專案檔案資訊管理制度

專案檔案資訊管理制度

　　隨著社會不斷地進步，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。你所接觸過的制度都是什麼樣子的呢？以下是小編幫大家整理的專案檔案資訊管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　1為規範檔案管理，充分發揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業檔案管理規定》和國家檔案局頒發的有關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。

　　1.2本制度適用於公司系統各單位，公司下屬單位可結合實際，制定本單位的檔案管理制度。

　　1.3公司檔案工作實行統一管理、分級負責的原則。公司檔案室負責集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負責本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負責人事檔案的管理工作。

　　1.4公司檔案工作應納入公司管理程式及各部門有關人員崗位責任制。各部門及有關人員按照其崗位職責，負責本崗位在工作中產生的各類載體材料的歸檔工作。

　　1.5部門文書負責對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單後按要求向公司檔案室移交。

　　1.6公司全體幹部員工都有保護檔案的義務和維護檔案完整安全的職責，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應當追究有關部門和責任人的責任。

　　2檔案材料的歸檔

　　2.1歸檔範圍

　　凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經營、管理及產權變動等）中形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應列入歸檔範圍，包括但不限於以下內容：

　　2.1.1發文、收文(上下級單位和外單位的來文)。

　　2.1.2會議材料：由公司及各部門負責組織召開的各種重要的綜合、專業、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄影和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關的檔案材料。

　　2.1.3各類統計報表、統計資料，生產經營簡報、月(周)報。

　　2.1.4公司規劃、經營分析、財務分析等專題材料。

　　2.1.5合同協議文字包括合同協議（正本）、合同審批（會籤）表、授權委託書、招投標檔案、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。

　　2.1.6排程執行材料包括排程執行報告、圖表等檔案材料。

　　2.1.7科研課題材料包括調研、申報立項研究、試驗總結、鑑定報獎、推廣應用等材料。

　　2.1.8基建專案材料包括公司基本建設專案前期材料、設計、施工、監理、竣工和驗收檔案圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。

　　2.1.9會計檔案包括公司總部財務報表、賬簿、憑證、財務移交清單等。

　　2.1.10上級視察、對外交流、工作組調研、黨政工團等各項業務管理與活動中產生的檔案(交流)材料、報告、錄音錄影及照片等。

　　2.1.11上級或其它單位頒發、贈與的獎狀、獎盃、獎牌、證書、錦旗，以及上級領導或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。

　　2.1.12公司及各部門負責印製的對外宣傳材料、印刷品、音像製品等。

　　2.1.13依靠傳播媒體展現的、有儲存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有儲存價值的網站檔案、電子郵件、多媒體檔案、程式檔案、結構性檔案等。

　　2.1.14電力營銷過程中形成的具有儲存價值的各種資料和記錄。

　　2.2歸檔檔案材料來源

　　2.2.1公司內部形成的檔案材料。

　　2.2.2公司所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報公司的檔案材料。

　　2.2.3公司引進專案、外購裝置等帶來的檔案材料。

　　2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業應向公司提交的檔案材料。

　　2.2.5公司參與的合作專案，合作單位按要求應向公司提交的檔案材料

　　2.2.6公司執行、辦理、接收的外來檔案材料及各種載體材料。

　　2.2.7公司在營銷工作中產生的各種與客戶有關的材料等。

　　2.3歸檔檔案材料載體

　　歸檔的檔案材料載體主要包括紙質、光碟、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　2.4歸檔時間

　　2.4.1管理性檔案材料一般應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔。

　　2.4.2科研課題、基建專案、資訊化專案檔案材料在其專案鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，週期長的可分階段、單項歸檔。

　　2.4.3外購裝置儀器或引進專案的檔案材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝除錯後歸檔。

　　2.4.4公司職工外出參加公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔。

　　2.4.5會計檔案材料在會計年度終了後由會計部門整理歸檔，保管一年後向檔案室移交。

　　2.4.6審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集整理，在工作結束後的次年6月前向檔案室移交歸檔。

