合同資料管理制度（精選8篇）
合同資料管理制度（精選8篇）
隨著廣大人民群眾法律意識的普遍提高，隨時隨地，各種場景都有可能使用到合同，合同協調著人與人，人與事之間的關係。那麼問題來了，到底應如何擬定合同呢？下面是小編收集整理的合同資料管理制度（精選8篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。
合同資料管理制度1
為了將公司檔案納入規範化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級檔案、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、裝置資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的檔案資料歸檔管理。各部門內部形成的檔案、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當於此級別以上管理人員查閱檔案可透過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批准證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、複製、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和複製，必須由總經理簽字的批准申請方可抄錄或複製。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(影印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、裝置、標準資料)列印、複製或影印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批准，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批准蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，並每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買裝置時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、裝置資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批准後借出，並由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善儲存，嚴禁外傳、洩露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，並承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，並確保查詢列印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機記憶體貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的檔案資料分類整理複製，標明名目後，存檔備查。
合同資料管理制度2
為進一步加強合同文件管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文字(不包括業務部門與客戶所簽訂的相關合同檔案)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、各部門應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名行政人員負責合同文件管理。
三、合同文件的移交
1、各部門在正式簽署合同後須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文件必須註明合同編號並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
3、合同文件移交時，必須編制合同移交清冊並當面清點。以雙方簽字認可後方為完成交接手續。
四、合同文件的管理辦法
1、合同文件以年代結合專案性質進行分類編號。
2、儲存的合同文件每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議，由辦公室甄別，並予以銷燬。
3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
5、各部門員工可在辦公室查閱合同文件，確因工作需要須借出查閱，須經總經理簽字同意後，方可在合同管理部門辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文件的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。
7、借閱人不得塗改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同資料管理制度3
第一條為了規範合同的簽訂和管理，維護公司及使用者合法權益，保障使用者資料及檔案資訊的安全，制定本制度。
第二條本制度適用於天然氣安裝合同、供氣合同及大型使用者的照付不議合同。
第三條使用者合同具體包括:天然氣使用者工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民使用者供氣合同、城市燃氣商業使用者供氣合同及大使用者照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。
第四條符合正常業務流程的零散居民使用者安裝合同由業務人員與使用者簽訂即可，對於商業使用者安裝合同、集體使用者安裝合同應由市場部經理稽核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批；供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字；照付不議合同由經營副總草擬，總經理稽核簽訂。
