辦公室檔案管理制度

辦公室檔案管理制度

　　現如今，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其執行表彰著一個社會的秩序。那麼你真正懂得怎麼制定制度嗎？以下是小編整理的辦公室檔案管理制度，歡迎大家分享。

　　為加強辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管理水平，以更好地為各科室各項工作服務，特制訂本制度。

　　一、檔案管理制度

　　1、各種檔案按類別要求，由檔案員整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。

　　4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。

　　5、檔案室內嚴禁吸菸，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

　　二、檔案歸檔制度

　　1、歸檔範圍的保管期限

　　(1)辦公室辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案材料，包括政府辦檔案、縣委辦檔案、各部委辦局檔案、政府辦常務會議紀要等檔案材料及證書、牌匾等實物檔案，均屬歸檔範圍。

　　(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對辦公室有長遠儲存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間範圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。

　　2、歸檔時間

　　實行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府辦檔案、縣委辦檔案、各部委辦局檔案、政府辦常務會議紀要等檔案材料一律在次年第一季度內，登記存檔移交檔案室。

　　3、歸檔要求

　　(1)歸檔的檔案必須系統、齊全、完整。

　　(2)歸檔的檔案材料必須紙質優良、字跡耐久、書寫工整清晰。

　　三、檔案安全保密制度

　　1、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度加強管理，防止丟失、洩密。

　　2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或複製的機密檔案，必須經領導批准，否則不準摘抄、影印。

　　3、需要帶回使用的檔案，需經領導批准，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。

　　4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續，經有關領導批准後，方可調閱。

　　四、檔案查閱借閱制度

　　1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，註明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內容或範圍。

　　2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任批准；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批准，方可查閱。 3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批准；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

　　4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防汙染檔案；查閱時不得吸菸；也不得將案卷轉借他人或帶回家中。

　　5、查檔抄錄的.材料經檔案工作人員稽核無誤後，簽字蓋章，否則無效。

　　6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。

　　7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、登出和檢查手續，當面點清，如發現差錯，及時追究責任，並採取補救措施。

　　五、檔案人員崗位職責

　　1、服從辦公室主任的領導，接受上級部門的指導，按時、按質、按量地完成本崗位工作任務及辦公室主任交辦的其他任務。

　　2、檔案員負責做好檔案的整理、分類，做好收文登記、分發檔案、領導傳閱和借閱等管理工作。

　　3、檔案員要及時、準確的把領導批閱的檔案送到各科室，待科室領導批閱完畢後及時交由檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄檔案。在傳送檔案過程中，要增強保密意識，高度負責，保證不丟失、不損壞檔案。

　　4、督促各科室有關人員做好檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

　　5、各科室兼職檔案人員負責根據歸檔的範圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規定向機要檔案室移交歸檔，並辦好交接手續，做到職責分明、手續齊全。

　　6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導和監督，按時、按質、按量完成本崗位任務。