公司物資採購管理制度5篇
公司物資採購管理制度5篇
在現在社會，制度起到的作用越來越大，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。想學習擬定製度卻不知道該請教誰？下面是小編為大家收集的公司物資採購管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司物資採購管理制度1
一、釋義
（一）採購物資的分類
本制度所指採購物資分為三類：
A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。
B類，包括裝置、潤滑油、備品備件、工器具等。
C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。
除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定。
（二）與採購物資管理相關聯的二級單位的分類
1、需求使用單位
2、主管部門
3、採購部門
（三）物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃
2、緊急物資需求計劃
（四）採購的方式分類
1、招標採購
2、固定廠商、長期報價採購
3、即時詢價採購
（五）採購部門和計劃部門的劃分
1、A類、B類物資的計劃部門分別為生產部、裝置部，採購部門為供應部。
2、C類物資的計劃部門是生產部，採購部門為供應部。
（六）採購物資付款方式分為
1、預付部分款項。
2、貨到憑發票報銷付款。
3、貨到後分期付款。
4、貨到延期付款。
5、以上方式的結合。
二、職責
（一）公司供應領導小組負責
1、審議批准《採購物資詢議價報告表》。
2、審議決定採取公開招標方式的採購事項。
（二）總經理負責
1、採購合同的批准、簽訂。
2、《物資採購審批表》的批准。
3、採購付款的批准。
（三）生產副經理負責
1、A、B、C類物資需求（採購）的批准。
2、公司首次更新或首次採用的生產各類採購物資的技術性能的確定、批准，及其《採購物資推薦廠家審批表》的批准。
（四）經營副經理負責
1、《物資採購審批表》的稽核。
2、長期物資供應廠家的選定。
3、物資招標工作的組織。
（五）總會計師負責
採購付款的稽核。
（六）綜合辦公室負責
採購合同的審查。
（七）供應部負責
1、負責填寫《物資採購審批表》、《採購物資詢議價報告表》。
2、負責採購A、B、C類採購物資。
（八）生產部、裝置部負責
1、A、B、C類物資需求（採購）計劃的稽核。
2、A、B、C類採購物資的入庫檢驗或驗證。
（九）各二級單位負責
1、提報物資需求（採購）計劃。
2、參加物資領導小組會議，審議採購工作相關事宜。
三、程式
（一）物資需求計劃及發放程式
1、需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計劃》。對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。
2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經本單位負責人稽核，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。
3、供應部根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。
（1）庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。
（2）庫存數量不足的，執行《物資採購審批程式》後發放。
（3）庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程式》。
（二）物資採購審批程式
供應部根據按照《物資需求及發放程式》彙總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（採購）計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經供應部部長審查，經營副經理稽核，總經理批准後實施《物資採購實施程式》。
（三）物資採購實施程式
1、物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》，先核對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。
2、對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。
3、採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長稽核後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程式各級審批後再進行採購。
4、召開採購領導小組會議審議批准。
（四）採購物資驗收入庫工作程式
1、採購物資到廠後，市場營銷科提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。
2、檢驗或驗證合格後，由市場營銷科採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。
（五）採購物資付款工作程式
1、採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師稽核，總經理批准後辦理預付款手續。
2、採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總會計師稽核，總經理批准後辦理報銷付款手續。
四、規定與標準
（一）物資需求（採購）資訊傳遞規定
1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場資訊情況，在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，透過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要採購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。
3、對於採購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。
