中海物業公司檔案管理制度
中海物業公司檔案管理制度
在發展不斷提速的社會中，制度使用的頻率越來越高，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。擬定製度需要注意哪些問題呢？以下是小編為大家整理的中海物業公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
為了系統完整地儲存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔範圍
a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書影印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規定》的範圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面檔案材料必須字跡清楚工整,紙張及檔案格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子檔案需排版整齊;字型一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的檔案材料要完整齊全。
c.歸檔的書面檔案必須是原件,電子檔案為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內檔案內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數
a.各類書面檔案材料一般歸檔一式一份;電子檔案一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的檔案材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5.不歸檔檔案材料的範圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性檔案。
b.上級單位發來供參考的抄件和徵求意見未定稿的檔案。
c.未經會議討論和領導審閱、簽發的未生效檔案、電報草稿,一般性檔案的歷次修改稿(重要法規性檔案、草稿除外)、鉛印檔案的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最後定稿除外)。
d.從正式檔案、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執行或無查考價值的檔案材料。
f.非隸屬單位抄送的`不需要辦理的檔案材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的檔案材料。
6.各部門主任要對本部門檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用櫃架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查詢。
存放電子檔案應有專用硬碟分割槽或專用資料夾;在儲存電子檔案時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級資料夾中。資料夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存檔案的類別或所屬部門。存放檔案的軟盤或光碟上必須貼有標籤,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改後的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄影帶、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火櫃內。必要時採取複製、複製。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和複製,文書檔案發黴或蟲害要及時消殺;對於出現損壞的電子檔案也要及時複製、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續,並報所在部門主任批准。查閱分公司檔案須報行政部主任批准。
3.在借閱檔案時應做到以下幾點:
a.辦理登記手續,定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫。
4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或洩密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案檔案後方可辦理調離手續。
四、檔案鑑定和銷燬
1.檔案鑑定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑑定工作由行政部負責。
2.鑑定的主要專案有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值並能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久儲存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期儲存。
4.鑑定工作應該定期進行。
5.檔案透過鑑定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規定。鑑定中發現檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷燬檔案的程式:
a.經鑑定列出需銷燬的各種檔案清單和銷燬的報告,經部門領導審批後由各部門實施。銷燬清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷燬必須經分公司經理批准。
b.檔案銷燬時,由部門派二人以上進行監銷並在銷燬清單上簽名。
c.銷燬檔案時,要嚴格執行保密規定,對在銷燬檔案過程中出現失密或對部門造成損失的,將根據國家有關規定進行處理。