第五條合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體使用者必須有聯絡人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算後予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型使用者涉及產權歸屬爭議的由經營副總稽核確定。
第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣使用者送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續，簽訂供氣合同。
第八條使用者開戶後，要及時完善表務資訊、地址資訊、燃氣具資訊等，並列印使用者資訊。
第九條照付不議合同適用於上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上（含）的工業使用者、大型商業使用者（集中採暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關資訊和資料，由經營副總經理草擬，總經理稽核、簽訂。
第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料（包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，使用者檔案的建立要全面、及時、準確，不得將使用者檔案和資訊隨意處置、銷燬、遺失。
第十一條各類使用者資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁洩漏公司和使用者資訊，具體規定由部門制定。
第十二條計算機上的使用者資訊由業務人員填寫備份，後臺管理由綜合管理部網路管理員負責，要嚴格設定分級管理和查詢使用許可權，保障資訊保安，保全公司利益。
第十三條本制度從20xx十月一日起執行。
合同資料管理制度4
為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程專案為中心的資料總和，其構成包括招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、投標檔案、中標通知書、合同文字、工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
①招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文字(正、副本)、消防驗收意見書、物業裝置移交清單等原件歸材料部肖瑜管理;
②投標檔案、工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張豔芝管理，招標檔案(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文字(正、副本)等影印件留存備查。
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。
4、各專案部應及時移交檔案資料，並以影印件的形式儲存。
三、檔案資料的移交
1、工程專案在中標後其招標檔案(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，並移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標檔案由成本部存檔備查。
2、工程專案在正式下發中標通知書、簽署合同資料及檔案後，由專案部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;專案部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程專案過程資料，如工程聯絡單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張豔芝歸檔，專案部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見書、物業裝置移交清單及完整的竣工資料由專案部將原件交由材料部肖瑜存檔;專案部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時，必須註明檔名稱和概要，移交雙方簽字確認後方為完成交接手續。
6、移交的檔案資料由專管員整理儲存，必須註明資料型別並保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
四、檔案資料的管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，並進行分類彙總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
2、專案部或個人檔案資料查詢可在專案部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意後，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。
3、檔案資料的儲存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文件的安全。
4、儲存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
5、借閱人不得塗改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。
6、檔案資料櫃鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案櫃鑰匙，更不能私自複製。
7、合同文件的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同資料管理制度5