4、凡採購單價在3萬元以上的大型裝置、10萬元以上的成套裝置、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。
5、若廠商報價的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管稽核後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。
6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出規定
1、採購物資到廠後，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規範和明確。
4、各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續。
（四）採購物資付款規定
下列情況財務科應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
物資所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本著“節約、降本”的原則提報物資需求（採購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計劃的行為進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最最佳化、採購效率的最快化。
3、採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程式和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、為掌握瞬息萬變的市場經濟商品資訊，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。
（6）售後服務
對於採購物資，供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。
1）採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由物資供應部門負責聯絡。
2）對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由物資供應部門在規定時間內協調解決。
公司物資採購管理制度2
公司各部門:
根據公司高管辦公會議研究決定，遷入新廠後按照新制定的採購流程採購生產及辦公物資，採購物資遵循節約資金、嚴控成本、質優價廉、統一歸口的採購原則。非公司授權部門不得白行採購物資，如有違反財務部不予稽核報銷，並由人力資源部按照〈〈管理人員績效考核辦法》對責任人進行考核，對數額巨大的將進行經濟處罰。現將公司授權履行採購職責的部門及採購範圍明確如下：
一、採購部門採購範圍
1、生產用原輔料、藥材、包裝材料；
2、生產勞保用品（含工作服）及消耗材料；
3、五金配件、電工電料、生產工器具（原生產部採購員劃歸採購部）；
4、組織採購工程器材、生產裝置設施、質量分析大中小型儀器；專案部、生广部、質量部有優先建議權，並參與選型及考察過程；
5、生產用清潔用品類（含潔具、消毒洗滌用品等）；
6、化驗用試液、試劑、標準品、特殊管理藥品及易製毒化學品。
7、其他由總經理批准的採購專案。
二、辦公室採購範圍
1、辦公用品（筆墨紙張、名片、耗材類）；
2、辦公裝置、器材、清潔用具等；
3、辦公傢俱、電器、飲用水；
4、食堂物資及宿舍樓維修維護材料；
5、其他由總經理批准的採購專案。
三、請購及審批程式
1、各部門需要採購的物資，由部門經辦人填寫請購單，部門經理初審、分管總監簽字稽核後，提交總經理批准，重大專案或大宗物資需執行董事或董事長核准後，由米購部門開展米購業務。
2、特殊商品如專業書籍、雜誌、報刊、專用賬冊等非常規物資經部門請購，總經理批准後可由提出請購需求的部門採購。
3、印字包裝材料變更按照專用程式進行審批和採購。
特此通知，請各部門遵照執行。
有限公司
二。一五年五月二十八日
公司物資採購管理制度3
第一章總則
第一條為進一步規範公司物資採購程式，加強內部控制，明確經濟責任，確保生產經營的持續穩定，依據相關法律法規特制定本制度。
第二條公司日常生產經營所需的原料及主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均屬於本制度規範範圍。
第三條費用報銷及在外購物直接付款的零星物資採購不適用本制度。
第四條公司固定資產的購置適用本制度。
第二章物資採購規定
第五條物資採購實行歸口管理制。原糧由採購供應部負責採購，輔助材料、包裝物由倉儲部負責採購、修理用備件及後勤用物資及辦公用品由後勤部負責採購。特殊情況下，經董事長或總經理批准，可以指定專人進行專項物資的採購。
第六條所有負責物資採購的人員必須充分掌握市場資訊，及時預測市場供應變化，確保質量過關，價格低廉，供貨及時。
第七條推行合同管理制度，物資採購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細註明供貨品種、規格、質量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經濟責任等；否則，造成的損失由採購人員負責。
第八條實行比價採購制度，物資採購要貨比三家，確保所採購物資價格低廉，質量上乘。大宗物資採購建議實行招投標制度。
第九條實行採購質量責任制。採購人員對所採購物品的質量負有全面責任。如因失職而採購偽劣產品，採購人員應負經濟責任。禁止採購人員收受回扣。如有收受回扣，一經查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進行嚴肅處理。
第三章發票入賬及付款程式
第十條採購物資進廠後，採購人員必須嚴格按照要求辦理物資入庫手續，具體要求如下：
1.原糧入廠，由磅房辦理入庫手續，列印電子入庫單，入庫資訊錄入電腦。
2.輔助材料、包裝物由倉庫保管辦理收庫手續，填制一式三聯入庫單，一聯交客戶辦理髮票入賬手續。
3.五金電器、修理用備件由五金庫保管辦理入庫手續。
4.採購經辦人要認真填寫採購物資發票入賬單，詳細填寫所購物資名稱、數量、金額、供貨單位等要素。程式如下：
