檔案流程管理制度

檔案流程管理制度

　　在我們平凡的日常裡，制度使用的情況越來越多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。制度到底怎麼擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案流程管理制度，希望對大家有所幫助。

檔案流程管理制度1

　　一、工程技術資料:

　　1、專案取得資料(批文等);

　　2、各類建築許可證;

　　3、各類圖紙;

　　4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;

　　5、物業接管驗收記錄;

　　6、其他合同、資料。

　　二、客戶資料:

　　1、前期服務協議;

　　2、交房清單;

　　3、業主(客戶)入住驗房表;

　　4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規記錄);

　　5、家庭情況登記;

　　6、租戶資料。

　　三、維修資料:

　　1、任務單;

　　2、報修、約修記錄。

　　四、安全維護管理資料:

　　1、值勤記錄;

　　2、交接班記錄;

　　3、物品出入登記;

　　4、外來人員出入登記

　　5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

　　五、設施、裝置管理資料(包括消防):

　　1、購銷合同;

　　2、安裝圖紙;

　　3、說明書;

　　4、養護計劃;

　　5、執行、維修、養護、巡查記錄。

　　六、綠化管理資料:

　　1、圖紙;

　　2、承包合同;

　　3、養護工作計劃

　　;4、檢查記錄。

　　七、環境衛生管理資料:

　　1、工作計劃;

　　2、檢查記錄。

　　八、社群文化資料:

　　1、活動計劃;

　　2、活動通知;

　　3、活動圖片。

　　九、業主反饋資料:

　　回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

　　十、行政檔案資料:

　　1、規章制度;

　　2、總結、通知、通報、決定等相關檔案資料。

　　十一、業主委員會資料:

　　1、籌備、成立等檔案資料;

　　2、會議紀要、決議等。

　　十二、財務管理資料:

　　各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

　　●資料整理、歸檔:

　　按照市、省、全國住宅轄區物業管理綜合考核的.規定與物業管理檔案歸檔要求進行整理,然後歸檔立卷。

　　●檔案借閱:

　　文件查閱須經檔案管理部門負責人批准。

　　●檔案的銷燬:

　　根據文件的儲存期限,定期對過期和作廢的文件進行清理,防止文件資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批後予以銷燬,同時建立銷燬的文件清單備查。

檔案流程管理制度2

　　物業專案業戶檔案管理流程

　　1、職責

　　(1)客服部負責業戶身份資料相關資訊管理。

　　(2)工程部做好業戶裝修資料、各種圖紙管理。

　　(3)保安部做好業戶物品出入申請、車輛等相關資料管理。

　　2、工作程式

　　(1)管理要求

　　①.業戶情況發生變更時,應及時修訂檔案。

　　②.業戶檔案資料屬秘密級檔案,原則上不得外借,如部門之間借閱,需得到部門主管的同意,填寫相關借閱記錄。

　　③.檔案、資料要進行合理歸檔,分類整理。

　　④.檔案要經常進行清理,以免資料堆積混亂,對過期的檔案資料要及時清理。

　　⑤.部門須指定專人負責,做到業戶檔案資料既服務於工作,又不向無關人員洩露。

　　⑥.業戶的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

　　3、檔案管理

　　(1)當業戶的第一份資料(含內部流轉有關業戶的資訊及業戶本身填報資訊)轉到專案管理中心相關部門後,按一戶一檔的原則,立即建立相應業戶檔案。

　　(2)為便於管理,每一份業戶檔案資料需同時建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關資訊增減時,需同時修改目錄。

　　(3)主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質,選擇適用於本部門的業戶檔案管理存放方式:

　　①.客服部可採用掛牢分類存放等方式,便於日常頻繁的查閱。

　　②.工程部裝修圖紙採用檔案袋封存的方式。

　　③.保安部可視每戶資訊量的多少及使用頻率,選擇適合本部門工作的管理方式。

　　④.各部門需依據要求,於當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業戶檔案一覽表》中,交部門主管查閱。

　　(4)業戶發生變更後,原業戶的相關資料單獨存放,確認保管年限。超過保管年限後,經部門主管查閱後審批後銷燬,並做好相關銷燬記錄。

　　(5)客服部主管每週一對照《業戶檔案一覽表》,對本部門上週建立的檔案進行全面檢查或抽查,發理問題及時予以指導,簽署相應評語。

　　(6)客服部每月5日前,將本部門上月各種檔案建立及管理情況,彙總成書面報告,由部門主管批閱後,上報專案經理。

　　(7)專案經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

　　(8)相關部門借閱檔案時,需經部門主管同意,辦理相關手續。