一、基本原則
1、為了加強合同管理，切實保證合同的全面履行，維護企業的合法權益，根據中華人民共和國《合同法》、《建築法》及相關法律、法規，結合企業實際情況，制訂本辦法。
2、嚴格執行公司合同簽訂程式和工作要求。
3、嚴格履行合同條款，維護企業形象。如發生爭議，要積極尋求解決辦法，做到不卑不亢、堅持原則、有理有節。確實得不到解決，要及時向公司彙報。
二、工程施工合同
1、工程施工合同在工程中標後工程施工合同由公司總經理、工程部正負經理、專案負責人負責與建設方洽談，並簽署建設工程施工合同。
2、合同的主要條款商定後，由公司專案負責人負責起草文字，交由公司總理、工程部經理稽核，保證合同的公平公證性。
3、施工合同在雙方簽字並蓋章後，交公司工程部一份進行備案。
三、內部合同的簽訂
1、在總工程施工合同簽訂後，公司工程部經理、經營部經理與專案負責人進行洽談：公司管理費總額、如何交納；公司管理人員的配合、公司的配合；工程施工質量要求、施工安全要求、進度要求。
2、所有事項都洽談完成後，專案負責人與公司簽訂施工承包合同內部協議，本協議一式叄份，公司兩份存檔。
3、工程部副經理監管專案負責人與各勞務公司（或分包隊）簽訂的勞務合同，對於勞務合同中不合理條款可建議修改，確保維護雙方的正當權益。
4、由公司與專案簽訂的材料擔保及供應合同，應根據工程進度嚴格履行，及時提供材料供應情況（由公司派駐工程管理人員負責彙報），協同財務部門及時結賬。
四、所有工程合同、協議必須及時存檔備案統一編號專人保管；並做好保密工作。
對於工程中查閱合同及協議內容時必須經工程部副經理同意，查詢完畢後及時歸檔；原則上不得帶出公司。
合同資料管理制度6
第一章總則
第一條為了加強對合同的管理，明確工作職責和管理許可權，維護合同的合法性和嚴肅性，依據《中華人民共和國合同法》及其他相關法規的規定，結合公司的實際情況，特制定本制度。
第二條本制度所稱的合同，是指公司與其他法人、自然人或組織之間採取書面形式訂立的，具有法律約束力的合同、協議、備忘錄及有關修改前述檔案的文書、圖表、傳真等各類合同檔案，以及具有合同性質的意向書、協議書等其他書面檔案。
第三條本制度所稱的合同管理，是指公司及公司職能部門依法訂立、變更、解除、轉讓、履行、終止以及審查、監督、歸檔、控制等一系列管理行為的總稱。
第四條本制度適用於以本公司名義所簽定的一切合同、協議、以及相關的要約、承諾等法律文書。
第二章合同管理機構和職責
第五條公司合同管理採取歸口管理與分類負責相結合的`形式：
（一）公司行政人力資源部是公司合同管理的歸口部門，並負責所有外籤合同的歸檔和保管；同時，負責與行政及人力資源相關合同的管理和簽訂；
（二）公司合同成本部根據經營部招投標情況，負責工程施工合同及內部承包合同的管理和簽訂，以及對外所有工程合同的歸檔、保管、傳遞、報批；
（三）公司其他職能部門依據本部門工作職責，負責相應合同的管理和簽訂，並報行政人力資源部存檔。
第六條合同管理職責
（一）職能部門職責：
1、指定專人保管合同文字，未經公司（執行）總經理或分管副總書面同意不得擅自借出；
2、貫徹執行國家有關合同及合同管理的法律、法規等有關規定；
3、參與管轄範圍內合同的論證、起草、談判和簽訂工作；
4、對管轄範圍內合同履行情況進行監督和指導。
（二）合同管理人員職責：
1、協助合同承辦人員依法簽訂、變更、解除合同；
2、檢查合同履行情況，制止不合法律規定的合同行為；
3、負責登記合同臺帳，建立合同檔案；
4、依法參與合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動等。
第七條合同談判必須有公司領導（或授權）、相關部門負責人及有關人員至少2人以上共同參與，個人不得直接與對方談判合同。
第三章合同簽訂與稽核
第八條合同正式簽訂前，必須依據《合同審批表》（附後）由公司領導、相關職能部門經理、法律顧問等，依其工作職責對合同文本進行評審，共同做好合同管理工作。
第九條合同採用書面形式。根據種類和內容儘量選用工商管理部門規定的示範、推薦文字；如不適用可自行擬定合同，擬定合同原則上應具備以下條款：
（一）當事人的名稱或者姓名和住址；
（二）標的；
（三）數量；
（四）質量；
（五）價款或者報酬；
（六）履行期限、地點和方式；
（七）違約責任；
（八）解決爭議的方法；
（九）其他約定事項等
第十條除合同履行處在我方所在地外，簽約時應將協議、合同寫入由我方所在地人民法院管轄。
第十一條合同的簽訂必須審查對方當事人的主體資格、資信情
況、履約能力，《法定代表人身份證明書》、《授權委託書》、《營業執照》等有關檔案，對方資信不明的，應要求對方提供相應的擔保，否則不能與之簽訂合同。
第十二條合同必須由公司法定代表人或者授權的委託代理人簽訂，其他人員無權辦理：
（一）委託代理人簽訂合同的，原則上須由法定代表人簽發《授權委託書》，加蓋公司公章。
（一）委託代理人代表公司簽訂合同，必須在授權範圍及期限內行使代理權，禁止越權代理，否則所簽訂的合同無效。
（三）委託代理人履行如下職責：
1、在授權範圍內負責談判和簽訂合同；
2、對簽訂的合同的可行性、真實性、有利性負責；
3、對須報請上級審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見並對本人意見負責；
4、對簽訂的合同的全面履行具體負責；履行中發現問題應及時上報，並負責妥善處理合同糾紛或協助有關部門處理；
5、保管本人簽訂和負責履行的合同的一切資料，合同履行後應及時將資料送交行政人力資源部歸檔保管。
（四）《授權委託書》只限本人在簽訂合同時使用，不得塗改、轉借和代作他用。
（五）委託代理人因工作調動或退休的，法定代表人應責成行政人力資源部及時收回《授權委託書》。
（六）委託代理人實施損害本單位合法權益的行為或不再適宜擔任委託代理人的，法定代表人有權隨時終止委託代理關係。
第四章合同的履行、變更、解除和糾紛的處理
第十三條合同生效後應當全面履行。合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準，沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續等為準。
