人員檔案管理制度（精選5篇）
人員檔案管理制度（精選5篇）
在社會發展不斷提速的今天，制度對人們來說越來越重要，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其執行表彰著一個社會的秩序。那麼擬定製度真的很難嗎？下面是小編為大家整理的人員檔案管理制度（精選5篇），歡迎大家分享。
人員檔案管理制度1
1.目的
規範人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。
2.適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
4．程式
4.1 員工人事檔案以紙質檔案和電子檔案兩種載體儲存、紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以HR資訊管理系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠於職守，嚴格保密員工的資訊資料。
4.2 檔案建立：新員工經考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：身份證和學歷職稱證件的影印件、個人簡歷、個人資訊表、戶口本影印件、勞動合同等。
4.3 員工個人檔案不經過公司檔案管理人員歸檔，而是透過檔案代保管服務機構進行代保管本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑑定、考核材料、離職、參加中國共產黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策檔案的規定。檔案材料交至檔案代保管服務機構由檔案代保管服務機構工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應及時將員工的動態變動材料收錄入個人的紙質檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門職工的人事檔案調閱需經部門主管、管理部經理批准。
4.6 調閱檔案原則上在管理部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門、需管理部經理批准。
4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以後銷燬，部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以上銷燬。
人員檔案管理制度2
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
人員檔案管理制度3
一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接透過檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷燬
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任稽核經總經理批准後執行。
3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
人員檔案管理制度4
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的.具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一儲存或使用後統一銷燬。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程式，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的影印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。
（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
人員檔案管理制度5
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關於員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長曆史及思想發展變化程序的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑑別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與複查的人事材料；
4、記錄關於員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1、員工進入公司後，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯絡電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等專案。
2、專案內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本資料，併為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以透過對有效資料的分析，瞭解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑑別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規範化管理奠定紮實的基礎。