檔案實行統籌規劃、組織協調、監督和指導。
第五條各部門必須指定專人專職或兼職負責本部門檔案材料的管理，包括檔案的收集、整理、分類、建冊以及檔案移交前的保管。
第六條綜合檔案室的主要任務是：
（一）貫徹執行國家關於檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作；（二）制訂本校關於檔案工作的規章制度，並負責監督、指導和檢查執行情況；
（三）負責接收（徵集）、整理、分類、鑑定、統計、保管全校的各類檔案及有關資料；
（四）開展檔案的開放或利用工作；
（五）負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案資訊資源；
（六）參加檔案資訊工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案資訊交流；
（七）負責對全校檔案工作人員的業務培訓；
（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動；
（九）開展檔案學術研究和交流活動。
第三章檔案材料的歸檔、移交工作
凡是反映本院重大工作與活動，具有參考利用價值的文字、聲像製品、材料均屬歸檔範圍，均應按照規定向學院檔案室移交，任何單位或個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第七條檔案材料的歸檔範圍：
（一）黨政管理類
主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議檔案、會議記錄；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與本校關於黨群管理的檔案材料。
（二）行政類
主要包括高等學校行政工作的各種會議、會議記錄及紀要；上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。
（三）學生類
主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
（四）教學類
主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動的檔案材料。按原國家教委、國家檔案局釋出的《高等學校教學檔案材料歸檔範圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。
（五）科研類
按原國家科委、國家檔案局釋出的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發[1987]6號）執行。
（六）基本建設類
指在整個建設專案從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔儲存的檔案，包括基本建設專案的提出、調研、可行性研究評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、除錯、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的檔案材料。按國家檔案局、原國家計委釋出的《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4號）執行。
（七）儀器裝置類
主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器裝置（價值在10萬元以上）的全套隨機技術檔案以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的檔案材料。
（八）產品生產類
主要包括高等學校在產學研過程中形成的檔案資料、樣品或者樣品照片、錄影等。
（九）出版物類
主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
（十）外事類
主要包括學校有關人員出席國際學術會議（含在國內舉辦的）、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的檔案材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。
（十一）財會類
指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業材料。
以上各類歸檔的檔案材料包括紙質、照（膠）片、錄影（錄音）帶等各種載體形式。
第八條歸檔時間
（一）學校各黨政部門和能按年度歸檔的'部門，應在次年4月底前歸檔；
（二）各教學部門和能按學年度歸檔的部門，應在次學年10月底前歸檔；
（三）科研、基建等部門，應在專案完成後兩個月內歸檔。
第九條歸檔要求
（一）凡屬歸檔的各種文字材料，要求字跡、影象清楚，用簽字筆或鋼筆書寫工整。
（二）有關部門應自覺配合檔案室將該歸檔的材料收集齊全，核對準確，按檔案的自然形成規律，系統整理並做好立卷工作。
（三）在教學、科研、行政後勤等職務活動中形成的對學院有儲存價值的各種載體形式的檔案、材料、均應按照規定向院檔案室移交，各單位不得以任何藉口不交，或將檔案據為己有。