第十四條合同管理部門要適時瞭解合同履行情況。如合同不能
履行，應依法及時採取措施，避免或減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應當及時以書面形式通知對方，並妥善儲存有關資料和證據。
第十五條發現對方不履行或不完全履行合同時，合同管理和執行部門除書面催促對方繼續履行外，應當立即將對方情況及時報告公司分管領導或執行總經理，以便採取相應措施。
第十六條有確切證據證明對方有下列情況之一的，須及時向公司領導報告或提出中止合同履行：
（一）經營狀況嚴重惡化；
（二）轉移財產、抽逃資金以避免債務；
（三）喪失商業信譽；
（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情況；
（五）其他嚴重違約導致合同無法正常履行等。
對中止履行合同的，應當及時通知對方。中止履行後對方在合同期限內未恢復履行能力的，可以依法解除合同。
第十七條當事人可以依法變更合同：
（一）當我方需要變更合同時，應書面通知對方，說明理由並取得對方同意，簽訂變更協議。
（二）對方要求變更合同時，如果同意變更亦應簽訂變更協議；如果不同意變更，應立即書面通知對方。因變更合同造成我方損失的，應當向對方提出索賠。
第十八條當事人可以依法解除合同。
（一）當需要解除合同時，應書面通知對方並說明理由。
（二）當接到對方要求解除合同的通知時，應立即回覆對方，表明我方意見。因解除合同造成我方損失的，應向對方提出索賠。
第十九條發生合同糾份的，應按我國《合同法》等有關法律法規和本制度規定妥善處理。
第五章合同檔案管理
第二十條合同檔案的範圍包括合同文字、與合同有關的資信狀
況調查、談判紀要、意向書、公證書、擔保書、授權委託書、往來文書、信函、電報、傳真、電話記錄、視聽資料、圖形、照片以及其它各種相關憑證等。
第二十一條歸檔的書面合同及附件，由公司行政人力資源部和合同管理部門儲存原件；其他相關部門原則上提供影印件，特殊情況需要原件的須於合同簽訂前告知合同簽訂部門。
第二十二條合同訂立後，須於10日內完成對合同文本和有關材料的整理和立卷工作，並妥善保管，防止丟失損毀；在合同履行完畢10日內，負責將合同文字及有關材料的卷宗歸檔保管。
第二十三條合同檔案管理其他規定：
（一）合同管理員負責統一編號、裝訂和存檔，合同承辦人員不得私自保管合同文字及有關資料。
（二）一般合同檔案儲存為10年，重大合同檔案應當永久儲存。
（三）借閱和複製合同檔案必須按規定辦理手續，嚴防丟失。
（四）未經稽核或未按稽核意見修改的合同，不得送交法定代表人或委託代表人簽字，印章管理部門不得蓋章，財務部不得撥款結算。
第六章合同印章管理
第二十四條合同印章主要指公司印章和合同專用章，部門和專案部印章未經授權一律不準對外簽訂合同，否則將按違規違法行為追究相關人員責任。
第二十五條合同專用章僅限於簽訂合同使用，並由公司授權行政人力資源部統一刻制、編號和管理，嚴禁員工私自刻章和使用。
第二十六條公司行政人力資源部應當在法定代表人或其授權委託代理人簽字批准的正式合同文字上用印。未按規定進行稽核和未經法定代表人或其授權的委託代理人簽字批准的合同不得用印。
第二十七條嚴格執行先簽字後蓋章制度，禁止在空白合同用紙或其它空白紙上加蓋合同專用章，特殊需要的應當經法定代表人批准，並由合同管理員登記、編號、回收，嚴防丟失。
第二十八條合同印章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要，
必須帶合同專用章到異地使用的，應當由借用人員填寫《合同專用章借用登記審批表》，經法定代表人簽字批准方可辦理。合同印章借用完畢，應當按時交回行政人力資源部。
第二十九條對於違反本制度使用印章的，按有關規定追究主要負責人和直接責任人員的責任，並承擔相應的經濟、法律責任。
第七章合同監督檢查
第三十條合同監督檢查是促進企業管理工作規範化的重要手段，公司領導要組織有關人員定期、不定期檢查並考核合同成本部合同管理情況，確保合同依法訂立和順利履行，防範合同糾紛
第三十一條合同監督檢查的主要內容有：
（一）合同管理制度實施情況；
（二）合同管理臺帳及檔案建立情況；
（三）合同簽訂與履行情況；
（四）合同糾紛處理情況；
（五）合同管理人員的教育培訓情況等。
第三十二條履行監督檢查職責時，受檢查部門要如實提供與檢查事項有關的資料，並對有關檢查事項涉及的問題作出解釋和說明。
第三十三條公司根據檢查情況，有權對受檢查部門作出如下處理：
（一）對在訂立、履行合同和合同管理工作中，違反本辦法造成經濟損失部門和個人，追究其相應的責任；
（二）對在合同管理工作中存在問題的部門和個人，給予通報批評或相應經濟處罰及行政處分；
（三）對在合同管理工作中成績顯著或為企業避免、挽回經濟損失的單位和個人，按有關規定給予表彰或獎勵。
第八章附則
第三十四條本制度自公佈之日起試行，解釋權歸公司行政人力資源部。
合同資料管理制度7
一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
二、簽約人在簽訂合同之前，必須認真瞭解對方當事人的情況，主要是信譽及資
三、合同內容應注意的主要問題是：
1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；
2、正文部分：建設合同的內容包括工程範圍、建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質量、工程造價、技術資料交付期間、材料和裝置供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質量保修範圍和質量保證期、雙方相互協作等條款；產品合同應註明產品名稱、技術標準和質量、數量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等；
3、結尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業務章，註明合同有效期限。
