工程部檔案管理制度(5篇)

工程部檔案管理制度(5篇)

　　在日新月異的現代社會中，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。什麼樣的制度才是有效的呢？以下是小編收集整理的工程部檔案管理制度(5篇)，歡迎大家分享。

工程部檔案管理制度(5篇)1

　　1、工程部應由專人負責，從工程設計招標開始到施工，竣工的各種資料收集，整理報批，登記。

　　2、未經部門經理許可，不得將檔案和資料借與外單位人員。

　　3、本部門人員借閱應注意愛護使用，並不得向外單位人員借閱。

　　4、凡借閱檔案和使用人員注意保密。

　　5、有關工程檔案不經允許不得影印。

　　6、檔案管理人員根據檔案儲存期限，經部門經理認可可定期銷燬。

工程部檔案管理制度(5篇)2

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類檔案應按系統:土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、執行記錄、裝置臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類檔案並貼上標籤。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標籤一致。

　　4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔;圖紙有誤，則聯絡交圖單位更正。

　　5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善儲存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和使用者裝修、維修檔案應長期儲存，其他各種記錄儲存期限一般為二年以上，過期需銷燬的資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑑定小組研究後決定。

　　6、借閱檔案需經相應系統的主管(工程師)以上人員批准，確定歸還日期，需續借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、執行記錄、維修記錄等進行整理並分類歸檔、儲存。

工程部檔案管理制度(5篇)3

　　1、工程專案部根據工作需要配備資料員，資料員應嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂，做好資料檔案工作。

　　2、做好施工現場每週例會記錄、每月例會記錄。臨時現場會議記錄。

　　3、專案工作人員登記造冊。施工班組人員身份證影印件整理歸檔。

　　4、工程中工程量簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的`整理歸檔。

　　5、工程中其他檔案、資料、文書往來整理歸檔。

　　6、各類檔案資料分類保管，做好備份，不得遺失。同時建立相關電子文件，便於查閱。

　　7、借閱檔案資料需辦理借閱手續。填寫工程資料借閱表，並及時歸檔。

工程部檔案管理制度(5篇)4

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

　　(2)裝置維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、使用者單元內設施分類。

　　(3)使用者單元維修檔案用標籤按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標籤。

　　(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，並錄入電腦中已設定密碼的“維修管理”專案。

　　(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，並分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈裝置執行情況和使用者室內裝置狀況的根據，應妥善儲存。儲存期限一般為一年，重大維修專案儲存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑑定小組統一審定後銷燬。

工程部檔案管理制度(5篇)5

　　工程檔案是工程部執行管理樓宇建築設施和裝置的基本依據，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

　　一、工程檔案目錄管理

　　1、工程檔案管理採取紙頁檔案和計算機檔案並行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

　　2、工程檔案設定三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程式檔案目錄，第三級目錄為工作單目錄。

　　3、工程檔案設定應與上一級檔案目錄設定一致。

　　二、工程檔案管理程式

　　1、工程檔案管理責任

　　(1)工程部經理責任:設定文秘檔案員;確定檔案目錄;設定檔案保密等級;檢查檔案情況。

　　(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。

　　(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷燬更新;檔案資料分析報告;接受經理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。

　　(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的工作檢查。

　　2、工程檔案管理程式

　　(1) 工程檔案的建立

　　文秘檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄並將各類檔案、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號，並在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。

　　(2) 工程檔案的存檔

　　工程檔案由文秘檔案員整理，按規定目錄存檔。

　　(3) 工程檔案的查閱和借閱

　　一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經工程部經理批准可查閱，不可以借閱。

　　(4) 工程檔案的更改清理和銷燬

　　原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理，過程性工作檔案到期後應及時銷燬，但應做好銷燬記錄。

　　(5) 上級檔案存檔

　　工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業管理中心存檔。

　　(6) 保密等級設定和更改

　　涉及到物業管理中心、專案部、工程部機密的技術和經濟檔案，如委託管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設定密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。

　　(7) 計算機檔案管理

　　工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設定目錄選單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和資訊傳遞。

　　(8) 圖書檔案管理辦法

　　工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。