學院檔案管理制度
學院檔案管理制度
現如今，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那麼制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的學院檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
第一章總則
第一條為了加強對學院綜合檔案的科學管理，實現檔案管理工作的標準化、規範化，更好地為學院各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）及有關檔案精神，結合我院具體情況，制定本制度。
第二條本辦法所指的檔案是指學院在從事教學、科研、基建、財務、黨政管理及其它各項活動中，直接形成的對學院和社會具有儲存價值的各種檔案、圖表、聲像和實物等不同載體的歷史記錄。
第三條學院檔案工作是維護學院歷史真實面貌、辦好學院的重要基礎工作之一，也是衡量學院教育質量和管理水平的一個重要標誌。因此，必須把學院檔案工作納入整體發展規劃，加強對檔案工作的領導，實行集中統一管理，確保學院檔案的完整、準確、系統、安全。
第二章機構與任務
第四條綜合檔案室主管學院檔案工作，對全院的檔案實行統籌規劃、組織協調、監督和指導。
第五條各部門必須指定專人專職或兼職負責本部門檔案材料的管理，包括檔案的收集、整理、分類、建冊以及檔案移交前的保管。
第六條綜合檔案室的主要任務是：
（一）貫徹執行國家關於檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作；（二）制訂本校關於檔案工作的規章制度，並負責監督、指導和檢查執行情況；
（三）負責接收（徵集）、整理、分類、鑑定、統計、保管全校的各類檔案及有關資料；
（四）開展檔案的開放或利用工作；
（五）負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案資訊資源；
（六）參加檔案資訊工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案資訊交流；
（七）負責對全校檔案工作人員的業務培訓；
（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動；
（九）開展檔案學術研究和交流活動。
第三章檔案材料的歸檔、移交工作
凡是反映本院重大工作與活動，具有參考利用價值的文字、聲像製品、材料均屬歸檔範圍，均應按照規定向學院檔案室移交，任何單位或個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第七條檔案材料的歸檔範圍：
（一）黨政管理類
主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議檔案、會議記錄；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與本校關於黨群管理的檔案材料。
（二）行政類
主要包括高等學校行政工作的各種會議、會議記錄及紀要；上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。
（三）學生類
主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
（四）教學類
主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動的檔案材料。按原國家教委、國家檔案局釋出的《高等學校教學檔案材料歸檔範圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。
（五）科研類
按原國家科委、國家檔案局釋出的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發[1987]6號）執行。
（六）基本建設類
指在整個建設專案從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔儲存的檔案，包括基本建設專案的提出、調研、可行性研究評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、除錯、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的檔案材料。按國家檔案局、原國家計委釋出的《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》（國檔發[1988]4號）執行。
（七）儀器裝置類
主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器裝置（價值在10萬元以上）的全套隨機技術檔案以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的檔案材料。
（八）產品生產類
主要包括高等學校在產學研過程中形成的檔案資料、樣品或者樣品照片、錄影等。
（九）出版物類
主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
（十）外事類
主要包括學校有關人員出席國際學術會議（含在國內舉辦的）、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的檔案材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。
（十一）財會類
指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業材料。
以上各類歸檔的檔案材料包括紙質、照（膠）片、錄影（錄音）帶等各種載體形式。
第八條歸檔時間
（一）學校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年4月底前歸檔；
（二）各教學部門和能按學年度歸檔的'部門，應在次學年10月底前歸檔；
（三）科研、基建等部門，應在專案完成後兩個月內歸檔。
第九條歸檔要求
（一）凡屬歸檔的各種文字材料，要求字跡、影象清楚，用簽字筆或鋼筆書寫工整。
（二）有關部門應自覺配合檔案室將該歸檔的材料收集齊全，核對準確，按檔案的自然形成規律，系統整理並做好立卷工作。
（三）在教學、科研、行政後勤等職務活動中形成的對學院有儲存價值的各種載體形式的檔案、材料、均應按照規定向院檔案室移交，各單位不得以任何藉口不交，或將檔案據為己有。
（四）根據檔案的儲存價值和保管期限的規定，準確劃分保管期限：凡反映重大活動和基本歷史面貌料等，有長期利用價值的檔案列為永久保管；凡是反映學院一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的列為長期保管；凡是在短時間內對學院有參考利用價值的列為短暫保管。
第四章檔案的保管與利用
第十條學院檔案室應做好檔案的安全與保護工作。
第十一條建立健全案卷，做好立卷、鑑定報告、交接憑證、檢查記錄等。
第十二條積極主動開展檔案利用工作，建立檔案借閱、調檔制度，確定檔案利用範圍，嚴格履行檔案借閱、調檔手續；未經院領導批准，任何人不得超工作範圍借閱檔案。
第十三條任何借閱檔案的人員不得擅自拆卷抽取、拍照、複製卷內文字材料，不得洩密、遺失和塗改。
第十四條學院定期組織人員對檔案保管情況進行檢查，發現問題及時向分管理領導彙報，按有關規定進行整改。
第十五條對已失去儲存價值的檔案，在經過相關部門鑑定和同意，並造冊報經分管院長批准後，予以銷燬。未經鑑定和批准，不得銷燬任何的檔案。銷燬檔案時要指定專人監銷，並建立銷燬清冊。
第十六條各部門檔案管理人員都應負責本部門檔案材料的齊全、完整。
第五章考核與獎懲
第十七條檔案館應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責，對檔案形成部門及專（兼）職檔案人員的檔案工作進行檢查、評估。
第十八條有下列事蹟之一的，學校給予表彰和獎勵。
1、對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和提供利用做出顯著成績的。
2、對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的。
3、將重要或珍貴檔案捐獻給學校的。
4、同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭且表現突出的。
第十九條有下列行為之一的，根據情節輕重，輕者學校給予批評並責令其改正；重者，給予行政處分；違反檔案法構成犯罪的，依法追究刑事責任。
1、將公務活動中形成的應歸檔的檔案資料據為己有，或隨意處理，造成損失的。
2、不按規定歸檔或一拖再拖，以種種理由不按期移交檔案的。
3、拒絕學校檔案館督促、檢查、指導的。
4、損毀、丟失檔案的。
5、擅自提供、抄錄、公佈、銷燬檔案的。
6、塗改、偽造檔案的。
7、出賣、轉讓檔案，或將檔案賣給、贈送外國人的。
8、檔案工作人員翫忽職守，造成檔案損失的。
第六章附則
第二十條本辦法由綜合檔案室負責解釋。