公司管理制度合同的審查批准
四、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批准後，方能正式簽訂。公司管理制度合同的履行
五、總經理、副總經理、財務部及有關部門負責人應隨時瞭解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理或彙報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。
七、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。變更、解除合同，一律必需採用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。
八、財務部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：
1、建立合同檔案；
2、建立合同管理臺帳；
3、填寫“合同情況月報表”；
4、及時督促業務員回收款項，年內回款率達到90%以上的，給予適當獎勵。
合同資料管理制度8
第一章總則
第一條為規範公司經濟合同的管理，防範與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，特制定本制度。
第二條公司及公司下屬各直屬中心、法人單位及專案工程部對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。
第二章合同的簽訂
第三條簽訂合同的主體
1、訂立合同的主體必須是公司及各法人單位，其他部門不得以部門的名義擅自簽訂合同。
2、訂立合同前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。
3、公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司分管副總裁同意（非危險物品採購合同除外）。未經審批與非法人單位簽訂合同從而給公司造成損失的，由洽談人和審批人承擔相應的經濟責任。
第四條合同的形式
1、訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經濟業務外，應當採用書面形式。
2、“書面形式”是指合同書、訂單、補充協議、公文信件、資料電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求採用正式的合同書形式。
3、各法人單位在經營範圍內應當以各法人單位的名義訂立各類合同。
第五條合同對當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。
第六條對外訂立經濟合同，在約定爭議解決管轄地時，原則上約定在我方所在地人民法院。
第七條對外訂立經濟合同，嚴禁在空白文字上蓋章並且原則上先由對方簽字蓋章後我方才予以簽字蓋章。
第八條訂立合同應遵循洽談、審查、批准的分權制約原則。公司合同實行誰洽談、訂立，誰履行的原則。
第九條工程建設、裝置採購在合同簽訂前應由使用部門、技術部門等先行論證，確認後的論證資料作為合同的附件一併報審；無論證資料的合同洽談部門有權拒絕籤批。
第三章合同的審查批准
第十條合同在正式簽訂前，必須按相關規定及審批許可權上報，經審批後，方能正式簽訂。
第十一條合同審批許可權如下：
一、下列合同由各直屬中心、法人單位的負責人審批、簽發：
1、各直屬中心、法人單位在職責許可權內為從事正常經營活動所簽訂的一般合同，由各直屬中心或法人單位負責人審批、簽發，並承擔相應的法律責任。
2、技術中心分管的採購合同，標的額在100萬元以下，預付定金或預付貨款在20萬元以下的，可由副總裁授權採購部負責人審批、簽發。
3、專案工程合同由專案工程部負責洽談（技術含量較高的工程專案，由專案工程部邀請技術部門和使用單位人員共同洽談），草擬合同文字，填寫《合同簽約申報表》，提請各使用單位所屬中心分管副總裁或各法人單位負責人審批、簽訂。
二、下列合同由公司分管副總裁審批：
1、有給付內容的合同，標的額為100－500萬元的；
2、預付定金或預付貨款20——50萬元的；
3、非標裝置採購，標的超過5萬元的；
4、年度合同；
三、下列合同由總裁審批：
1、給付金額達到或超過500萬元以上的合同；
2、預付定金或預付貨款50萬元以上的；
四、下列合同由執行董事審批：
1、山松、熱電、牧業、醫院洽談的合同達到總裁審批標準的報執行董事審批。
2、合資經營合同；租賃廠區合同；對外投資、融資借款合同；無形資產轉讓合同；技術引進、合作、轉讓合同；以及其他對企業經營可能產生較大影響的合同等。
五、涉及重大、複雜事項的合同訂立前，洽談單位應透過專業審查部門，組織法律審查部門、批准人等有關單位和人員召開合同洽談審查會，對合同原本進行會審。
第十二條合同的審批程式如下：
1、申報。各單位對外簽訂合同時，應事先填寫“合同簽約申報表”，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一併上報法務室稽核。
2、稽核。對送審的合同，法務室應認真審閱，必要時可進行調查研究，或通知申報單位補報材料。最後作出：可簽發、不可簽發或需進一步談判（應提出談判的具體要求和注意事項）等稽核意見。
3、批准。法務室稽核後，籤批人在合同簽約申報表上批寫意見後，該表連同其他材料發還申報單位，由承辦人按審批的意見辦理。
4、採用本公司標準合同文字的可不報法務室稽核；合同文字有修改、採用對方合同文字或約定有定金、預付款的合同，一律報法務室稽核。
5、稽核批准時間
（1）較為簡單的合同應在一個工作日內完成審查工作；
（2）較為重大的、複雜的合同，應在三個工作日內完成審查工作；
（3）重大、複雜的合同，應在五個工作日內完成合同的審查工作。
第四章合同的履行
第十三條合同依法訂立後，即具有法律效力，應當實際、全面地履行。
第十四條各中心或法人單位應根據合同編號建立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。