經辦人填制發票入賬單保管員根據收貨情況簽字確認部門經理稽核會計稽核發票合法性總經理簽字准予入賬財務掛賬作為日後付款的'依據。
第十一條物資採購付款原則上採取先入賬後付款的制度，特殊情況下需預付款的單位，經董事長或總經理批准，可以辦理採購預付款手續。
第十二條採購付款實行審批制度，執行兩條線管理形式，即發票入賬和籤批付款兩條線分步進行的形式。具體程式如下：
1.物資採購一律由採購人員辦理髮票入賬手續後，方可進行申請付款審批。否則財務有權不予批准付款。
2.申請付款，由經辦人填寫轉賬匯款申請單，經財務稽核、總經理批准後，方可到出納處辦理匯款。
經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發票入賬情況稽核總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款
3.需要預付款的部門，直接填制轉賬匯款申請單，經財務稽核、董事長或總經理簽字批准後可先辦理匯款手續，財務部據此掛賬，待發票來到後再由經辦部門辦理髮票入賬手續衝賬。
第四章附則
第十三條本制度從批准下發之日起執行，由財務部負責解釋。
第十四條本制度從年月日起下發執行。
公司物資採購管理制度4
公司物資採購管理制度
為了規範公司的物資採購行為，降低採購成本，加強對採購的監督管理，按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，特制定本制度。
一、本制度是公司採購重要物資、一般物資、輔助物資以及其他開發新產品、新工藝所需物資過程中的決策、質量檢驗和價格監督等行為的基本規範。
二、物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃即月採購計劃；
2、臨時物資需求計劃即物資採購計劃單。
三、採購工作應遵循的原則與方式
（一）採購原則：
1、執行詢儀價原則。物資採購要貨比三家，擇中選優，臨時性應急購買的物品除外；
2、供方評定原則；
3、職責分離原則，採購人員不得參與物資檢查驗收；
4、一致性規定，採購的物品必須與採購單所列要求的規格、型號、數量相一致。
5、秉公辦事、維護公司利益原則。
（二）採購方式：
1、招標採購；
2、固定廠商、長期報價採購；
3、即時詢價採購。
（三）付款方式：
1、預付部分款項；
2、貨到憑發票報銷付款；
3、貨到後分期付款；
4、貨到延期付款；
5、以上方式的結合。
四、採購計劃請購和實施
（一）提出與確認：料庫依據公司生產計劃和物資消耗定額，根據庫存情況核定採購數量，編制月份採購計劃。經部門主管、公司主管領導簽字後，傳遞到供應部，物資採購請購審批程式完成。零星物資（生產、技術等急需材料、配件、裝置）由使用部門提出申請並填寫物資採購計劃單，由部門領導稽核，經料庫審查確認，主管副總審批後交供應部實施。裝置採購由技術部配合。
（二）選擇採購渠道，確定採購價格。供應部接到經批准的《物資採購計劃單》，先核對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，精選三家以上的供應商進行詢價（裝置採購由技術部配合）。對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和符合規定的採購方式向廠商議價。採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長稽核後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程式審批後再進行採購。做好採購質量記錄。
五、質量驗證與檢驗。質檢中心負責對採購物資進行驗證（裝置採購由技術部配合），採購物資未經質量檢驗合格不得辦理正式入庫手續和結算手續，特殊情況經公司主管領導批准特例處理。所有特例處理的情況均須記錄備案。各種生產用物資進廠後，由料庫填寫檢驗通知單，經質檢中心檢驗並將檢驗結果送至料庫，由料庫按其質量狀況進行標識。不合格物資由料庫報供應部按有關規定處理。嚴重不合格的物資要求全部退貨，嚴禁進入生產過程。
六、物資驗收入庫結算程式。採購物資到廠後，料庫提請質檢中心對採購物資進行檢驗或驗證。檢驗或驗證合格後，填寫各類《物資入庫驗收單》，簽字後物資登記入庫。採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總經濟師稽核批准後辦理預付款手續。採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總經濟師稽核批准後辦理報銷付款手續。
七、規定要求
（一）物資需求（採購）資訊傳遞規定：
1、物資需求使用單位必須在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃單》上將所需物資的相關技術標準要求說明，特別是品種、規格、型號以及對採購物資的其它特殊要求填寫具全。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位要及時掌握所需物資的市場資訊情況，在《月採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上將所需物資的市場資訊情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定：
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守供貨商評定規定，透過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。對同類的重要物資和一般物資，應同時選擇三家以上合格的供方，並儲存合格供方的質量記錄。
3、凡採購的大型裝置、成套裝置、大宗物資，必須採取公開招標的方式，由隨事成立的公司招標小組確定相關事項。
4、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，供應部應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出庫規定：
1、採購物資到廠後，必須經質檢中心檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，料庫通知供應部，由供應部與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各需求單位在物資驗收合格後按單位使用情況填寫領料單，經部門領導和主管副總批准後到料庫辦理領料出庫手續。