（四）根據檔案的儲存價值和保管期限的規定，準確劃分保管期限：凡反映重大活動和基本歷史面貌料等，有長期利用價值的檔案列為永久保管；凡是反映學院一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的列為長期保管；凡是在短時間內對學院有參考利用價值的列為短暫保管。
第四章檔案的保管與利用
第十條學院檔案室應做好檔案的安全與保護工作。
第十一條建立健全案卷，做好立卷、鑑定報告、交接憑證、檢查記錄等。
第十二條積極主動開展檔案利用工作，建立檔案借閱、調檔制度，確定檔案利用範圍，嚴格履行檔案借閱、調檔手續；未經院領導批准，任何人不得超工作範圍借閱檔案。
第十三條任何借閱檔案的人員不得擅自拆卷抽取、拍照、複製卷內文字材料，不得洩密、遺失和塗改。
第十四條學院定期組織人員對檔案保管情況進行檢查，發現問題及時向分管理領導彙報，按有關規定進行整改。
第十五條對已失去儲存價值的檔案，在經過相關部門鑑定和同意，並造冊報經分管院長批准後，予以銷燬。未經鑑定和批准，不得銷燬任何的檔案。銷燬檔案時要指定專人監銷，並建立銷燬清冊。
第十六條各部門檔案管理人員都應負責本部門檔案材料的齊全、完整。
第五章考核與獎懲
第十七條檔案館應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責，對檔案形成部門及專（兼）職檔案人員的檔案工作進行檢查、評估。
第十八條有下列事蹟之一的，學校給予表彰和獎勵。
1、對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和提供利用做出顯著成績的。
2、對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的。
3、將重要或珍貴檔案捐獻給學校的。
4、同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭且表現突出的。
第十九條有下列行為之一的，根據情節輕重，輕者學校給予批評並責令其改正；重者，給予行政處分；違反檔案法構成犯罪的，依法追究刑事責任。
1、將公務活動中形成的應歸檔的檔案資料據為己有，或隨意處理，造成損失的。
2、不按規定歸檔或一拖再拖，以種種理由不按期移交檔案的。
3、拒絕學校檔案館督促、檢查、指導的。
4、損毀、丟失檔案的。
5、擅自提供、抄錄、公佈、銷燬檔案的。
6、塗改、偽造檔案的。
7、出賣、轉讓檔案，或將檔案賣給、贈送外國人的。
8、檔案工作人員翫忽職守，造成檔案損失的。
第六章附則
第二十條本辦法由綜合檔案室負責解釋。
學院檔案管理制度3
為完善我院實驗室的規範化管理，提高實驗室裝置的利用率，適應實驗教學的改革和發展，特制定本制度。
一、實驗室工作檔案內容
1.實驗室教學檔案：實驗教學大綱，實驗課程及專案，每學期實驗教學任務及實驗實際開出記錄，實驗教學課表及實驗專案統計、實驗教學的考核辦法及實驗報告等有關記錄、報表。
2.實驗室儀器裝置、低值品及材料：儀器裝置的固定資產賬卡、驗收報告、使用維修記錄、分類分戶賬及各種憑證；低值品的分戶帳及憑證等；大型精密儀器裝置的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書；消耗品及材料的領用記錄等。
3.實驗室管理制度和工作記錄：學院和主管部門下發有關實驗教學和實驗室工作的檔案；實驗室制定的各項崗位責任制、分工細則及管理制度；實驗室工作日誌；實驗室研究活動記錄；人員考核記錄；安全、衛生檢查記錄；培訓計劃及實施情況；實驗室工作計劃；研究論文、成果鑑定證書；自制或改造的實驗儀器裝置裝置的驗收報告；實驗室改造情況等資料。
4.實驗室經費使用：實驗室年度儀器裝置購置、實驗消耗、儀器裝置維修等經費支出情況統計；實驗室年度科研專案、對外培訓、測試、技術協作、勞務等收入情況統計等。
二、實驗室工作檔案管理
1.實驗室檔案建立和管理由實驗科和裝置處負責業務指導，各中心、實驗室要有專人負責此項工作。新建實驗室應建立工作檔案。
2.專兼職人員、教師應根據各中心、實驗室工作檔案的內容，有責任有義務做好有關事項的記錄，並將有關資料提供給負責檔案工作的人員。
3.各部門根據實驗室工作檔案的內容進行統計整理、編目、立卷、定期歸檔，並儲存在本部門。
4.各部門應指定人員負責實驗室工作檔案的管理工作。
5.實驗室工作檔案向院內外提供利用。凡需實驗室工作檔案的單位或個人，應經所在實驗室主任批准並辦理借閱手續，妥善保管不得遺失和損壞，用後及時歸還。
學院檔案管理制度4
一、檔案庫房管理，要堅持“以防為主，防治結合”的原則，使檔案能夠永久安全地得到儲存。
二、接收檔案進庫時，必須是組卷完畢、驗收合格的檔案，以確保進庫檔案的質量。
三、檔案的存放，必須使用統一的裝具，統一編號、書寫工整、排列有序，便於查詢。
四、庫房內經常保持清潔，嚴禁堆放與檔案無關的雜物。嚴禁煙火，對消防器材，電器裝置，照明線路應搞好日常管理，徹底消滅一切火災隱患。
五、注意防潮、防蟲、防曬、通風，堅持每天測試溫溼度，充分利用庫房現有裝置對庫房溫溼度進行控制。發現蟲害、黴變及時處理。
六、定期做好庫藏檔案的清理核對工作，使案卷目錄與館藏檔案相符；定期檢查檔案安全狀況，及時向檔案室主任彙報，對破損或變質的檔案及時做好修補、複製工作。
七、注意防盜、防火，定期維修、檢修安全保護設施，確保其防護功能。
八、經常更新檔案管理裝置，提高管理水平，使檔案建設不斷向制度化、規範化、電子網路化發展。