第十五條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向合同簽約批准人彙報並通知法務室。
第十六條合同生效後應將合同原本一份送財務部門，財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
1、應當訂立書面合同而未訂立書面合同的；
2、收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。
第十七條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。
第五章合同的變更和解除
第十八條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法務室等相關職能部門負責人和合同簽約批准人稽核透過方可。
第十九條變更或解除合同的通知或雙方的協議應當採用書面形式，並按規定經稽核後加蓋公章或合同專用章。
第二十條變更或解除合同的文字作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理範圍。
第二十一條合同變更後，合同編號不予改變。
第六章合同糾紛的處理
第二十二條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，由洽談單位和使用單位負責處理。洽談人和使用單位對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內部幾個單位的，應在內部協調好，做好配合工作，統一意見，可成立一個由各單位代表組成的糾紛處理小組，由洽談單位為主負責處理合同糾紛。
第二十三條需要法律幫助的合同糾紛，可提請公司法務室協助解決，有關單位必須主動提供所有相關的證據材料並協助配合。
第二十四條對於合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字並加蓋雙方公章或合同專用章。
第二十五條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，並將有關資料彙總、歸檔。
第七章合同的管理
第二十六條公司對合同實行二級管理、專業歸口制度、合同專用章制度及基礎管理制度。
第二十七條公司合同的二級管理具體是：
一級：公司由總裁總負責，分管副總裁具體負責分管領域，歸口管理部門為法務室。
二級：公司下屬各直屬中心、法人單位由本單位負責人負責，歸口管理部門為各相關部門和法人單位。
第二十八條法律事務室在合同管理方面的主要職責：
1、負責管理公司的各類合同；
2、審查合同內容的合法性、合同條款的嚴密性；
3、負責對委託人和有關人員進行法律培訓；
4、負責考評公司下屬各部門、法人單位的合同管理工作，總結交流經驗教訓，提高合同管理水平；
5、配合辦理合同的報批、見證、鑑證和公證等事項；
6、配合處理合同糾紛；主持或參與合同糾紛的仲裁、訴訟活動；
7、參與有關合同的談判、簽約、履行等工作；
8、管理公司合同章、授權委託書；
第二十九條公司各直屬中心、法人單位合同管理的主要職責：
1、洽談、起草合同，論證合同的可行性。
2、建立合同檔案。嚴格按照檔案管理辦法管理合同檔案。
3、建立合同管理臺帳。各單位應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總檯帳。臺帳的主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、標的額、對方單位、履行過程、交接情況、驗收及備註等。臺帳應逐日填寫，做到準確、及時、完整。
4、負責審查本單位簽訂的合同的合法性、嚴密性和可行性；對須報請公司或有關機關審批、簽證或公證的合同，辦理申報手續，提出初步意見。
5、根據實際情況，制定本單位合同管理的實施細則，採取切實措施，搞好合同管理工作。
6、參加合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟活動。
7、應由專門（或兼職）人員統一管理合同及合同類函件，並將管理合同的部門及負責人或人員名單、聯絡方式報公司法律事務室備案。
第三十條洽談人的主要職責：
1、在授權範圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；
2、對所簽訂合同的合法性、嚴密性和可行性負責；
3、對須報請上級部門審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見並對本人意見負責；
4、對所籤合同的全面履行具體負責，履行中發現問題應立即上報，並積極想辦法解決，對發生的合同糾紛負責處理好或協助有關部門處理好；
5、負責保管好或委派專人保管好本人所籤合同的一切資料；合同履行完畢後應立即將資料歸檔。
第三十一條實行合同專用章制度。合同專用章由公司統一刻制、編號和頒發。合同專用章應妥善保管。公司及各法人單位對外簽訂合同所加蓋的印章，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，由此所引起的責任由有關責任人承擔，造成嚴重損失或糾紛的應對相關人員予以處罰。
公司總部所有法人單位的合同專用章及駐外法人單位的合同專用章由公司法務室保管；駐外分廠法人單位原財務部門保管的合同專用章仍由其保管。第三十二條獎勵與處罰
1、與合同洽談、訂立、履行、審查相關的公司部門，應嚴格按照本制度履行相關職責，未按相關制度履行的，將按公司制度進行處理。
2、公司合同法律審查部門、專業審查部門、財務審計部門對合同業務活動行使監督權。對合同業務活動中存在的錯誤行為有糾正的權利和職責。
3、公司合同業務的具體工作人員在從事合同業務活動中，有保守公司商業秘密，及時主張合同權利而不超過時效，維護公司合法權益的職責。在合同業務活動中因翫忽職守致使公司遭受重大損失的責任人應酌情承擔責任。
第八章附則
第三十三條在報批合同時，應將專案立項申請書隨同合同一併報批。
第三十四條公司涉及勞動關係的建立、變更、終止等相關事宜的合同管理，由公司有關部門另行制訂相應的管理辦法。
第三十五條本《制度》自公佈之日起實施，由公司法務室負責解釋。