　　2.4.7合同(招投標)檔案在合同辦理完畢後三個月內向檔案室移交歸檔。

　　2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的檔案材料應在工作結束後及時歸檔。

　　2.4.9電子檔案邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質檔案歸檔時間一致。

　　2.4.10下列檔案材料應隨時歸檔

　　2.4.10.1變更、修改、補充的檔案材料。

　　2.4.10.2公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料。

　　2.4.10.3公司產權變動過程中形成的檔案材料。

　　2.4.10.4其他臨時活動中形成的檔案材料。

　　2.5歸檔要求

　　2.5.1 整理歸檔的檔案材料應遵循檔案材料形成規律，保持其有機聯絡，並符合有關標準、規範要求。

　　2.5.2歸檔的檔案材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的檔案材料，檔案材料歸檔後不得更改。

　　2.5.3非紙質檔案材料應與其文字說明一併歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。

　　2.5.4具有永久、長期儲存價值的電子檔案，必須形成一份紙質檔案歸檔。

　　2.5.5歸檔檔案材料的載體和字跡應符合耐久性要求。

　　2.5.6歸檔的檔案材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的檔案材料應保持其一致性。

　　2.5.7公司與其他單位合作完成的專案，公司作為主辦單位的儲存全套檔案材料，公司作為協辦單位的儲存與承擔任務相關的正本檔案。有合同、協議規定的，按其要求執行。

　　2.5.8各部門文書人員應檢查本部門歸檔檔案材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢並編制移交清冊，由部門或專案負責人簽字核准後向檔案室移交。重要專案的檔案材料移交時應編寫歸檔說明。檔案室接收時應全面檢查歸檔檔案材料的質量。

　　2.5.9交接雙方應認真核對移交清冊，並履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。

　　3歸檔檔案的分類和定義

　　公司檔案分為：A文書檔案、B生產執行檔案、C會計檔案、D工程建設專案檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X資訊化專案檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標檔案。

　　3.1文書檔案

　　文書檔案是指企業在各項生產、經營、管理活動中直接形成的有儲存價值的各種形式的歷史記錄。

　　3.2生產執行檔案

　　生產執行檔案是指企業在電力生產、排程執行中形成的有儲存價值的歷史記錄。

　　3.3會計檔案

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

　　3.4工程建設專案檔案

　　工程建設專案檔案是指從建設準備階段到專案竣工驗收以及執行維護技術改造過程中形成的、具有儲存價值的歷史記錄。

　　3.5審計檔案

　　審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有儲存價值的以紙質、磁質、光碟和其它形式存在的歷史記錄。

　　3.6照片檔案

　　照片檔案是指企業在社會活動中直接形成的以靜態影象為主的有儲存價值的歷史記錄。

　　3.7合同檔案

　　合同檔案是指企業在各類活動中與自然人、法人或其它組織就設立、變更、終止民事權利義務關係而形成的合同、協議、意向書及其過程紀錄。

　　3.8科研檔案

　　科研檔案是指在科學技術研究與管理、智慧財產權管理活動中直接形成的，具有儲存價值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。

　　3.9榮譽、實物檔案

　　榮譽、實物檔案是指企業在工作活動中形成的具有儲存價值的榮譽、紀念品、印信類等實物形式存在的檔案。

　　3.10傳媒電子檔案

　　傳媒電子檔案是指企業或者個人在社會活動中形成的、依靠傳播媒體展現的、具有儲存價值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。

　　3.11資訊化專案檔案

　　資訊化專案檔案是指電力企業資訊化專案建設過程中形成的具有儲存價值的資料和檔案。

　　3.12營銷客戶檔案

　　營銷客戶檔案是指在電力營銷過程中形成的具有儲存價值的歷史記錄。

　　3.13招投標檔案

　　招投標檔案是指在企業招投標活動中直接形成的具有儲存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。

　　4歸檔檔案整理

　　公司各種類檔案根據公司分類表進行分類,按照公司檔案基礎業務作業指導書進行整理。

　　4.1文書檔案的整理

　　文書檔案由公司總文書和部門文書在每年的第一季度將次年的檔案材料向檔案室移交。檔案室彙總後按照公司文書檔案分類規定進行分類，再按照《歸檔檔案整理規則》DAT/22-20xx的'相關規定，以件為單位進行規範整理。