（四）採購物資付款規定：
下列情況財務部應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、質檢中心未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
4、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度採購計劃》或《臨時物資採購計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定：
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本著“節約、降本”的原則提報物資需求採購計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求採購計劃的行為進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最最佳化、採購效率的最快化。
3、採購人員必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程式和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、為掌握瞬息萬變的市場經濟商品資訊，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質保量地做好物資供應工作。
（六）售後服務規定：對於採購物資供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由供應部負責聯絡。對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由供應部在規定時間內協調解決。
八、採購價格監督管理。企管部是行駛採購價格監督的職能部門，內設審計監督比價員，抽查供應部的採購質量記錄。負責採購全過程進行財務監督和審計；負責從各種渠道蒐集各單位擬採購的各類物資的供貨單位價格資訊，進行整理分析並與各單位填報的《材料驗收單》上的供貨單位、價格等進行比較分析。凡由供應部提供的納入清單的通用物資，原則上要明顯低於市場零售價格，並做到對質量問題包退、包換，負責到底。使用單位如發現從料庫領用的上述物資價格高於市場零售價格，應即向企管部報告，由企管部調查處理。採購人員要自覺接受審計及針對採購活動的監督和質詢。
九、責任與獎懲。所有從事物資採購的人員都必須遵紀守法，廉潔奉公。認真貫徹執行公司關於物資採購管理的檔案，認清自己的責任，團結協作，互相監督，共同把公司的物資採購工作做好。
對降低採購成本做出突出貢獻的採購人員和其他人員、嚴格履行職責且成績顯著的質量、價格監督人員、舉報違反本制度規定的違法亂紀採購行為經查證屬實的人員將予以獎勵。對違反本制度弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，將根據情節輕重給予處罰，直至行政處分或依法追究刑事責任。
本制度自發布之日起執行，以前與本制度規定不符者以本制度為準。
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公司物資採購管理制度5
為簡化、規範辦公物資管理，經公司研究決定，由行政人事部統一負責公司各部門辦公物資的採購、調配、領用及庫存管理，特制定本制度。
一、適用範圍
本制度適用於公司各部門辦公物料物資的採購、調配、領用及盤存等，其中辦公用品及固定資產按照公司相關管理制度執行。
二、職責
1、行政人事部負責公司辦公物資的採購、調配、領用、出入庫等管理工作。
2、公司財務部負責對公司月度物資申購計劃進行對照核查、對量大價高的物資價格進行對照審查核實、並督促辦公物資盤存工作。
3、行政人事部後勤主任負責對各部門辦公物資的庫存量核實、入庫驗收、物資調配、出入庫手續的辦理及領用登記、月度盤存工作的監督檢查，並負責申購計劃稽核、物資價目庫及採購供貨商的建立、參與採購、物資調配工作。
4、行政人事專員負責彙總統計各部門月度物資申購計劃，並對上月採購、領用、庫存物資進行對照檢查核實。
5、各管部門經理負責本部門辦公物資的申購計劃核實、入庫驗收、物資保管、領用手續的辦理及辦公物資的登記統計、盤存工作。
6、公司總經理負責對各部門月度物資申購計劃的對照核實、對量大價高的物資採購進行審查核實，並對特殊大件及應急物資的採購進行審批，以整體控制成本費用支出。
三、流程原則
1、各部門負責人對物料物資應建立合理的庫存量，各部門物料物資由行政人事部統一集中採購補庫，以確保各部門的正常領用。
2、各部門物料物資的申購原則：由各部門主任每月25日前集中申購一次。遇特殊情況，需緊急採購的，經部門經理稽核，行政人事主任同意後發起臨時申購。
四、採購流程
（一）流程說明
1、行政人事部行政人事主管在收到經過審批後的物資申購單後，按照對比詢價後的預算價格履行財務借款手續，執行2—3人共同採購。
2、因行政人事部暫無庫房設定，與各部門屬於異地入庫。由各部門主任按照採購清單代為驗收確認入庫，視同從行政人事部集中批次領用。
3、行政人事部行政人事主管隔日按照採購清單開具公司入庫單一式三份，一份交由行政人事主任簽字；一份交財務列帳，一份存檔。並同時開具出庫單一式三份，一份交領用人簽字；一份交財務記帳；一份存檔。為單獨核算成本費用，各部門採購辦公物資及勞保用品應單獨開具稅務發票。
4、各部門在提交次月辦公物資《申購單》（附表3）時，需同時提交當月《盤存表》（附表1）及《領用登記表》（附表2），均需由總經理一併稽核後，提交至公司行政人事部備案。
（二）採購工作流程
為確保公司各部門辦公物資的正常使用和實際需要，以上辦公物資採購工作流程的時間節點遇假日順延，並以提倡節儉、合理使用和控制成本費用原則，公司各部門應當各盡其責，加強溝通和配合。
（三）庫房管理
1、公司行政人事部及各部門臨時設定的庫房應根據物資的易耗分類進行分類存放，應當保持庫存物品存放地點整齊、乾燥，併入櫃或入袋儲存。
2、易碎、易燃、易爆、易揮發的物品應單獨設定盒、袋、櫃小心存放，周圍無明火、遠離熱源，配備滅火器，保持包裝完好。
3、吸水性強、易發潮、易發黴和易生鏽的物品存放時：應保持乾燥，儘量保持通風。
（四）物品領用
公司各部門在員工領用辦公物資時，應建立《領用登記表》（附表2）。