　　4.2生產執行、工程建設、科研、資訊化專案檔案的整理生產執行、工程建設、科研、資訊化專案檔案由各職能部門負責收集，保證齊全完整準確後向檔案室移交。生產執行、工程建設、科研、資訊化專案檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》的有關規定進行整理。

　　4.3合同、招投標檔案的整理

　　合同、招投標檔案由合同、招投標主管部門負責收集彙總後移交檔案室。合同、招投標檔案可歸入工程的,按照科技檔案進行整理。單獨歸檔的按照《歸檔檔案整理規則》DAT/22-20xx相關規定，以件為單位進行整理。

　　4.4會計檔案的整理

　　會計檔案由財務部門按照財政部《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規定整理，保管一年後，連同會計檔案移交清冊一併向檔案室移交。

　　4.5照片檔案的整理

　　照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）彙總後向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規範》的相關規定進行整理。

　　4.6榮譽、實物檔案的整理

　　榮譽、實物檔案由有關部門或個人在接收到榮譽、實物檔案後向檔案室移交。榮譽、實物檔案按件為單位整理保管。

　　4.7審計(紀檢)檔案由審計和紀檢部門負責收集彙總，在工作結束後的次年6月前向檔案室移交，審計(紀檢)檔案按《歸檔檔案整理規則》和《紀檢監察機關案件管理辦法》的相關規定整理。

　　4.8傳媒電子檔案由形成部門或個人彙總後統一向檔案室移交，按照分類不同分別編號進行整理。

　　4.9營銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。

　　5檔案的保管及利用

　　5.1公司設立專門的檔案庫房作為檔案的保管場所，檔案庫房應符合有關規定，達到“八防”要求和溫溼度標準，並有專門人員管理，定期檢查。

　　5.2檔案庫房建立統一的臺賬，做到賬物相符。檔案人員應熟悉庫藏檔案情況，根據利用者需要，透過各種手段積極開發檔案資訊資源，開展如檔案彙編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種資訊服務工作。

　　5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網路上查閱與本部門業務有關的檔案資訊資料。

　　5.4查閱機要檔案、重要檔案、重要會議記錄必須經部門領導批准，專人負責查閱。會計檔案需經財務部門領導批准由財務人員查閱。

　　5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經部門領導批准。借出的檔案不準擅自影印，經批准同意借出或影印的檔案，不準轉借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，塗改、損壞檔案。

　　5.6外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經部門領導批准方可查閱。

　　5.7利用檔案的人員要填寫《檔案利用效果登記表》，主動提供檔案利用效果，及時反饋檔案利用資訊。

　　5.8檔案管理納入辦公自動化系統，利用資訊化系統和各種現代化手段，做好檔案資訊資源的開發利用工作，努力實現檔案資訊資源的共享，為公司各項工作提供高效與便捷的服務。

　　6檔案的鑑定和銷燬

　　6.1根據國家有關部門的規定，公司的各類檔案可分為永久、長期、短期三種。會計檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。

　　6.2檔案材料一經立卷歸檔後，未經批准和辦理正式手續，任何人不得擅自銷燬。

　　6.3對到期檔案的鑑定工作，應在公司分管檔案負責人的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑑定小組，對檔案進行鑑定，提出鑑定意見。

　　6.4經鑑定需要銷燬的檔案必須填寫《銷燬檔案清冊》，由公司領導審查批准後到指定場所由兩人以上進行監銷簽字。銷燬會計檔案，公司負責人要在《會計檔案銷燬清冊》上籤署意見。

　　7監督指導

　　7.1制定公司檔案管理標準、制度和規定等。

　　7.2對公司各部門檔案材料的歸檔整理移交工作，進行業務指導。

　　7.3對公司所屬各單位的檔案管理工作進行業務指導和監督檢查，組織開展業務協作、交流活動。

　　7.4組織公司所屬各單位的評估工作，促進公司系統檔案工作管理水平的提高。

　　8附則

　　8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負責解釋。

　　8.2本制度自頒佈之日起施行。